Como abrir uma conta bancária estrangeira para uma LLC dos EUA: que documentos corporativos podem precisar de apostila

Porque é que um banco estrangeiro pede documentos corporativos autenticados

Um banco que abre uma conta para uma entidade estrangeira, neste caso uma LLC constituída nos Estados Unidos, precisa de verificar, no âmbito dos seus próprios procedimentos de conformidade e diligência devida do cliente, que a empresa existe legalmente no seu país de origem e que a pessoa que se apresenta para assinar tem autoridade para agir em seu nome. Um documento apostilado, emitido por uma autoridade pública norte-americana e autenticado para uso internacional, dá ao banco uma forma verificável de confirmar esse primeiro ponto. Não esgota o resto do processo de conformidade, que inclui identificação dos signatários, verificação dos beneficiários efetivos e, consoante o banco e a jurisdição, outros requisitos próprios.

O processo típico de uma LLC para uma conta estrangeira

Ainda que cada banco defina a sua própria lista, o processo normalmente pedido a uma LLC dos EUA para abrir conta no estrangeiro inclui, entre outros elementos: o Certificate of Status ou Certificate of Good Standing do estado onde a LLC foi constituída, uma certified copy dos Articles of Organization, o EIN Letter emitido pelo IRS, uma resolução interna ou consentimento dos membros que autorize a abertura da conta e designe os signatários, e a identificação desses signatários e dos beneficiários efetivos da empresa.

Que documentos costumam precisar de apostila

Desse processo, o documento que mais frequentemente exige apostila é o Certificate of Status ou Certificate of Good Standing, emitido pelo registo corporativo do estado de constituição. Quando o banco também pede os Articles of Organization, uma certified copy desse documento pode precisar da sua própria apostila independente, tramitada junto da mesma autoridade estadual que emitiu o certificado. Se além disso exigir uma resolução interna ou uma procuração, esse documento pode ser apostilado, mas apenas se tiver sido assinado perante notário, e a apostila é tramitada no estado onde ocorreu essa notarização, não no estado de constituição da LLC.

Que documentos não seguem o mesmo percurso

O EIN Letter (formulário CP 575 do IRS ou carta equivalente) é emitido por uma agência federal e segue as suas próprias regras de autenticação, diferentes das de um certificado estadual. O operating agreement da LLC, quando não está notarizado, geralmente não é elegível para apostila de assinatura, embora alguns bancos aceitem uma cópia certificada por outro meio. Não presuma que todo o processo é apostilado em conjunto ou no mesmo lugar: cada documento tem a sua própria origem e, por isso, o seu próprio percurso de autenticação.

Certificate of Status ou Articles certificados: nem sempre é o mesmo que o banco pede

É comum confundir o Certificate of Status com uma certified copy dos Articles of Organization; são documentos diferentes que comprovam coisas diferentes e que, quando ambos são exigidos, precisam de apostilas independentes. Se o seu banco lhe pediu um destes dois documentos e não tem a certeza de qual, consulte o nosso guia Certificate of Status vs. Artigos certificados: qual pede um banco estrangeiro?, que explica a diferença em detalhe antes de solicitar o documento errado.

O estado que emitiu o documento, não o estado onde a LLC opera

Um ponto que gera confusão com frequência: o Certificate of Status é apostilado junto da autoridade do estado que constituiu a LLC, não do estado onde a empresa opera ou tem a sua sede física. Uma LLC constituída na Flórida mas que opera a partir de outro estado apostila o seu certificado junto da Division of Corporations da Flórida. Uma LLC constituída em Delaware, mesmo que o seu gerente viva na Flórida, apostila o seu Certificate of Good Standing junto da autoridade de Delaware. Se precisar de um guia passo a passo centrado especificamente no processo da Flórida, pode consultar Como apostilar um Certificate of Status da Flórida.

Apostila ou legalização consular, consoante o país do banco

Se o país onde está o banco recetor participar na Convenção da Apostila de Haia juntamente com os Estados Unidos, a autenticação internacional normalmente completa-se através de apostila, sem legalização consular adicional. Se o país não participar na Convenção, pode aplicar-se em vez disso uma cadeia de autenticação e legalização consular com etapas adicionais. Confirme a situação específica do país de destino antes de iniciar qualquer processo, uma vez que nem todos os países são tratados da mesma forma.

Não inventamos requisitos de nenhum banco em particular: cada instituição define a sua própria lista de documentos e as suas próprias regras de conformidade. Podemos ajudá-lo a identificar quais os documentos da sua LLC que são apostiláveis e em que estado deve tramitá-los, mas a lista exata deve sempre ser confirmada diretamente com o banco recetor.

Erros frequentes na preparação do processo

• Presumir que todos os documentos da LLC são apostilados no mesmo estado.
• Enviar uma fotocópia dos Articles of Organization em vez de uma certified copy ou do original.
• Tentar apostilar um operating agreement que nunca foi notarizado.
• Pedir a apostila do EIN Letter como se fosse um documento estadual.
• Presumir que a apostila certifica a origem dos fundos ou a titularidade real da empresa.

Exemplo prático: uma LLC da Flórida que abre conta num banco do Uruguai

Suponha que uma LLC constituída na Flórida quer abrir uma conta corporativa num banco uruguaio para receber pagamentos de clientes regionais. O banco provavelmente pedirá um Certificate of Status recente, uma certified copy dos Articles of Organization, o EIN Letter do IRS, uma resolução interna que autorize a abertura da conta e designe os signatários, cópia do passaporte desses signatários e uma declaração de beneficiários efetivos. O Certificate of Status e a certified copy dos Articles costumam exigir apostila da Flórida. A resolução interna, se tiver sido notarizada, é apostilada no estado onde foi assinada perante notário, que pode ser a Flórida ou qualquer outro estado consoante onde estivesse o signatário nesse momento. O EIN Letter segue uma regra diferente que o banco deve indicar em separado.

Planeie com margem antes do prazo do banco

Os prazos de emissão de um Certificate of Status e de uma apostila variam consoante a carga de trabalho da repartição estadual num dado momento, pelo que não convém prometer uma data fixa sem a confirmar primeiro. Quando o banco fixa uma data-limite para concluir a abertura da conta, é preferível iniciar o processo dos documentos corporativos com semanas de antecedência e verificar os prazos vigentes diretamente junto da autoridade de apostila do estado correspondente antes de se comprometer com essa data perante o banco.

Se a sua LLC tem sede ou presença em Jupiter, Flórida

Se a sua empresa constituída na Flórida está baseada no sul do estado e precisa de apostilar documentos corporativos presencialmente ou de coordenar o processo localmente, pode consultar a nossa página de apostila de documentos em Jupiter, Flórida para saber como trabalhamos com clientes da zona.

Quando convém coordenar o processo completo com um serviço especializado

Quando o banco exige vários documentos com origens diferentes, alguns estaduais e outros notarizados noutro estado, coordenar a sequência correta (por exemplo, notarizar antes de apostilar, ou confirmar quais os documentos que exigem tradução certificada) reduz o risco de erros que obrigam a repetir todo o processo. Podemos ajudá-lo a mapear qual o documento correspondente a cada percurso antes de incorrer em despesas desnecessárias.