O que fazer se um consulado rejeitar o seu documento apostilado

Primeiro passo: peça o motivo por escrito

Solicite ao consulado, embaixada ou autoridade recetora que identifique com precisão o documento e a deficiência específica: assinatura incorreta ou ilegível, cópia não certificada, tradução em falta ou incompleta, documento vencido pela antiguidade ou segundo o critério do recetor, nome inconsistente entre documentos, autoridade de apostila incorreta, documento não elegível para apostila, uso num país para o qual correspondia outra cadeia de autenticação, ou documento com aparência de ter sido alterado. Uma resposta genérica como "documento incompleto" não é suficiente para corrigir o problema; se o aviso não for claro, peça por escrito que lhe esclareçam antes de gastar tempo e dinheiro a voltar a tramitar algo que talvez não fosse o problema real.

Verifique se usou a autoridade de apostila correta

Um dos erros mais comuns, e mais fáceis de deixar passar, é apostilar um documento perante a autoridade errada. Uns antecedentes do FBI exigem apostila federal, tramitada perante o Departamento de Estado dos EUA, não perante um estado. Uma certidão estatal de nascimento, casamento ou óbito segue a autoridade do estado que emitiu o documento, independentemente de onde a pessoa resida atualmente. Uma certidão emitida por Nova Iorque tem de seguir a via de autenticação competente de Nova Iorque; a Flórida não pode apostilá-la só porque o requerente vive lá. Uma notarização privada (por exemplo, um affidavit assinado perante notário) não substitui uma certified copy oficial emitida pela conservatória correspondente. Confirme primeiro que tipo de documento tem e que autoridade o emitiu, em vez de presumir que o estado onde vive é o correto.

Verifique o documento base, não apenas a apostila

• É um original ou uma cópia certificada aceitável, ou é uma fotocópia simples sem valor probatório?
• Tem assinatura legível, nome impresso do funcionário, cargo, selo e data completos?
• A autoridade recetora exige um formato "longo" (com mais dados) ou uma versão emitida recentemente?
• Coincidem os nomes, apelidos e datas entre o documento, o passaporte e o formulário de pedido?
• O documento apresenta sinais de alteração, como páginas soltas, agrafos removidos ou rasuras?

Não altere o conjunto documento-apostila

Não separe nem altere fisicamente o conjunto apostilado: não retire agrafos, não corte páginas nem separe a apostila do documento para o digitalizar em separado. Algumas autoridades recetoras podem questionar a integridade do processo se a apostila tiver sido separada, reordenada ou modificada, mesmo quando isso foi feito com a melhor intenção de "organizar" o conjunto. Se o documento já tiver sido desmontado ou danificado, pergunte à autoridade recetora se deve ser substituído por completo e apostilado de novo, em vez de tentar repará-lo por conta própria.

Reveja a tradução e o destino declarado

Confirme quem está autorizado a traduzir o documento e exatamente que páginas devem ser traduzidas. Confirme também se a autoridade recetora exige a tradução da apostila, dos selos ou das certificações anexas, um requisito que varia consoante o país e o processo, e se o consulado ou a autoridade exige especificamente um tradutor juramentado, certificado ou registado nessa jurisdição; um tradutor válido para um país pode não o ser para outro. Verifique também que o país indicado no pedido de apostila foi o destino correto desde o início, e que esse país é efetivamente parte da Convenção da Apostila juntamente com os Estados Unidos; se o país de destino não participar na Convenção, o documento pode exigir uma cadeia de autenticação e legalização distinta consoante esse país, e isso é algo que nenhuma apostila adicional corrige por si só.

Plano de correção passo a passo

1. Conserve o aviso de rejeição por escrito, com data e o motivo indicado.
2. Compare a rejeição com o checklist oficial em vigor da autoridade recetora, não com um guia antigo ou de outro país.
3. Identifique a primeira falha na cadeia: documento base, autoridade de apostila, tradução ou formato de apresentação.
4. Reemita ou recertifique apenas o estritamente necessário; não repita todo o processo se o problema foi pontual.
5. Solicite uma nova apostila quando for realmente necessário, por exemplo, se o documento base mudou, a primeira apostila foi obtida perante uma autoridade sem competência ou a autoridade recetora exige um novo exemplar.
6. Faça uma revisão independente do processo completo antes de voltar a apresentá-lo, comparando cada peça com o motivo original da rejeição.

Casos frequentes de rejeição e a sua causa real

• "O documento está vencido": algumas autoridades exigem que a certidão tenha uma data de emissão recente, não apenas que o facto registado seja antigo. Verifique se precisa de uma cópia certificada nova.
• "A assinatura não corresponde": pode indicar que a apostila foi pedida perante uma autoridade sem competência sobre essa assinatura ou a comissão do notário. Nesse caso, normalmente é necessário corrigir a via de autenticação.
• "Falta legalização, não apostila": ocorre quando o país de destino não é parte da Convenção de Haia sobre apostilas, e o documento pode exigir uma cadeia de autenticação e legalização distinta, consoante o país de destino.
• "A tradução não é válida": costuma dever-se a o tradutor não cumprir o requisito específico do consulado (juramentado, certificado ou registado) ou a terem sido traduzidas páginas a mais ou a menos.