Sterbeurkunde aus Florida für eine Erbschaft im Ausland apostillieren

Die richtige Version: die Urkunde des Bureau of Vital Statistics

Nicht jede Kopie einer Sterbeurkunde aus Florida ist apostillefähig. Für die Apostille muss es sich ausdrücklich um die beglaubigte Kopie handeln, die vom Bureau of Vital Statistics von Florida ausgestellt wird, der für Personenstandsregister zuständigen Stelle innerhalb des Florida Department of Health, und sie muss die Unterschrift des State Registrar tragen. Ein Ausdruck oder eine Bescheinigung einer örtlichen Gesundheitsbehörde auf Kreisebene ist, selbst wenn er dieselben Angaben enthält, nicht apostillefähig, da die Apostille-Behörde die Unterschrift des State Registrar prüft, nicht die einer lokalen Stelle.

Wer sie beantragen darf – und warum das bei einer Erbschaft wichtig ist

Sterbeeinträge, die weniger als 50 Jahre alt sind und die Todesursache enthalten, gelten in Florida als vertraulich und dürfen nur von berechtigten Personen beantragt werden: dem nächsten Angehörigen, dem Ehepartner, einem Elternteil oder Kind der verstorbenen Person, dem Testamentsvollstrecker oder Nachlassverwalter, oder jemandem, der ein Interesse am Nachlass nachweisen kann, etwa durch ein Testament oder eine Versicherungspolice. Eine Version der Urkunde ohne Todesursache steht in der Regel jeder Person ab 18 Jahren offen.

Diese Berechtigungsregel hat eine direkte Folge für einen Erbschaftsfall: Um die beglaubigte Kopie zu erhalten, die später apostilliert wird, muss die antragstellende Person in der Regel nachweisen können, dass sie zu diesen berechtigten Personen zählt – etwa als Testamentsvollstrecker, Nachlassverwalter oder nächster Angehöriger. Berechtigung zur Beantragung der Urkunde und die Rolle der Person im Erbschaftsfall hängen also meist unmittelbar zusammen.

Beglaubigte Originalkopie, keine Fotokopie

Für die Apostille der Sterbeurkunde wird ein beglaubigtes Original benötigt, keine Fotokopie. Eine gescannte oder fotokopierte Version der Urkunde wird für das Apostille-Verfahren nicht akzeptiert, selbst wenn sie von einem gültigen Original stammt.

Wir helfen Ihnen gerne zu prüfen, ob die vorliegende Sterbeurkunde die richtige Version ist, bevor Sie das Apostille-Verfahren beginnen.

Das zweistufige Verfahren: zuerst die Urkunde, dann die Apostille

Die Apostille einer Sterbeurkunde aus Florida erfolgt in zwei Schritten. Zunächst wird die beglaubigte Kopie beim Bureau of Vital Statistics beantragt. Anschließend wird diese beglaubigte Kopie beim Florida Department of State (Division of Corporations) zur Apostille eingereicht, der alleinigen Apostille-Behörde für Dokumente aus Florida. Das Department of State überprüft die im Dokument enthaltenen Angaben nicht erneut; es authentifiziert das Dokument, indem es bestätigt, dass die Unterschrift des State Registrar bei dieser Stelle hinterlegt ist. Den vollständigen Ablauf finden Sie in unserem Service zur Apostille von Sterbeurkunden aus Florida.

Weitere Dokumente, die Ihr Erbschaftsfall ebenfalls benötigen könnte

Die Sterbeurkunde ist meist nur eines der Dokumente, die eine Erbschaft im Ausland erfordert. Je nachdem, was das empfangende Register oder die Bank verlangt, benötigen Sie unter Umständen zusätzlich einen vom Gericht ausgestellten Nachlassbeschluss (letters of administration) oder eine Vollmacht, falls eine andere Person in Ihrem Namen handeln soll. Jedes dieser Dokumente stammt von einer anderen Behörde als dem Bureau of Vital Statistics und folgt in der Regel seinem eigenen Apostille-Verfahren. Den vollständigen Überblick behandeln wir in unserem Leitfaden welche US-Dokumente für eine Erbschaft im Ausland eine Apostille benötigen könnten, sowie in unserem Service zur Apostille von Vollmachten, falls eine andere Person in Ihrem Namen handeln soll.

Häufige Fehler

• Einen Ausdruck der Gesundheitsbehörde auf Kreisebene statt der Version des Bureau of Vital Statistics einreichen.
• Eine Fotokopie statt der beglaubigten Originalkopie einreichen.
• Die Urkunde beantragen, ohne nachweisen zu können, eine berechtigte Person zu sein, etwa als Testamentsvollstrecker, Nachlassverwalter oder nächster Angehöriger.
• Annehmen, die Apostille der Sterbeurkunde decke den gesamten Erbschaftsfall ab, ohne den Nachlassbeschluss oder die Vollmacht zu berücksichtigen.
• Fragen zu Erbrechten an die Stelle richten, die die Apostille koordiniert, statt an einen Rechtsanwalt.