Come apostillare una procura per vendere una proprietà all'estero

Perché quasi sempre serve una procura speciale, non generale

Vendere un immobile è un atto specifico, e la maggior parte dei notai, dei registri immobiliari e degli acquirenti all'estero richiede una procura speciale (o procura limitata) che autorizzi espressamente la vendita di quel bene particolare, identificato con il suo indirizzo, numero di matricola o partita catastale, invece di una procura generale dall'ambito ampio. Una procura generale può essere rifiutata al momento del rogito se il registro immobiliare richiede che il potere di vendere quello specifico immobile sia menzionato in modo espresso. Come spiegato nella nostra guida sull'apostille delle procure, ogni Paese e ogni notaio può richiedere un formato diverso, quindi conviene confermare il testo esatto prima di firmare.

Chi deve redigere o approvare il testo della procura

Il contenuto sostanziale della procura —quali poteri conferire, come descrivere l'immobile, quale identificazione del procuratore includere— deve provenire dall'avvocato, dal notaio o dal registro immobiliare del Paese in cui si trova l'immobile. Integramerica esamina il percorso di notarizzazione, apostille e traduzione, ma non redige il testo legale della procura né determina quali poteri debba conferire il venditore; ciò dipende dalla legge del Paese in cui si trova la proprietà e dai requisiti specifici dell'acquirente, della banca o del registro coinvolti nella transazione.

Notarizzazione: di persona o a distanza, e lo stato che conta

La procura deve essere firmata davanti a un notaio pubblico, di persona oppure, negli stati che lo consentono, tramite notarizzazione remota online (RON). Ciò che determina dove si apostilla la procura non è il luogo in cui Lei vive, ma lo stato in cui è commissionato il notaio che l'ha firmata. Se firma in Florida, la procura si apostilla in Florida; se firma davanti a un notaio di un altro stato, la procura deve essere apostillata in quell'altro stato. Prima di scegliere la RON invece della notarizzazione di persona, confermi con il registro immobiliare o il notaio del Paese di destinazione se accettano un documento notarizzato a distanza; tale accettazione dipende dal Paese ricevente, non dalla Florida. Può leggere di più su questa decisione nelle nostre guide su firmare una procura estera davanti a un notaio della Florida e su notarizzazione remota (RON) per procure destinate all'estero.

I passaggi per apostillare la procura di vendita

1. Ottenga dal ricevente (notaio, avvocato o registro immobiliare) il testo esatto e i poteri che deve contenere la procura.
2. Confermi lo stato in cui firmerà e se quello stato consente la RON, nel caso preferisca questa opzione.
3. Firmi la procura davanti al notaio competente, di persona o tramite RON.
4. Avvii l'apostille presso l'autorità di quello stesso stato (in Florida, presso la Division of Corporations, all'interno del processo di apostille del Florida Department of State).
5. Coordini la traduzione certificata nella lingua del Paese di destinazione, confermando con il ricevente se va fatta prima o dopo l'apostille.
6. Invii il documento apostillato (e, se necessario, tradotto) mantenendo l'apostille fisicamente unita alla procura, senza alterare l'insieme.

Traduzione e invio del documento

Se il Paese di destinazione non lavora in inglese, il notaio o il registro ricevente richiederà quasi sempre una traduzione certificata della procura e, in alcuni casi, anche dell'apostille stessa. Integramerica coordina questa traduzione separatamente dalla pratica di apostille; confermi con il ricevente se preferisce il documento apostillato e poi tradotto, oppure se accetta un ordine diverso. Mantenga l'apostille unita al documento originale così come è stata consegnata dall'autorità emittente: separare le pagine o rigraffettare l'insieme può indurre il notaio o il registro estero a mettere in dubbio l'integrità del documento.

Errori frequenti nelle procure di vendita di proprietà

• Firmare prima che il notaio o il registro di destinazione abbia approvato il testo.
• Usare una procura generale quando il registro richiede poteri espressi di vendita su un immobile identificato.
• Apostillare nello stato in cui vive il firmatario invece dello stato in cui è stata notarizzata.
• Scegliere la RON senza prima confermare che la destinazione la accetti.
• Inviare una fotocopia invece della procura originale con l'apostille fisica.
• Tradurre prima di confermare l'ordine corretto e il traduttore che il ricevente accetta.