Welche US-Dokumente könnten für eine Erbschaft im Ausland eine Apostille benötigen?

Die Sterbeurkunde: fast immer das erste Dokument

Die Sterbeurkunde ist in den meisten Fällen das erste Dokument, das die ausländische Behörde verlangt, da sie den Tod gegenüber dem empfangenden Register, der Bank oder der Notarstelle nachweist. Um apostillefähig zu sein, muss es sich um die Version handeln, die vom Bureau of Vital Statistics des Bundesstaats ausgestellt wurde, in dem der Tod eintrat, und die vom State Registrar unterschrieben wurde, nicht um einen Ausdruck einer lokalen Gesundheitsbehörde. In Florida sind zudem Einträge, die weniger als 50 Jahre alt sind und die Todesursache enthalten, vertraulich und können nur von berechtigten Personen beantragt werden, etwa dem nächsten Angehörigen oder dem Nachlassverwalter. Das vollständige Detail finden Sie in unserem Leitfaden zur Apostille von Sterbeurkunden aus Florida.

Nachlassbeschluss oder letters of administration: ein anderes, gerichtliches Dokument

Anders als die Sterbeurkunde, die von der Personenstandsbehörde stammt, ist ein Nachlassbeschluss oder letters of administration ein Gerichtsdokument. In Florida wird es als beglaubigte Kopie beim Clerk of the Circuit Court des Bezirks beantragt, in dem der Nachlassvorgang eröffnet wurde – eine völlig andere Behörde als die Personenstandsbehörde, ähnlich wie ein Scheidungsurteil aus Florida ebenfalls vom Clerk des Bezirks stammt und nicht vom Bureau of Vital Statistics. Viele empfangende Register und Notarstellen im Ausland verlangen dieses Dokument apostilliert, insbesondere um Eigentum zu übertragen oder auf Bankkonten im Namen des Nachlasses zuzugreifen.

Vollmacht: wenn eine andere Person in Ihrem Namen handelt

Können Sie nicht reisen oder möchten Sie, dass eine andere Person die Angelegenheit im Land der Erbschaft übernimmt, benötigen Sie in der Regel eine Vollmacht, die diese Person bevollmächtigt, in Ihrem Namen zu handeln. Eine Vollmacht ist ein privates Dokument: Sie muss vor einem Notar unterschrieben werden, bevor sie apostilliert werden kann, und wird in dem Bundesstaat apostilliert, in dem diese notarielle Beglaubigung stattfand, was nicht zwangsläufig mit dem Bundesstaat übereinstimmt, der mit dem Nachlass verbunden ist. Details finden Sie in unserem Service zur Apostille von Vollmachten.

Wir helfen Ihnen gerne zu bestätigen, welche Dokumente Ihres konkreten Falls eine Apostille benötigen, und koordinieren das gesamte Verfahren auf US-Seite.

Bank- oder Eigentumsunterlagen, wenn der Fall es erfordert

Manche Fälle betreffen zudem ein US-Bankreferenzschreiben, einen Kontoauszug oder eine Eigentumsurkunde, die der Nachlass übertragen oder abwickeln muss. Ob diese Dokumente eine Apostille benötigen, hängt vom konkreten Dokument und den Anforderungen der empfangenden Behörde im Zielland ab; nicht jedes Finanz- oder Eigentumsdokument folgt demselben Verfahren wie ein staatliches oder gerichtliches Dokument.

Warum jedes Dokument seine eigene Apostille benötigen kann

Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass eine einzige Apostille alle Dokumente abdeckt, wenn mehrere zusammen für denselben Erbschaftsfall eingereicht werden. In der Praxis hat jedes Dokument meist eine andere ausstellende Behörde – die Personenstandsbehörde des Bundesstaats für die Sterbeurkunde, das Bezirksgericht für den Nachlassbeschluss, den Bundesstaat der notariellen Beglaubigung für die Vollmacht –, sodass jedes in der Regel einen eigenen Apostille-Antrag erfordert, selbst wenn sich alle auf denselben Nachlass beziehen.

Häufige Fehler

• Annehmen, ein einziges Apostille-Verfahren decke alle Dokumente des Falls ab.
• Einen lokalen Ausdruck der Sterbeurkunde statt der Version des Bureau of Vital Statistics einreichen.
• Das Testament mit dem vom Gericht ausgestellten Nachlassbeschluss verwechseln.
• Eine Vollmacht unterschreiben, ohne vorher das vom Zielland geforderte Format zu bestätigen.
• Fragen zu Erbrechten an die Stelle richten, die die Dokumentenbeglaubigung koordiniert, statt an einen Rechtsanwalt.