Proprietà ereditata all'estero: apostillare certificati di decesso, procure e documenti giudiziari negli Stati Uniti

I documenti coinvolti

Quando una proprietà statunitense, che sia un immobile, un terreno o una casa, fa parte di una successione e deve essere trasferita o reclamata dall'estero, il registro immobiliare, la banca o il notaio ricevente generalmente richiede più di un documento alla volta. Il certificato di decesso, emesso dal Bureau of Vital Statistics dello stato e firmato dal State Registrar, dimostra il decesso. Veda il dettaglio completo nella nostra guida su come apostillare un certificato di decesso della Florida per un'eredità all'estero. La sentenza di successione o letters of administration, un documento giudiziario diverso ottenuto come copia certificata presso il Clerk of the Circuit Court della contea in cui è stato trattato il caso, dimostra che il tribunale ha già convalidato il testamento o nominato un amministratore della successione; approfondiamo questo tema nella nostra guida su se Le serve un testamento o una sentenza di successione apostillati per reclamare una proprietà. E se non può viaggiare o preferisce che sia un'altra persona a gestire la pratica nel Paese in cui si trova la proprietà, generalmente Le servirà una procura; veda cosa verificare prima di firmarla nella nostra guida su procura per un'eredità all'estero.

Perché ogni documento segue un percorso diverso

Questi tre documenti non condividono la stessa autorità emittente negli Stati Uniti. Il certificato di decesso proviene dall'ufficio statale dei registri civili, il Bureau of Vital Statistics. La sentenza di successione proviene dal tribunale della contea, in particolare dal Clerk of the Circuit Court, un'autorità completamente diversa da quella dei registri civili, in modo simile a come anche una sentenza di divorzio della Florida proviene dal clerk della contea. La procura, a sua volta, proviene dallo stato in cui è stata firmata davanti a un notaio, che può o non può coincidere con lo stato del certificato di decesso o della sentenza di successione.

Nonostante queste differenze, nel caso della Florida tutti e tre i documenti finiscono per essere apostillati presso la stessa autorità statale: il Florida Department of State (Division of Corporations). Ciò che cambia è quale firma viene verificata in ciascun caso: quella del State Registrar per il certificato di decesso, quella del Clerk of the Circuit Court della contea corrispondente per la sentenza di successione, e quella del notaio corrispondente per la procura. Per questo, anche se tutti e tre i documenti possono finire nello stesso ufficio di apostille, ciascuno richiede la propria domanda, anche se vengono inviati insieme per lo stesso caso.

Un originale certificato, non una fotocopia, per ogni documento

Per tutti e tre i documenti serve una copia certificata originale; una fotocopia non è idonea per l'apostille in nessuno dei casi. Questo vale ugualmente per il certificato di decesso, la sentenza di successione e, in generale, il documento notarizzato della procura.

Possiamo aiutarLa a confermare quali documenti del Suo caso specifico necessitano di apostille e coordinare l'intera pratica dall'inizio alla fine, dal lato statunitense.

Una sequenza realistica per coordinare l'intero insieme

Un ordine pratico funziona di solito così: prima, confermi con il registro, la banca o lo studio notarile ricevente all'estero l'elenco esatto di documenti che richiede per il Suo caso specifico, poiché non tutti i registri chiedono la stessa cosa. Secondo, raccolga o richieda ogni documento presso l'autorità corretta: il certificato di decesso presso il Bureau of Vital Statistics, la sentenza di successione presso il Clerk of the Circuit Court della contea in cui è stata trattata la successione, e la procura davanti a un notaio, nello stato corrispondente. Terzo, confermi che ogni documento sia una copia certificata originale, non una fotocopia. Quarto, coordini l'apostille di ogni documento separatamente presso l'autorità di apostille corrispondente. Quinto, se il Paese di destinazione richiede una traduzione certificata, la coordini dopo l'apostille, salvo che l'autorità ricevente indichi diversamente.

Se il Paese di destinazione non aderisce alla Convenzione dell'Aia

I Paesi che non fanno parte della Convenzione dell'Aia sull'Apostille del 1961 non ricevono un'apostille; può applicarsi invece un processo di certificazione notarile o legalizzazione consolare, con passaggi aggiuntivi. Non presuma che l'apostille si applichi sempre al Suo caso: confermi con il registro ricevente o con un avvocato nel Paese di destinazione quale percorso di autenticazione corrisponde prima di richiedere qualsiasi documento, poiché il processo e i tempi possono essere diversi.

Errori frequenti in un caso di proprietà ereditata

• Inviare solo il certificato di decesso senza confermare se il registro richiede anche la sentenza di successione.
• Inviare fotocopie invece di copie certificate originali di uno qualsiasi dei documenti.
• Presumere che una sola apostille copra insieme il certificato di decesso, la sentenza di successione e la procura.
• Firmare una procura senza prima confermare il testo richiesto dal registro di destinazione.
• Non confermare se il Paese di destinazione aderisce alla Convenzione dell'Aia prima di avviare qualsiasi richiesta.
• Chiedere consulenza sui diritti ereditari o di proprietà a chi coordina l'apostille, invece che a un avvocato.

Il nostro ruolo: coordinare l'autenticazione, non fornire consulenza sull'eredità

Il nostro team, con sede a Jupiter, Florida, coordina l'autenticazione di documenti statunitensi a livello nazionale e internazionale; veda di più sul nostro servizio a Jupiter, Florida. In un caso di proprietà ereditata all'estero, il nostro ruolo è aiutarLa a identificare quali documenti del Suo caso specifico necessitano di apostille, confermare l'autorità corretta per ciascuno, e coordinare l'intera pratica. Non siamo uno studio legale e non determiniamo chi ha diritto alla proprietà, come debba essere interpretato un testamento, né come si applichi la legge successoria o patrimoniale di un Paese specifico; queste sono domande per il Suo avvocato, negli Stati Uniti o nel Paese di destinazione.