Umzug nach Spanien? Welche US-Dokumente meist eine Apostille benötigen

Führungszeugnisse: das Dokument, das am meisten Verwirrung stiftet

Für mehrere spanische Visumkategorien kann das für Ihre Adresse zuständige Konsulat ein Führungszeugnis verlangen. Für in den USA lebende Personen ist dieses Dokument meist das FBI Identity History Summary, kein staatlicher oder lokaler Bericht. Das Generalkonsulat von Spanien in Houston verlangt beispielsweise ausdrücklich das FBI Identity History Summary mit föderaler Apostille für das Non-Lucrative-Visum und akzeptiert kein Führungszeugnis auf Bundesstaatsebene als Ersatz. Da es von einer Bundesbehörde ausgestellt wird, übernimmt die passende Apostille die Office of Authentications des U.S. Department of State, nicht die Secretary of State von Florida oder eines anderen Bundesstaats. Diesen Weg behandeln wir ausführlich in unserem Leitfaden zu FBI-Führungszeugnissen für Spaniens Non-Lucrative-Visum.

Nicht jede Visumkategorie verlangt unter denselben Umständen dasselbe Führungszeugnis: Klären Sie stets mit Ihrem konkreten Konsulat, ob Ihr Verfahren den FBI-Bericht erfordert und ab welchem Datum dessen Gültigkeit gemessen wird.

Personenstandsurkunden: Geburt und Heirat

Reisen Sie mit Ehepartner, Partner oder Kindern, oder erfordert Ihr Verfahren den Nachweis einer familiären Beziehung, benötigen Sie wahrscheinlich auch eine apostillierte Geburts- oder Heiratsurkunde. Anders als der FBI-Bericht werden diese Urkunden vom Personenstandsregister des Bundesstaats ausgestellt, in dem die Geburt oder Heirat stattfand, und von der Secretary of State desselben Bundesstaats apostilliert, nicht von der Bundesregierung. Diese Kategorie behandeln wir ausführlicher in unserem Leitfaden Geburts- und Heiratsurkunden für einen Aufenthaltsantrag in Spanien.

Diplome und akademische Dokumente

Personen, die zum Studium umziehen, oder die einen Hochschulabschluss als Teil eines Einwanderungs- oder Berufsvorgangs nachweisen müssen, legen oft Diplome und Zeugnisse vor. Diese von staatlichen oder privaten Universitäten ausgestellten Dokumente werden ebenfalls in der Regel auf Ebene des Bundesstaats apostilliert, von der Secretary of State des Bundesstaats, in dem das Dokument ausgestellt oder notariell beglaubigt wurde. Unser Leitfaden zu Diplomen und Zeugnissen für ein Studium in Spanien erklärt, wann jedes akademische Dokument tatsächlich eine Apostille benötigt und wann nicht.

Finanz- und Beschäftigungsdokumente

Viele Visa verlangen den Nachweis ausreichender finanzieller Mittel, was Kontoauszüge, Beschäftigungsschreiben oder Einkommensnachweise umfassen kann. Diese Dokumente sind ihrer Natur nach privat: Sie tragen von sich aus keine Apostille, sofern sie nicht zuerst bei einem US-Notar notariell beglaubigt wurden, und nicht jedes Konsulat verlangt überhaupt diese notarielle Beglaubigung oder eine Apostille. Bevor Sie einen Kontoauszug oder ein Beschäftigungsschreiben „vorsorglich“ apostillieren lassen, klären Sie mit Ihrem Konsulat, ob die aktuelle Checkliste dies tatsächlich verlangt. Den vollständigen Ablauf finden Sie in unseren Leitfäden zur Apostille von Kontoauszügen und zu Beschäftigungsschreiben und Kontoauszügen für ein Visum.

Wenn Sie selbstständig sind oder ein US-Unternehmen behalten

Manche Antragsteller für das internationale Telearbeitsvisum oder andere Kategorien im Zusammenhang mit selbstständiger beruflicher Tätigkeit müssen die Existenz und Tätigkeit eines ausländischen Unternehmens durch Unterlagen wie Gründungszertifikate oder Nachweise geschäftlicher Aktivität belegen. Jedes dieser Dokumente folgt seinem eigenen Beglaubigungsweg je nach Bundesstaat, in dem die Gesellschaft gegründet wurde, und nicht alle benötigen eine Apostille; klären Sie mit dem zuständigen Konsulat, welche genau Ihre Visumkategorie erfordert.

Die Frage, die über bundesstaatliche oder föderale Apostille entscheidet

Bei so vielen unterschiedlichen Dokumenten lohnt es sich, eine einzige Regel im Blick zu behalten: Der Apostille-Weg hängt davon ab, wer das Dokument innerhalb der Vereinigten Staaten ausgestellt oder beglaubigt hat, nicht vom Zielland oder dem Bundesstaat, in dem Sie derzeit leben. Ein von einem Bundesbeamten unterschriebenes Dokument, wie der FBI-Bericht, folgt dem föderalen Weg über das U.S. Department of State. Ein von einem Personenstandsregister eines Bundesstaats, einer Universität oder einem Notar ausgestelltes Dokument folgt dem Weg desselben Bundesstaats. Diese Regel erklären wir mit weiteren Beispielen in bundesstaatliche vs. föderale Apostille: wie Sie erkennen, welche Sie brauchen.

Häufige Fehler bei der Vorbereitung von Dokumenten für einen Umzug nach Spanien

• Annehmen, jede spanische Visumkategorie verlange genau dasselbe Führungszeugnis oder dasselbe Dokumentenpaket.
• Ein staatliches oder lokales Führungszeugnis einreichen, wenn das Konsulat ausdrücklich den FBI-Bericht verlangt.
• Finanz- oder Beschäftigungsdokumente apostillieren lassen, bevor bestätigt wurde, ob das Konsulat sie tatsächlich verlangt.
• Den staatlichen Weg für Personenstandsurkunden und Diplome mit dem föderalen Weg für den FBI-Bericht verwechseln.
• Alle Schritte bis zum letzten Monat vor dem Umzug aufschieben, ohne Spielraum für Unvorhergesehenes.

Ziehen Sie von Florida nach Spanien, insbesondere aus Südflorida, könnte auch unsere Servicseite zur Apostille in Jupiter, Florida für Sie interessant sein, wo wir persönliche Termine zur Prüfung von Dokumenten koordinieren, bevor sie an die zuständige Behörde gesendet werden.