Was tun, wenn ein Konsulat Ihr apostilliertes Dokument ablehnt

Erster Schritt: Fordern Sie den Grund schriftlich an

Bitten Sie das Konsulat, die Botschaft oder die empfangende Behörde, das Dokument und den konkreten Mangel genau zu benennen: falsche oder unleserliche Unterschrift, nicht beglaubigte Kopie, fehlende oder unvollständige Übersetzung, ein Dokument, das aufgrund einer Altersgrenze oder nach eigenem Ermessen der empfangenden Behörde als zu alt gilt, eine Namensabweichung zwischen Dokumenten, die falsche Apostille-Behörde, ein für die Apostille nicht zulässiges Dokument, eine Verwendung in einem Land, für das eine andere Authentifizierungskette galt, oder ein Dokument, das verändert wirkt. Eine allgemeine Antwort wie „Dokument unvollständig" reicht nicht aus, um das Problem zu beheben; ist der Hinweis unklar, bitten Sie schriftlich um Klarstellung, bevor Sie Zeit und Geld darauf verwenden, etwas zu wiederholen, das vielleicht gar nicht das eigentliche Problem war.

Prüfen Sie, ob Sie die richtige Apostille-Behörde genutzt haben

Einer der häufigsten und am leichtesten zu übersehenden Fehler ist, ein Dokument bei der falschen Behörde apostillieren zu lassen. Ein FBI-Führungszeugnis benötigt eine föderale Apostille, die beim U.S. Department of State beantragt wird, nicht bei einem Bundesstaat. Eine bundesstaatliche Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde folgt der Zuständigkeit des Bundesstaats, der das Dokument ausgestellt hat, unabhängig davon, wo die Person heute lebt. Eine in New York ausgestellte Geburtsurkunde muss den zuständigen Authentifizierungsweg von New York durchlaufen; Florida kann sie nicht einfach apostillieren, nur weil die antragstellende Person mittlerweile dort lebt. Eine private notarielle Beurkundung, etwa eine vor einem Notar unterschriebene eidesstattliche Erklärung (affidavit), ersetzt keine offizielle beglaubigte Kopie der zuständigen Registerbehörde. Klären Sie zuerst, um welche Art von Dokument es sich handelt und welche Behörde es ausgestellt hat, statt anzunehmen, dass Ihr aktueller Wohnsitzstaat automatisch der richtige ist.

Prüfen Sie das zugrunde liegende Dokument, nicht nur die Apostille

• Handelt es sich um ein Original oder eine zulässige beglaubigte Kopie, oder um eine einfache Fotokopie ohne Beweiswert?
• Sind Unterschrift, gedruckter Name der zuständigen Person, Amtsbezeichnung, Siegel und Datum vollständig und lesbar?
• Verlangt die empfangende Behörde eine „lange" Fassung (mit mehr Angaben) oder eine kürzlich ausgestellte Version?
• Stimmen Namen, Nachnamen und Daten zwischen Dokument, Reisepass und Antragsformular überein?
• Zeigt das Dokument Anzeichen einer Veränderung, etwa lose Seiten, entfernte Klammern oder Streichungen?

Verändern Sie den Verbund aus Dokument und Apostille nicht

Trennen oder verändern Sie den apostillierten Verbund nicht physisch: Entfernen Sie keine Heftklammern, schneiden Sie keine Seiten zu und lösen Sie die Apostille nicht vom Dokument, um sie getrennt einzuscannen. Manche empfangenden Behörden stellen die Unversehrtheit der Akte infrage, wenn die Apostille abgelöst, neu geordnet oder verändert wurde, selbst wenn dies in bester Absicht geschah, um sie „ordentlich zu organisieren". Wurde das Dokument bereits auseinandergenommen oder beschädigt, fragen Sie bei der empfangenden Behörde nach, ob es vollständig ersetzt und neu apostilliert werden muss, statt zu versuchen, es selbst zu reparieren.

Prüfen Sie die Übersetzung und das angegebene Zielland

Klären Sie, wer zur Übersetzung des Dokuments berechtigt ist und welche Seiten genau übersetzt werden müssen. Klären Sie außerdem, ob die empfangende Behörde verlangt, dass auch die Apostille, Siegel oder beigefügte Zertifizierungen übersetzt werden, eine Anforderung, die je nach Land und Verfahren unterschiedlich ist, und ob das Konsulat oder die Behörde ausdrücklich eine vereidigte, beglaubigte oder in dieser Jurisdiktion registrierte Übersetzung verlangt; ein für ein Land zugelassener Übersetzer ist es nicht zwangsläufig auch für ein anderes. Prüfen Sie zudem, ob das im Apostille-Antrag angegebene Zielland von Anfang an korrekt war und ob dieses Land gemeinsam mit den Vereinigten Staaten tatsächlich Vertragspartei des Apostille-Übereinkommens ist; nimmt das Zielland nicht am Übereinkommen teil, kann das Dokument je nach diesem Land eine andere Authentifizierungs- und Legalisationskette benötigen, und das lässt sich durch keine zusätzliche Apostille allein korrigieren.

Schritt-für-Schritt-Korrekturplan

1. Bewahren Sie den schriftlichen Ablehnungsbescheid mit Datum und angegebenem Grund auf.
2. Vergleichen Sie die Ablehnung mit der aktuell gültigen offiziellen Checkliste der empfangenden Behörde, nicht mit einem älteren Leitfaden oder einem für ein anderes Land.
3. Bestimmen Sie das erste Glied der Kette, das versagt hat: zugrunde liegendes Dokument, Apostille-Behörde, Übersetzung oder Format der Einreichung.
4. Erneuern oder rezertifizieren Sie nur, was unbedingt nötig ist; wiederholen Sie nicht den gesamten Prozess, wenn das Problem punktuell war.
5. Beantragen Sie eine neue Apostille, wenn dies tatsächlich erforderlich ist, zum Beispiel wenn sich das zugrunde liegende Dokument geändert hat, die erste Apostille bei einer nicht zuständigen Behörde beantragt wurde oder die empfangende Behörde ein neues Exemplar verlangt.
6. Lassen Sie die vollständige Akte unabhängig prüfen, bevor Sie sie erneut einreichen, und gleichen Sie jedes Element mit dem ursprünglichen Ablehnungsgrund ab.

Häufige Ablehnungsfälle und ihre eigentliche Ursache

• „Das Dokument ist abgelaufen": manche Behörden verlangen, dass die Urkunde oder Bescheinigung ein aktuelles Ausstellungsdatum trägt, nicht nur, dass das darin verzeichnete Ereignis lange zurückliegt. Prüfen Sie, ob Sie eine neue beglaubigte Kopie benötigen.
• „Die Unterschrift stimmt nicht überein": das kann bedeuten, dass die Apostille bei einer Behörde beantragt wurde, die für diese Unterschrift oder die Zulassung des Notars nicht zuständig war. In diesem Fall muss in der Regel der Authentifizierungsweg korrigiert werden.
• „Es fehlt die Legalisation, nicht die Apostille": das tritt auf, wenn das Zielland nicht Vertragspartei des Haager Apostille-Übereinkommens ist, und das Dokument kann je nach Zielland eine andere Authentifizierungs- und Legalisationskette erfordern.
• „Die Übersetzung ist nicht gültig": meist liegt es daran, dass der Übersetzer die spezifische Anforderung des Konsulats (vereidigt, beglaubigt oder registriert) nicht erfüllte, oder dass zu viele oder zu wenige Seiten übersetzt wurden.