¿Qué documentos de EE.UU. podría necesitar para una herencia en el exterior?

El certificado de defunción: casi siempre el primer documento

El certificado de defunción es, en la mayoría de los casos, el primer documento que pide la autoridad extranjera, ya que acredita el fallecimiento ante el registro, banco o notaría receptora. Para ser apostillable, debe ser la versión emitida por el Bureau of Vital Statistics del estado donde ocurrió la defunción y firmada por el State Registrar, no una impresión de un departamento de salud local. En Florida, además, los registros de menos de 50 años que incluyen la causa de muerte son confidenciales y solo pueden solicitarlos partes elegibles, como el pariente más cercano o el administrador de la sucesión. Vea el detalle completo en nuestra guía de apostilla del certificado de defunción de Florida.

Resolución de sucesión o letters of administration: un documento judicial distinto

A diferencia del certificado de defunción, que proviene de la oficina de registros civiles, la resolución de sucesión o letters of administration es un documento judicial. En Florida, se obtiene como copia certificada ante el Clerk of the Circuit Court del condado donde se tramitó la sucesión, una autoridad completamente distinta a la del registro civil, de forma similar a como una sentencia de divorcio de Florida también proviene del clerk del condado y no del Bureau of Vital Statistics. Muchos registros y notarías en el exterior exigen este documento apostillado, especialmente para transferir propiedad o acceder a cuentas bancarias a nombre de la sucesión.

Poder notarial: cuando alguien más actuará en su nombre

Si usted no puede viajar o prefiere que otra persona gestione el trámite en el país donde está la herencia, generalmente necesitará un poder notarial que la autorice a actuar en su nombre. El poder es un documento privado: debe firmarse ante un notario antes de poder apostillarse, y se apostilla en el estado donde ocurrió esa notarización, que puede o no coincidir con el estado donde se tramita la sucesión. Vea los detalles en nuestro servicio de apostilla de poderes notariales.

Podemos ayudarle a confirmar qué documentos de su caso específico necesitan apostilla y coordinar el trámite completo, del lado de EE.UU.

Documentos bancarios o de propiedad, cuando el caso lo requiere

Algunos casos también involucran una carta de referencia bancaria, un extracto de cuenta, o una escritura de propiedad en EE.UU. que la sucesión debe transferir o liquidar. Si estos documentos necesitan apostilla depende del documento específico y de lo que exija la autoridad receptora en el país de destino; no todos los documentos financieros o de propiedad siguen el mismo trámite que un documento estatal o judicial.

Por qué cada documento puede necesitar su propia apostilla

Un error frecuente es asumir que, si varios documentos se envían juntos para el mismo caso de herencia, una sola apostilla los cubre a todos. En la práctica, cada documento suele tener una autoridad emisora distinta, la oficina estatal de registros civiles para el certificado de defunción, el tribunal del condado para la resolución de sucesión, el estado de notarización para el poder, por lo que cada uno generalmente requiere su propia solicitud de apostilla, incluso cuando todos se refieren a la misma sucesión.

Errores frecuentes

• Asumir que un solo trámite de apostilla cubre todos los documentos del caso.
• Enviar una impresión local del certificado de defunción en vez de la versión del Bureau of Vital Statistics.
• Confundir el testamento con la resolución de sucesión emitida por el tribunal.
• Firmar un poder notarial sin confirmar antes el formato que exige el país de destino.
• Pedir asesoría sobre derechos hereditarios a quien coordina la autenticación de documentos, en vez de a un abogado.