Como organizar um projeto de apostila com vários documentos sem que caduquem em datas diferentes

Por que motivo um mesmo processo pode caducar aos poucos

Cada documento de um projeto pode vir de uma autoridade diferente: um estado, um condado, uma agência federal. Cada uma tem o seu próprio ritmo de processamento, que varia consoante o gabinete e a carga de trabalho do momento, pelo que não convém presumir que todos os documentos avançam ao mesmo ritmo. Se a isso juntarmos o facto de o país de destino poder exigir uma validade máxima diferente para cada tipo de documento, é fácil que o documento mais rápido de obter acabe por caducar enquanto espera que os restantes fiquem prontos. Se o seu projeto combina documentos de vários estados e do governo federal, também lhe pode interessar o nosso guia sobre documentos de vários estados e do governo federal: pode uma única empresa de apostila tratar de tudo?, onde explicamos como coordenamos esse tipo de processo completo.

Passo 1: faça a lista completa antes de solicitar o primeiro documento

Antes de solicitar qualquer documento, escreva a lista completa: que documento é, quem o emite, em que estado ou agência, e para que autoridade de destino se destina. Ver todo o projeto em conjunto, antes de começar, é o que permite planear a ordem correta em vez de ir resolvendo cada documento separadamente à medida que surge um problema.

Passo 2: confirme a validade máxima que o destino aceita para cada documento

A validade aceitável para um documento apostilado é determinada pela autoridade recetora no destino, e varia consoante o país e o tipo de documento; não existe uma regra geral aplicável a todos os casos. Confirme por escrito, para cada documento da sua lista, qual é a validade máxima que essa autoridade específica aceita antes de solicitar o documento, não depois. Este passo, mais do que qualquer outro, é o que evita ter de repetir um processo inteiro por causa de um documento que caducou enquanto esperava pelos restantes.

Passo 3: identifique quais os documentos que devem avançar primeiro

Com a validade máxima confirmada para cada documento, compare esse valor com o tempo que normalmente demora a obtê-lo e a apostilá-lo. Os tempos de processamento variam consoante o estado ou a agência e a carga de trabalho do momento, pelo que convém confirmar os prazos em vigor antes de planear em torno de uma data específica. Em termos gerais, convém começar pelos documentos que tendem a demorar mais a processar ou que têm a validade máxima mais curta no destino, para que não se tornem o obstáculo de todo o projeto.

Passo 4: aproveite que muitos documentos não dependem uns dos outros

Uma certidão de nascimento de um estado, um registo de antecedentes do FBI e um diploma de outro estado normalmente podem solicitar-se em paralelo, porque cada processo depende de uma autoridade diferente e não de outro documento estar pronto primeiro. Solicitar em paralelo, em vez de esperar que um documento fique concluído antes de iniciar o seguinte, costuma encurtar o tempo total do projeto, desde que cada documento seja solicitado corretamente desde o início.

Passo 5: mantenha uma lista de acompanhamento simples

Uma lista simples, com uma linha por documento e colunas para autoridade emissora, data de solicitação, estado atual do processo e validade máxima aceite, é suficiente para evitar surpresas. Reveja-a periodicamente para confirmar que nenhum documento já apostilado está a aproximar-se do seu prazo de validade enquanto os restantes continuam em processo. Em projetos com mais de dois ou três documentos, esta lista é o que faz a diferença entre entregar todo o conjunto válido e ter de repetir um processo por causa de uma caducidade evitável.

Erros comuns que geram caducidades cruzadas

• Solicitar os documentos pela ordem em que se lembra deles, e não pela ordem em que deveriam avançar segundo a sua validade máxima e o seu tempo de processamento.
• Presumir que todos os países aceitam a mesma validade máxima para o mesmo tipo de documento.
• Esperar até ter todos os documentos completos antes de iniciar a tradução certificada, quando esta também pode ser coordenada em paralelo.
• Não confirmar a validade máxima com o destino até depois de já ter solicitado o documento.
• Não manter um registo centralizado quando o projeto envolve mais de dois ou três documentos.

Se preferir que tratemos de toda a sequenciação por si, envie-nos a sua lista de documentos através da nossa página de coordenação de apostila multiestado e federal: identificamos a autoridade e a ordem recomendada para cada documento antes de solicitar seja o que for.