Apostille vom Bundesstaat oder vom Bund: So finden Sie die richtige Behörde

Die Faustregel, die die meisten Fälle löst

Fragen Sie wer das Dokument ausgestellt oder zertifiziert hat, nicht wer es benötigt oder wo diese Person lebt. In den Vereinigten Staaten hat jeder der 50 Bundesstaaten, der District of Columbia und die Territorien seine eigene Apostille-Behörde, fast immer die Secretary of State oder eine gleichwertige Stelle, und diese Behörde apostilliert ausschließlich Dokumente, die innerhalb ihrer eigenen Zuständigkeit ausgestellt, registriert oder notariell beurkundet wurden. Die Bundesregierung, über das Office of Authentications des U.S. Department of State, apostilliert ausschließlich Dokumente, die von einer Bundesbehörde, einem Bundesgericht oder einem Bundesbeamten in Ausübung seines Amtes stammen.

Anders gesagt: Die Frage lautet nicht „In welchem Bundesstaat lebe ich?“ oder „In welches Land gehe ich?“. Die Frage lautet „Woher stammt die Unterschrift oder das Siegel, das authentifiziert werden muss?“. Eine Geburtsurkunde, eine Heiratsurkunde, ein Urteil eines bundesstaatlichen Gerichts oder eine notarielle Handlung folgen fast immer dem Weg über den Bundesstaat. Ein von einem Bundesbeamten unterschriebenes Dokument (wie ein FBI-Führungszeugnis) folgt dem Weg über den Bund, unabhängig davon, in welchem Bundesstaat sich die antragstellende Person befindet.

Beispiel: Wer in Florida lebt, macht aus einer in New York ausgestellten Geburtsurkunde noch keine floridianische. Dieses Dokument muss bei der Behörde von New York apostilliert werden, denn New York hat die Geburt registriert und kann als Einziges die Unterschrift des ausstellenden Beamten bestätigen.

Dokumente, die üblicherweise dem Weg über den Bundesstaat folgen

Der bundesstaatliche Weg gilt, wenn die zu authentifizierende Unterschrift oder Registrierung einem Bundesstaat oder einem seiner Beamten gehört, einschließlich der von diesem Bundesstaat zugelassenen Notare. Zu den Dokumenten, die üblicherweise diesen Weg nehmen, gehören:

• Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden, die vom Standesamt (vital records) eines Bundesstaats ausgestellt wurden.
• Notariell beurkundete Dokumente: Vollmachten, eidesstattliche Erklärungen (affidavits), Reisegenehmigungen für Minderjährige und Einverständniserklärungen.
• Urteile, Beschlüsse und beglaubigte Kopien, die von bundesstaatlichen Gerichten oder County-Gerichten ausgestellt wurden.
• Diplome, Abschlüsse und Notenzeugnisse, wenn die zu authentifizierende Unterschrift die eines bundesstaatlichen Beamten oder eines Notars ist, nicht die einer Bundesbehörde.
• Bei einem Bundesstaat eingereichte Unternehmensdokumente: articles of incorporation, Bescheinigungen über den Bestand des Unternehmens (certificates of good standing) und beglaubigte Kopien aus dem bundesstaatlichen Handelsregister.

Die genauen Details unterscheiden sich von Bundesstaat zu Bundesstaat: Manche verlangen einen bestimmten Wortlaut auf der notariell beurkundeten Kopie, andere verlangen das geprägte Siegel des County, bevor die Secretary of State die Apostille ausstellt. Bevor eine Kopie oder eine Unterschrift notariell beurkundet wird, lohnt es sich zu klären, welches Format die Behörde des Bundesstaats akzeptiert, die am Ende die Apostille ausstellt: Eine fehlerhafte notarielle Beurkundung zu wiederholen kostet Zeit und macht in manchen Fällen ein völlig neues Dokument nötig.

Dokumente, die üblicherweise dem Weg über den Bund folgen

Der föderale Weg gilt, wenn die zu authentifizierende Unterschrift einer Bundesbehörde, einem Bundesgericht oder einem Bundesbeamten gehört. Die häufigsten Fälle sind:

• FBI-Führungszeugnisse (FBI Identity History Summary), wenn sie die anerkannte föderale Unterschrift für die Authentifizierung tragen.
• Von Bundesbehörden ausgestellte Dokumente, zum Beispiel bestimmte Dokumente des IRS oder anderer Bundesbehörden, wenn die darauf enthaltene Unterschrift die eines Bundesbeamten ist.
• Von Bundesgerichten ausgestellte Dokumente.
• Dokumente, die von Bundesbeamten in Ausübung ihres Amtes unterschrieben wurden.

Das Außenministerium (State Department) warnt davor, ein föderales Originaldokument notariell beurkunden zu lassen, um das Verfahren zu beschleunigen: Eine föderale Unterschrift notariell zu beurkunden macht sie nicht zu einer bundesstaatlichen, und kann das Dokument für den korrekten föderalen Weg unbrauchbar machen oder dazu zwingen, ein Ersatzdokument zu beantragen. Braucht das föderale Dokument vor der Apostille eine zusätzliche Zertifizierung, muss diese bei derselben Bundesbehörde beantragt werden, die es ausgestellt hat, nicht bei einem privaten Notar.

Wie Sie die Herkunft einer Unterschrift zurückverfolgen, wenn sie nicht offensichtlich ist

Die meisten Dokumente sind eindeutig, aber manche Fälle werfen Fragen auf. Um sie zu klären, lohnt es sich, drei Fragen der Reihe nach zu beantworten:

1. Wer hat das Dokument ursprünglich unterschrieben oder gesiegelt? Nicht wer es Ihnen ausgehändigt hat, sondern welche Behörde (ein bundesstaatliches Standesamt, ein Gericht, ein Notar, eine Bundesbehörde) das Dokument tatsächlich erstellt hat.
2. In welcher Eigenschaft hat diese Person unterschrieben? Ein bundesstaatlicher Richter unterschreibt als Beamter des Bundesstaats; ein FBI-Agent unterschreibt als Bundesbeamter. Die Amtsbezeichnung der unterzeichnenden Person, nicht das Thema des Dokuments, bestimmt den Weg.
3. Kann die Behörde, die apostillieren soll, diese Unterschrift in ihrem eigenen Register überprüfen? Eine Secretary of State kann nur Unterschriften von Beamten und Notaren des eigenen Bundesstaats bestätigen. Das föderale State Department kann nur Unterschriften von Bundesbehörden und Bundesgerichten bestätigen.

Bleiben nach diesen drei Fragen noch Zweifel, etwa bei bestimmten militärischen, konsularischen Dokumenten oder Dokumenten von Behörden mit sowohl bundesstaatlicher als auch föderaler Präsenz, ist es am sichersten, sich direkt bei der ausstellenden Stelle zu erkundigen, bevor irgendetwas notariell beurkundet oder zur Apostille eingereicht wird.

Zielland ist nicht dasselbe wie Apostille-Behörde

Spanien, Frankreich oder Mexiko können das Zielland sein, aber keines von ihnen entscheidet, ob die US-Apostille bundesstaatlich oder föderal sein muss: Diese Entscheidung hängt ausschließlich davon ab, wer das Dokument innerhalb der Vereinigten Staaten ausgestellt hat. Zuerst wird die Herkunft der Unterschrift ermittelt; erst danach wird geprüft, ob das Empfängerland Apostillen nach dem Haager Übereinkommen akzeptiert oder, da es dem Übereinkommen nicht beigetreten ist, stattdessen eine konsularische Legalisation verlangt.

Dieser Fehler ist häufig, weil viele Menschen ihre Recherche mit der Frage beginnen „Was verlangt Spanien für dieses Verfahren?“ statt „Wer hat dieses Dokument in den Vereinigten Staaten ausgestellt?“. Beide Fragen sind notwendig, aber in unterschiedlicher Reihenfolge: Die Herkunft des Dokuments bestimmt, welche US-Behörde es apostilliert; das Zielland bestimmt, ob diese Apostille ausreicht oder ob zusätzlich eine Legalisation, eine Übersetzung oder eine weitere Anforderung nötig ist.

Fälle, die häufig Verwirrung stiften

Einige wiederkehrende Szenarien verdienen besondere Aufmerksamkeit:

• Ein Notar, der ein Dokument zu einem föderalen Thema zertifiziert. Zertifiziert ein bundesstaatlich zugelassener Notar eine Unterschrift auf einer Vollmacht, die zum Beispiel ein föderales Einwanderungsverfahren erwähnt, bleibt die zu authentifizierende Unterschrift die des bundesstaatlichen Notars: Das Thema des Dokuments ändert den Weg nicht.
• Dokumente von Personen, die in mehreren Bundesstaaten gelebt haben. Enthält die Akte eine Geburtsurkunde aus einem Bundesstaat und ein Scheidungsurteil aus einem anderen, wird jedes Dokument bei dem Bundesstaat apostilliert, der es ausgestellt hat, nicht beim aktuellen Wohnsitzstaat.
• Beglaubigte Kopien im Vergleich zu notariell beurkundeten Kopien. Eine vom Standesamt eines Bundesstaats beglaubigte Kopie folgt dem Weg dieses Amtes; eine bloß notariell beurkundete Kopie wird nicht immer als Ersatz für die offizielle beglaubigte Kopie akzeptiert.
• Unternehmensdokumente mit gemischten Unterschriften. Ein Unternehmen, das in einem Bundesstaat gegründet wurde, aber zusätzliche, in einem anderen Bundesstaat notariell beurkundete Dokumente hat, kann mehr als eine Apostille innerhalb derselben Akte benötigen.

Was passiert, wenn es an die falsche Behörde geschickt wird

Ein Dokument an die nicht zuständige Behörde zu schicken, endet fast immer mit Ablehnung oder Rücksendung, nicht mit einer ungültigen Apostille: Die bundesstaatliche Behörde kann eine föderale Unterschrift schlicht nicht in ihrer eigenen Datenbank überprüfen, und umgekehrt. Üblicherweise kommt das Dokument unapostilliert zurück, mit Verlust der Versandzeit und in manchen Fällen einer bereits gezahlten Bearbeitungsgebühr. Hatte das Dokument eine knappe Frist, kann diese verlorene Zeit dazu zwingen, ein neues Dokument zu beantragen oder einen Termin im Zielland zu verschieben. Deshalb lohnt es sich, den richtigen Weg zu bestätigen, bevor das Original verschickt wird, besonders wenn die Akte bundesstaatliche und föderale Dokumente kombiniert.

Checkliste vor dem Versand

1. Holen Sie sich die schriftliche Anforderung der empfangenden Behörde im Zielland ein.
2. Bestimmen Sie das genaue Dokument, nicht nur das Verfahren, zu dem es gehört.
3. Prüfen Sie, wer das Dokument unterschrieben hat, welche Amtsbezeichnung diese Person trägt und ob sie einem Bundesstaat oder einer Bundesbehörde zugeordnet ist.
4. Bestätigen Sie, ob die empfangende Behörde das Original verlangt oder eine beglaubigte Kopie akzeptiert.
5. Prüfen Sie, ob eine beglaubigte Übersetzung nötig ist und ob das Dokument eine begrenzte Gültigkeitsdauer hat.
6. Enthält die Akte Dokumente aus mehr als einem Bundesstaat oder gemischter Herkunft (bundesstaatlich und föderal), trennen Sie diese und behandeln Sie sie als eigenständige Verfahren.