Geerbte Immobilie im Ausland: Apostille von Sterbeurkunden, Vollmachten und Gerichtsdokumenten in den USA

Die betroffenen Dokumente

Ist eine US-Immobilie, sei es ein Grundstück, Land oder ein Wohnhaus, Teil eines Nachlasses und muss aus dem Ausland heraus übertragen oder beansprucht werden, verlangt das Grundbuchamt, die Bank oder die empfangende Notarstelle in der Regel mehr als ein Dokument gleichzeitig. Die Sterbeurkunde, ausgestellt vom Bureau of Vital Statistics des Bundesstaates und unterschrieben vom State Registrar, belegt den Tod. Die vollständigen Einzelheiten finden Sie in unserem Leitfaden zur Apostille einer Sterbeurkunde aus Florida für eine Erbschaft im Ausland. Der Nachlassbeschluss oder letters of administration, ein eigenständiges Gerichtsdokument, das als beglaubigte Kopie beim Clerk of the Circuit Court des Countys erhältlich ist, in dem der Fall geführt wurde, belegt, dass das Gericht das Testament bereits bestätigt oder einen Nachlassverwalter bestellt hat; mehr dazu in unserem Leitfaden dazu, ob Sie ein apostilliertes Testament oder einen Nachlassbeschluss benötigen, um eine Immobilie zu beanspruchen. Und können Sie nicht reisen oder möchten lieber, dass jemand anderes den Vorgang im Land der Immobilie übernimmt, benötigen Sie in der Regel eine Vollmacht; was Sie vor der Unterschrift prüfen sollten, lesen Sie in unserem Leitfaden zur Vollmacht für eine Erbschaft im Ausland.

Warum jedes Dokument einen anderen Weg nimmt

Diese drei Dokumente stammen in den USA nicht von derselben ausstellenden Behörde. Die Sterbeurkunde kommt von der Personenstandsbehörde des Bundesstaates, dem Bureau of Vital Statistics. Der Nachlassbeschluss kommt vom County-Gericht, genauer vom Clerk of the Circuit Court, einer völlig anderen Behörde als der Personenstandsbehörde, ähnlich wie auch ein Scheidungsurteil aus Florida vom Clerk des Countys stammt. Die Vollmacht wiederum stammt aus dem Bundesstaat, in dem sie vor einem Notar unterschrieben wurde, was nicht zwingend derselbe Bundesstaat sein muss wie der der Sterbeurkunde oder des Nachlassbeschlusses.

Trotz dieser Unterschiede werden im Fall von Florida alle drei Dokumente letztlich bei derselben Landesbehörde apostilliert: dem Florida Department of State (Division of Corporations). Was sich ändert, ist, welche Unterschrift in jedem Fall geprüft wird: die des State Registrar bei der Sterbeurkunde, die des zuständigen Clerk of the Circuit Court beim Nachlassbeschluss, und die des jeweiligen Notars bei der Vollmacht. Deshalb benötigt jedes Dokument einen eigenen Antrag, auch wenn alle drei am Ende bei derselben Apostille-Behörde landen und gemeinsam für denselben Fall eingereicht werden.

Eine beglaubigte Originalkopie, keine Fotokopie, für jedes Dokument

Für alle drei Dokumente wird eine beglaubigte Originalkopie benötigt; eine Fotokopie ist in keinem der Fälle apostillefähig. Das gilt gleichermaßen für die Sterbeurkunde, den Nachlassbeschluss und, in der Regel, das notariell beglaubigte Vollmachtsdokument.

Wir helfen Ihnen gerne zu klären, welche Dokumente Ihres konkreten Falls eine Apostille benötigen, und koordinieren den gesamten Vorgang von Anfang bis Ende, auf US-Seite.

Eine realistische Reihenfolge zur Koordination des gesamten Vorgangs

Ein praktischer Ablauf sieht meist so aus: Klären Sie zunächst mit dem empfangenden Register, der Bank oder der Notarstelle im Ausland die genaue Liste der Dokumente, die für Ihren konkreten Fall verlangt werden, denn nicht jedes Register fordert dasselbe. Zweitens beschaffen oder beantragen Sie jedes Dokument bei der zuständigen Behörde: die Sterbeurkunde beim Bureau of Vital Statistics, den Nachlassbeschluss beim Clerk of the Circuit Court des Countys, in dem der Nachlassfall geführt wurde, und die Vollmacht vor einem Notar im jeweils zuständigen Bundesstaat. Drittens stellen Sie sicher, dass jedes Dokument eine beglaubigte Originalkopie ist, keine Fotokopie. Viertens koordinieren Sie die Apostille jedes Dokuments einzeln bei der jeweils zuständigen Apostille-Behörde. Fünftens: Verlangt das Zielland eine beglaubigte Übersetzung, koordinieren Sie diese nach der Apostille, sofern die empfangende Behörde nichts anderes vorgibt.

Wenn das Zielland nicht Vertragspartei des Haager Übereinkommens ist

Länder, die nicht Vertragspartei des Haager Apostille-Übereinkommens von 1961 sind, erhalten keine Apostille; stattdessen kann ein Verfahren der notariellen Beglaubigung oder konsularischen Legalisation mit zusätzlichen Schritten erforderlich sein. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Apostille in Ihrem Fall immer gilt: Klären Sie mit dem empfangenden Register oder einem Rechtsanwalt im Zielland, welcher Authentifizierungsweg zutrifft, bevor Sie ein Dokument beantragen, da sich Verfahren und Bearbeitungszeit unterscheiden können.

Häufige Fehler bei einer geerbten Immobilie

• Nur die Sterbeurkunde einreichen, ohne zu klären, ob das Register auch den Nachlassbeschluss verlangt.
• Fotokopien statt beglaubigter Originalkopien eines der Dokumente einreichen.
• Annehmen, eine einzige Apostille decke Sterbeurkunde, Nachlassbeschluss und Vollmacht gemeinsam ab.
• Eine Vollmacht unterschreiben, ohne vorher die vom Zielregister geforderte Formulierung zu klären.
• Nicht klären, ob das Zielland Vertragspartei des Haager Übereinkommens ist, bevor ein Antrag gestellt wird.
• Fragen zu Erb- oder Eigentumsrechten an die Stelle richten, die die Apostille koordiniert, statt an einen Rechtsanwalt.

Unsere Rolle: Authentifizierung koordinieren, nicht zur Erbschaft beraten

Unser Team mit Sitz in Jupiter, Florida, koordiniert die Authentifizierung von US-Dokumenten landesweit und international; mehr dazu in unserem Service in Jupiter, Florida. Bei einer geerbten Immobilie im Ausland besteht unsere Aufgabe darin, Ihnen zu helfen, zu klären, welche Dokumente Ihres konkreten Falls eine Apostille benötigen, die richtige Behörde für jedes zu bestimmen, und den gesamten Vorgang zu koordinieren. Wir sind keine Anwaltskanzlei und bestimmen nicht, wer Anspruch auf die Immobilie hat, wie ein Testament auszulegen ist, oder wie das Erb- oder Eigentumsrecht eines bestimmten Landes anzuwenden ist; das sind Fragen für Ihren eigenen Rechtsanwalt, in den USA oder im Zielland.