¿Necesito un testamento o resolución de sucesión apostillados para reclamar una propiedad en el exterior?

Testamento vs. resolución de sucesión: dos documentos distintos

El testamento es el documento privado en el que una persona expresa su voluntad sobre cómo distribuir sus bienes. La resolución de sucesión, conocida también como letters of administration u orden que admite el testamento, es un documento distinto: es el registro oficial del tribunal, ya sea admitiendo el testamento a un proceso de sucesión o nombrando a un administrador de la sucesión cuando no hay testamento o cuando el tribunal designa a esa persona. Muchos registros o notarías en el exterior piden específicamente este documento judicial, no solo el testamento, como prueba de que el tribunal ya validó el proceso sucesorio.

Quién emite la resolución de sucesión en Florida

A diferencia del certificado de defunción, que proviene del Bureau of Vital Statistics, la resolución de sucesión o letters of administration se obtiene como copia certificada ante el Clerk of the Circuit Court del condado de Florida donde se tramitó el caso de sucesión. Es una autoridad completamente distinta: el Clerk of the Circuit Court administra los registros judiciales del condado, no los registros civiles del estado. Este mismo patrón se repite con otros documentos judiciales de Florida, como las sentencias de divorcio, que también provienen del clerk del condado y no del Bureau of Vital Statistics.

Cómo se apostilla: la misma autoridad estatal, una firma distinta

Aunque el certificado de defunción y la resolución de sucesión provienen de autoridades emisoras distintas, ambos se apostillan ante la misma autoridad de apostilla de Florida: el Florida Department of State (Division of Corporations). La diferencia está en qué firma se verifica: para el certificado de defunción se confirma la firma del State Registrar, mientras que para la resolución de sucesión se confirma la firma del Clerk of the Circuit Court del condado correspondiente. Por eso, aunque ambos documentos terminen en la misma oficina de apostilla, cada uno requiere su propia solicitud.

Podemos ayudarle a confirmar qué documentos de su caso necesitan apostilla y coordinar el trámite completo, del lado de EE.UU.

Copia certificada original, no una fotocopia

Al igual que con otros documentos apostillables, se necesita una copia certificada original de la resolución de sucesión, no una fotocopia. Una copia escaneada o fotocopiada, aunque provenga de un documento válido, no es aceptada para el trámite de apostilla.

¿Basta con este documento para reclamar la propiedad?

Generalmente no. El registro de propiedad o la notaría receptora en el exterior puede exigir, además de la resolución de sucesión apostillada, el certificado de defunción y, si otra persona va a actuar en representación del heredero, un poder notarial. Cubrimos el panorama completo de estos documentos en nuestra guía sobre qué documentos de EE.UU. podría necesitar para una herencia en el exterior, y el paso a paso del certificado de defunción en nuestra guía sobre cómo apostillar un certificado de defunción de Florida para una herencia. Si necesita autorizar a alguien más a actuar en su nombre, vea también nuestro servicio de apostilla de poderes notariales.

Si el país de destino no forma parte del Convenio de La Haya

Los países que no forman parte del Convenio de La Haya sobre la Apostilla de 1961 no reciben una apostilla; en su lugar puede aplicar un proceso de certificación notarial o legalización consular. No asuma que la apostilla siempre aplica: confirme con el registro receptor o con un abogado en el país de destino qué ruta de autenticación corresponde antes de iniciar cualquier trámite.

Errores frecuentes

• Enviar solo el testamento sin la resolución de sucesión que el registro receptor exige.
• Enviar una fotocopia en vez de la copia certificada original.
• Asumir que la resolución de sucesión apostillada, por sí sola, es suficiente para reclamar la propiedad.
• No confirmar si el país de destino forma parte del Convenio de La Haya antes de solicitar la apostilla.
• Pedir asesoría sobre derechos hereditarios o de propiedad a quien coordina la apostilla, en vez de a un abogado.