Que documentos dos EUA poderá precisar para uma herança no exterior?

A certidão de óbito: quase sempre o primeiro documento

A certidão de óbito é, na maioria dos casos, o primeiro documento pedido pela autoridade estrangeira, já que comprova o falecimento perante o registo, o banco ou o cartório notarial recetor. Para ser apostilável, deve ser a versão emitida pelo Bureau of Vital Statistics do estado onde ocorreu o falecimento e assinada pelo State Registrar, não uma impressão de um departamento de saúde local. Na Flórida, além disso, os registos com menos de 50 anos que incluam a causa da morte são confidenciais e só podem ser solicitados por partes elegíveis, como o parente mais próximo ou o administrador da herança. Veja o pormenor completo no nosso guia de apostila da certidão de óbito da Flórida.

Resolução de sucessão ou letters of administration: um documento judicial distinto

Ao contrário da certidão de óbito, que provém do gabinete de registos civis, a resolução de sucessão ou letters of administration é um documento judicial. Na Flórida, obtém-se como cópia certificada junto do Clerk of the Circuit Court do condado onde correu o processo de sucessão, uma autoridade totalmente distinta da do registo civil, de forma semelhante a como uma sentença de divórcio da Flórida também provém do clerk do condado e não do Bureau of Vital Statistics. Muitos registos e cartórios notariais no exterior exigem este documento apostilado, especialmente para transferir propriedade ou aceder a contas bancárias em nome da herança.

Procuração: quando outra pessoa vai atuar em seu nome

Se não puder viajar ou preferir que outra pessoa trate do processo no país onde está a herança, geralmente vai precisar de uma procuração que a autorize a atuar em seu nome. A procuração é um documento privado: deve ser assinada perante notário antes de poder ser apostilada, e apostila-se no estado onde ocorreu essa notarização, que pode ou não coincidir com o estado onde corre a sucessão. Veja os pormenores no nosso serviço de apostila de procurações.

Podemos ajudá-lo a confirmar que documentos do seu caso específico precisam de apostila e a coordenar todo o trâmite, do lado dos EUA.

Documentos bancários ou de propriedade, quando o caso o exige

Alguns casos também envolvem uma carta de referência bancária, um extrato de conta ou uma escritura de propriedade nos EUA que a herança deve transferir ou liquidar. Se estes documentos precisam de apostila depende do documento específico e do que exigir a autoridade recetora no país de destino; nem todos os documentos financeiros ou de propriedade seguem o mesmo trâmite que um documento estadual ou judicial.

Porque cada documento pode precisar da sua própria apostila

Um erro frequente é presumir que, se vários documentos forem enviados juntos para o mesmo caso de herança, uma única apostila os cobre a todos. Na prática, cada documento costuma ter uma autoridade emissora distinta: o gabinete estadual de registos civis para a certidão de óbito, o tribunal do condado para a resolução de sucessão, o estado de notarização para a procuração — pelo que cada um geralmente exige o seu próprio pedido de apostila, mesmo quando todos se referem à mesma herança.

Erros frequentes

• Presumir que um único trâmite de apostila cobre todos os documentos do caso.
• Enviar uma impressão local da certidão de óbito em vez da versão do Bureau of Vital Statistics.
• Confundir o testamento com a resolução de sucessão emitida pelo tribunal.
• Assinar uma procuração sem confirmar antes o formato exigido pelo país de destino.
• Pedir aconselhamento sobre direitos hereditários a quem coordena a autenticação de documentos, em vez de a um advogado.