Certificate of Status vs. Artigos certificados: qual pede um banco estrangeiro?

O que é exatamente o Certificate of Status?

O Certificate of Status (chamado Certificate of Good Standing em muitos outros estados) é um documento emitido pelo registo corporativo do estado de constituição que certifica que a entidade figura ativa nos seus registos à data de emissão, e que pagou as taxas que deve a esse gabinete. É, em essência, uma fotografia do estado atual da empresa. Não certifica solvência financeira, não identifica os proprietários nem comprova quem tem poder de assinatura. Pode rever o detalhe completo no nosso guia Como apostilar um Certificate of Status da Flórida.

O que é uma certified copy dos Articles?

Os Articles of Incorporation (para corporações) ou Articles of Organization (para LLC) são o documento apresentado junto do estado para criar formalmente a entidade. Uma certified copy é uma reprodução oficial desse documento tal como foi arquivado, certificada pelo registo estadual. Ao contrário do Certificate of Status, que reflete o presente, a certified copy reflete o conteúdo do documento de constituição original, incluindo qualquer emenda posterior que também tenha sido arquivada.

Diferenças-chave entre os dois documentos

• O que provam: o Certificate of Status prova existência e estado ativo atual; os Articles certificados provam o conteúdo do documento de constituição.
• Antiguidade relevante: o Certificate of Status normalmente deve ser recente, com uma antiguidade máxima fixada pelo destinatário; os Articles certificados refletem uma data de arquivo fixa que não muda, embora o destinatário também possa pedir que a própria certified copy seja recente.
• Conteúdo: o Certificate of Status costuma ser breve, com o nome da entidade, a sua data de constituição e o seu estado registral; os Articles certificados reproduzem o documento completo, que pode incluir o propósito da entidade, o seu agente registado e, consoante o estado, outros dados de constituição.
• Uso típico: os bancos costumam pedir o Certificate of Status como prova de vigência, e os Articles certificados quando precisam de rever os termos originais de constituição da empresa.

Por que um banco poderia pedir os dois?

Um banco estrangeiro que abre uma conta corporativa pode precisar de, ao mesmo tempo, confirmar que a entidade existe e está vigente hoje (Certificate of Status) e rever os termos com que foi constituída originalmente (Articles certificados). Como se explica em Certificate of Good Standing apostilado para bancos estrangeiros, nem todos os documentos que um banco pede se apostilam da mesma forma, e pedir ambos não é sinal de um erro do banco: é habitual que respondam a perguntas diferentes dentro do seu processo de diligência devida.

Apostilam-se da mesma forma?

Quando a empresa foi constituída num único estado, ambos os documentos são emitidos pelo mesmo registo estadual e ambos são apostilados junto da autoridade de apostila desse estado. No entanto, continuam a ser duas certificações independentes: se o banco pedir o Certificate of Status e os Articles certificados, normalmente precisará de duas apostilas separadas, mesmo que ambos os documentos sejam solicitados no mesmo dia. Não presuma que uma única apostila cobre os dois só porque provêm do mesmo gabinete.

O estado de constituição controla ambos os documentos

Tanto o Certificate of Status como os Articles certificados são emitidos pelo estado onde a empresa foi constituída, não pelo estado onde opera fisicamente. Uma LLC constituída em Delaware mas com escritórios na Flórida obtém e apostila ambos os documentos junto de Delaware, independentemente de onde tenha a sua sede operacional. Isto é diferente de outros documentos corporativos, como resoluções ou procurações, cuja apostila segue o estado onde a assinatura foi notarizada em vez do estado de constituição.

Exemplo prático

Suponha que uma corporação constituída na Flórida quer abrir uma conta num banco de Espanha. O banco pede "prova de que a empresa existe legalmente" e, em separado, "uma cópia certificada da escritura de constituição". O primeiro pedido corresponde a um Certificate of Status; o segundo, a uma certified copy dos Articles of Incorporation. São dois processos distintos junto do mesmo gabinete da Flórida, cada um com a sua própria taxa e a sua própria apostila. Solicitar apenas um dos dois, presumindo que cobre ambos os pedidos, obrigaria a repetir o processo quando o banco assinalar que falta o segundo documento.

Erros frequentes

• Solicitar apenas o Certificate of Status quando o banco na realidade também pedia os Articles certificados.
• Enviar uma impressão da ficha pública do registo estadual em vez de qualquer um dos dois documentos oficiais.
• Presumir que uma única apostila cobre ambos os documentos.
• Não confirmar por escrito com o banco o nome exato do documento antes de pagar por uma certificação.

Se não tiver a certeza de qual dos dois documentos precisa, podemos ajudá-lo a interpretar o pedido do banco antes de pagar pelo certificado errado.

Se além disso precisar de uma resolução ou prova de propriedade

O Certificate of Status e os Articles certificados costumam ser apenas duas peças do processo pedido por um banco estrangeiro. Se também lhe pediram uma resolução corporativa, veja Como apostilar uma resolução corporativa para uso no exterior. Se o banco pedir especificamente prova de quem é o dono da empresa, veja Um banco estrangeiro pede prova de propriedade da empresa, já que nem o Certificate of Status nem, em muitos estados, os Articles certificados respondem por si só a essa pergunta.