Cómo apostillar un certificado de defunción de Florida para una herencia en el exterior

La versión correcta: el certificado del Bureau of Vital Statistics

No toda copia de un certificado de defunción de Florida es apostillable. Para efectos de apostilla, debe tratarse específicamente de la copia certificada emitida por el Bureau of Vital Statistics de Florida, la oficina de registros vitales que forma parte del Florida Department of Health, y debe llevar la firma del State Registrar. Una impresión o certificación emitida por un departamento de salud local del condado, aunque contenga la misma información, no es elegible para apostilla, porque la autoridad de apostilla verifica la firma del State Registrar, no la de una oficina local.

Quién puede solicitarlo, y por qué esto importa en una herencia

Los registros de defunción de menos de 50 años que incluyen la causa de muerte son confidenciales en Florida y solo pueden solicitarlos partes elegibles: el pariente más cercano, el cónyuge, un padre o hijo de la persona fallecida, el ejecutor o administrador de la sucesión, o alguien que pueda demostrar un interés en la sucesión, por ejemplo mediante un testamento o una póliza de seguro. Una versión del certificado sin la causa de muerte generalmente está disponible para cualquier persona mayor de 18 años.

Esta regla de elegibilidad tiene una consecuencia directa en un caso de herencia: para poder obtener la copia certificada que luego se apostillará, quien la solicita normalmente debe poder demostrar que es una de estas partes elegibles, por ejemplo, presentándose como el ejecutor o administrador de la sucesión, o como pariente más cercano. Es decir, la elegibilidad para solicitar el certificado y el rol de la persona en el caso de herencia suelen estar directamente conectados.

Copia certificada original, no una fotocopia

Para apostillar el certificado de defunción se necesita un original con certificación, no una fotocopia. Una copia escaneada o fotocopiada del certificado, aunque provenga de un original válido, no es aceptada para el trámite de apostilla.

Podemos ayudarle a confirmar si el certificado de defunción que tiene es la versión correcta antes de iniciar el trámite de apostilla.

El proceso en dos pasos: primero el registro, luego la apostilla

Apostillar un certificado de defunción de Florida es un proceso de dos pasos. Primero, se solicita la copia certificada ante el Bureau of Vital Statistics. Después, esa copia certificada se presenta para apostilla ante el Florida Department of State (Division of Corporations), que es la única autoridad de apostilla para documentos de Florida. El Department of State no vuelve a verificar los hechos del certificado; autentica el documento confirmando que la firma del State Registrar está registrada ante esa oficina. Vea el detalle completo del trámite en nuestro servicio de apostilla de certificado de defunción de Florida.

Otros documentos que su caso de herencia también podría necesitar

El certificado de defunción suele ser solo uno de los documentos que un caso de herencia en el exterior requiere. Dependiendo de lo que exija el registro o el banco receptor, también puede necesitar una resolución de sucesión o letters of administration emitida por el tribunal, o un poder notarial si otra persona actuará en su nombre. Cada uno de estos documentos proviene de una autoridad distinta a la del Bureau of Vital Statistics y generalmente sigue su propio trámite de apostilla. Cubrimos ese panorama completo en nuestra guía sobre qué documentos de EE.UU. podría necesitar para una herencia en el exterior, y en nuestro servicio de apostilla de poderes notariales si necesita autorizar a alguien más a actuar en su nombre.

Errores frecuentes

• Enviar una impresión del departamento de salud del condado en vez de la versión del Bureau of Vital Statistics.
• Enviar una fotocopia en vez de la copia certificada original.
• Solicitar el certificado sin poder demostrar que se es una parte elegible, como ejecutor, administrador o pariente más cercano.
• Asumir que apostillar el certificado de defunción cubre todo el caso de herencia, sin considerar la resolución de sucesión o el poder notarial.
• Pedir asesoría sobre derechos hereditarios a quien coordina la apostilla, en vez de a un abogado.