Um banco estrangeiro pede prova de propriedade da empresa: que documentos dos EUA podem ser apostilados?

O que pede realmente um banco quando diz "prova de propriedade"?

A expressão "prova de propriedade" não tem um significado único nem um formulário padrão nos EUA. Alguns bancos usam-na para se referir ao formulário de beneficiário final (ultimate beneficial owner) que eles próprios preparam e que o cliente deve preencher e assinar. Outros bancos pedem, além desse formulário, documentação corporativa que respalde o declarado: quem figura como membro ou acionista, quem tem autoridade de assinatura e desde quando. A combinação exata é definida por cada banco segundo as suas próprias políticas de conformidade; não existe uma lista única válida para todos os casos. Este artigo descreve apenas que documentos de autenticação existem e como se apostilam; a decisão sobre o que constitui prova suficiente de propriedade cabe ao banco recetor, não à Integramerica.

O Certificate of Status não é um documento de propriedade

Como se explica com mais detalhe em Certificate of Status vs. Artigos certificados: qual pede um banco estrangeiro?, o Certificate of Status ou Certificate of Good Standing certifica que a entidade figura ativa junto do registo corporativo do estado que o emite. Não certifica solvência financeira, não identifica os proprietários beneficiários e não comprova que uma pessoa em particular tem poder de assinatura sobre uma conta. Se um banco pedir expressamente prova de propriedade, um Certificate of Status por si só não cumpre esse requisito, embora costume continuar a ser necessário como prova independente de que a entidade existe legalmente.

Documentos dos EUA que um banco pode aceitar como comprovativo de propriedade ou controlo

• Articles of Organization ou Incorporation certificados. Nalguns estados, o formulário de constituição exige listar os membros gerentes ou representantes autorizados iniciais; noutros estados esse detalhe não é exigido. Deve rever-se a certified copy tal como foi arquivada no estado específico para saber se inclui essa informação.
• Operating Agreement ou bylaws. São documentos internos que normalmente não são apresentados junto do estado nem notarizados por defeito. Se o banco os exigir autenticados, geralmente é necessário primeiro que um responsável da empresa assine perante notário uma certificação da cópia, antes de existir algo apostilável.
• Resolução corporativa ou incumbency certificate. Assinado e notarizado, confirma quem atua em nome da empresa e em que qualidade. Nem sempre confirma propriedade acionária; antes comprova autoridade de assinatura. Veja Como apostilar uma resolução corporativa para uso no exterior.
• Membership certificate, stock certificate ou cap table. São registos internos da empresa. Se o banco os pedir autenticados, o percurso habitual é uma declaração jurada notarizada de um responsável que certifique o seu conteúdo, apostilada no estado onde essa declaração foi assinada perante notário.
• Declaração jurada de propriedade (ownership affidavit). Um responsável ou gerente assina perante notário uma declaração descrevendo quem são os donos da entidade. Apostila-se no estado onde foi notarizada, não necessariamente no estado de constituição da empresa.
• Formulário próprio do banco sobre beneficiário final. Geralmente não é um documento apostilável por si só; faz parte do processo interno de conformidade do banco e rege-se pelas suas próprias regras de aceitação.

O que se apostila e o que não se apostila: a regra da origem do documento

O percurso de apostila depende de quem emitiu ou certificou o documento, não do tipo de informação que contém. Um documento emitido diretamente por um gabinete estadual, como uma certified copy dos Articles ou um Certificate of Status, é apostilado junto da autoridade de apostila do estado que o emitiu. Um documento privado assinado perante notário, como uma resolução corporativa, um incumbency certificate ou uma declaração jurada de propriedade, é apostilado no estado onde ocorreu essa notarização, independentemente de onde a empresa esteja constituída. Misturar estes dois percursos, por exemplo, tentar apostilar no estado de constituição um documento que na realidade foi notarizado noutro estado, é uma causa frequente de rejeição por parte do gabinete de apostila.

A apostila autentica a assinatura, não o conteúdo da declaração

É importante entender o que a apostila faz e não faz neste contexto. A apostila certifica que a assinatura, o selo ou o cargo do funcionário ou notário que emitiu ou certificou o documento é genuíno. Não certifica que o conteúdo de uma declaração jurada de propriedade seja exato nem que a pessoa que a assinou seja realmente a dona da empresa; essa verificação de fundo é feita pelo banco através do seu próprio processo de diligência devida. Apresentar um documento apostilado não substitui a revisão de conformidade do banco.

Exemplo prático: uma LLC da Flórida com dois membros

Suponha que uma LLC constituída na Flórida, com dois membros que repartem a propriedade em percentagens diferentes, abre uma conta num banco estrangeiro. É habitual que os Articles of Organization arquivados na Flórida não detalhem a percentagem de participação de cada membro, já que esse dado costuma figurar apenas no Operating Agreement, um documento privado. Nesse caso, se o banco insistir em ver prova da participação exata de cada sócio, uma opção comum é que um responsável autorizado da LLC assine perante notário uma declaração que resuma a estrutura de propriedade, anexando ou fazendo referência ao Operating Agreement, e que essa declaração seja apostilada no estado onde foi assinada perante notário, que pode ou não coincidir com a Flórida consoante onde a assinatura ocorreu. O Certificate of Status da Flórida, por sua vez, continua a ser um documento independente que também pode ser pedido, mas que não substitui essa declaração.

Erros frequentes

• Presumir que o Certificate of Status ou Good Standing prova quem é o dono da empresa.
• Enviar o Operating Agreement sem notarizar quando o banco pede uma versão apostilada.
• Notarizar uma declaração de propriedade num estado e depois tentar apostilá-la noutro estado.
• Presumir que a apostila confirma que o conteúdo de uma declaração jurada é exato.
• Não confirmar por escrito com o banco qual destes documentos exige antes de iniciar qualquer processo.

Antes de solicitar qualquer certificação, confirme por escrito com o banco recetor que documento específico considera prova de propriedade válida para o seu caso. Podemos ajudá-lo a identificar quais os documentos da sua empresa que já são apostiláveis e quais exigem primeiro uma notarização.

O passo seguinte: organizar todo o processo

Quando um banco estrangeiro pede prova de propriedade, quase nunca é o único documento pendente: costuma combinar-se com o Certificate of Status, os Articles certificados, uma resolução bancária e a identificação dos signatários. Se a sua empresa é uma LLC da Flórida prestes a abrir uma conta no exterior, a Lista de verificação de apostila para uma LLC da Flórida que abre uma conta bancária no exterior reúne num só lugar cada documento típico deste processo e o seu percurso de apostila correspondente.