Imóvel herdado no exterior: apostilar certidões de óbito, procurações e documentos judiciais nos EUA

Os documentos envolvidos

Quando um imóvel nos EUA, seja um terreno, uma casa ou outro bem, faz parte de uma sucessão e tem de ser transferido ou reclamado a partir do exterior, o registo predial, banco ou cartório recetor geralmente pede mais do que um documento de cada vez. A certidão de óbito, emitida pelo Bureau of Vital Statistics do estado e assinada pelo State Registrar, comprova o falecimento. Veja o detalhe completo no nosso guia sobre como apostilar uma certidão de óbito da Flórida para uma herança. A decisão de sucessão ou letters of administration, um documento judicial distinto, obtido como cópia certificada junto do Clerk of the Circuit Court do condado onde o processo correu, comprova que o tribunal já validou o testamento ou nomeou um administrador da herança; aprofundamos este ponto no nosso guia sobre se precisa de um testamento ou de uma decisão de sucessão apostilados para reclamar um imóvel. E se não puder viajar ou preferir que outra pessoa trate do assunto no país onde está o imóvel, geralmente vai precisar de uma procuração; veja o que verificar antes de a assinar no nosso guia sobre procuração para uma herança no exterior.

Por que cada documento segue uma via distinta

Estes três documentos não partilham a mesma autoridade emissora nos EUA. A certidão de óbito provém do gabinete estadual de registos civis, o Bureau of Vital Statistics. A decisão de sucessão provém do tribunal do condado, especificamente do Clerk of the Circuit Court, uma autoridade completamente distinta da dos registos civis, de forma semelhante a como uma sentença de divórcio da Flórida também provém do clerk do condado. A procuração, por sua vez, provém do estado onde foi assinada perante notário, que pode ou não coincidir com o estado da certidão de óbito ou da decisão de sucessão.

Apesar destas diferenças, no caso da Flórida os três documentos acabam por ser apostilados junto da mesma autoridade estadual: o Florida Department of State (Division of Corporations). O que muda é qual a assinatura verificada em cada caso: a do State Registrar para a certidão de óbito, a do Clerk of the Circuit Court do condado correspondente para a decisão de sucessão, e a do notário correspondente para a procuração. Por isso, embora os três documentos possam acabar na mesma repartição de apostila, cada um exige o seu próprio requerimento, mesmo quando são enviados juntos para o mesmo caso.

Uma cópia certificada original, não uma fotocópia, para cada documento

Para os três documentos, é necessária uma cópia certificada original; uma fotocópia não é elegível para apostila em nenhum dos casos. Isto aplica-se igualmente à certidão de óbito, à decisão de sucessão e, em geral, ao documento notarizado da procuração.

Podemos ajudá-lo a confirmar quais os documentos do seu caso específico que precisam de apostila e a coordenar o processo completo do início ao fim, do lado dos EUA.

Uma sequência realista para coordenar o conjunto completo

Uma ordem prática costuma funcionar assim: primeiro, confirme junto do registo, banco ou cartório recetor no exterior a lista exata de documentos que exige para o seu caso específico, já que nem todos os registos pedem o mesmo. Segundo, reúna ou solicite cada documento junto da autoridade correta: a certidão de óbito junto do Bureau of Vital Statistics, a decisão de sucessão junto do Clerk of the Circuit Court do condado onde a sucessão correu, e a procuração perante um notário, no estado correspondente. Terceiro, confirme que cada documento é uma cópia certificada original, não uma fotocópia. Quarto, coordene a apostila de cada documento em separado junto da autoridade de apostila correspondente. Quinto, se o país de destino exigir tradução certificada, coordene-a depois da apostila, salvo indicação em contrário da autoridade recetora.

Se o país de destino não fizer parte da Convenção da Haia

Os países que não fazem parte da Convenção da Haia sobre a Apostila de 1961 não recebem uma apostila; em vez disso, pode aplicar-se um processo de certificação notarial ou legalização consular, com etapas adicionais. Não assuma que a apostila se aplica sempre ao seu caso: confirme junto do registo recetor ou de um advogado no país de destino qual a via de autenticação correspondente antes de solicitar qualquer documento, já que o processo e os prazos podem ser diferentes.

Erros frequentes num caso de imóvel herdado

• Enviar apenas a certidão de óbito sem confirmar se o registo também exige a decisão de sucessão.
• Enviar fotocópias em vez de cópias certificadas originais de qualquer um dos documentos.
• Assumir que uma única apostila cobre a certidão de óbito, a decisão de sucessão e a procuração em conjunto.
• Assinar uma procuração sem confirmar antes a redação exigida pelo registo de destino.
• Não confirmar se o país de destino faz parte da Convenção da Haia antes de iniciar qualquer requerimento.
• Pedir aconselhamento sobre direitos hereditários ou de propriedade a quem coordena a apostila, em vez de a um advogado.

O nosso papel: coordenar a autenticação, não aconselhar sobre a herança

A nossa equipa, sediada em Jupiter, Flórida, coordena a autenticação de documentos dos EUA a nível nacional e internacional; veja mais sobre o nosso serviço em Jupiter, Flórida. Num caso de imóvel herdado no exterior, o nosso papel é ajudá-lo a identificar quais os documentos do seu caso específico que precisam de apostila, confirmar a autoridade correta para cada um, e coordenar o processo completo. Não somos um escritório de advocacia e não determinamos quem tem direito ao imóvel, como deve ser interpretado um testamento, nem como se aplica a lei de sucessão ou de propriedade de um país específico; essas são questões para o seu próprio advogado, nos EUA ou no país de destino.