A autoridade correta não se escolhe pelo país de destino nem pelo local onde vive. Determina-se pela origem da assinatura ou do selo público que consta no documento, e é essa distinção que separa uma apostila estadual de uma apostila federal.
Pergunte quem emitiu ou certificou o documento, não quem precisa dele nem onde essa pessoa vive. Nos Estados Unidos, cada um dos 50 estados, o Distrito de Columbia e os territórios têm a sua própria autoridade de apostila, quase sempre a Secretaria de Estado ou um gabinete equivalente, e essa autoridade só apostila documentos emitidos, registados ou notarizados dentro da sua própria jurisdição. O governo federal, através do Office of Authentications do Departamento de Estado dos EUA, apostila exclusivamente documentos provenientes de uma agência federal, de um tribunal federal ou de um funcionário federal no exercício das suas funções.
Dito de outra forma: a pergunta não é «em que estado vivo?» nem «para que país vou?». A pergunta é «de onde vem a assinatura ou o selo que precisa de ser autenticado?». Uma certidão de nascimento, uma certidão de casamento, uma sentença judicial estadual ou um ato notarial correspondem quase sempre à via estadual. Um documento assinado por um funcionário federal (como um relatório de antecedentes do FBI) segue a via federal, independentemente do estado onde resida quem o solicita.
Exemplo: viver na Flórida não transforma numa certidão da Flórida uma certidão de nascimento emitida em Nova Iorque. Esse documento deve ser apostilado junto da autoridade de Nova Iorque, porque foi Nova Iorque quem registou o nascimento e quem pode certificar a assinatura do funcionário que o emitiu.
A via estadual aplica-se quando a assinatura ou o registo a autenticar pertence a um estado ou a um dos seus funcionários, incluindo notários licenciados por esse estado. Entre os documentos que costumam seguir esta via estão:
O detalhe exato muda de estado para estado: alguns exigem que a cópia notarizada inclua uma linguagem específica; outros pedem o selo em relevo do condado antes de a Secretaria de Estado emitir a apostila. Antes de notarizar uma cópia ou uma assinatura, vale a pena confirmar que formato aceita o gabinete estadual que, no final, vai emitir a apostila: repetir uma notarização mal feita custa tempo e, nalguns casos, obriga a solicitar um novo documento.
A via federal aplica-se quando a assinatura a autenticar pertence a uma agência, um tribunal ou um funcionário do governo federal dos Estados Unidos. Os casos mais comuns são:
O Departamento de Estado adverte que não se deve notarizar um documento federal original para tentar acelerar o processo: notarizar uma assinatura federal não a transforma numa assinatura estadual, e pode inutilizar o documento para a via correta ou obrigar a solicitar um substituto. Se o documento federal precisar de uma certificação adicional antes da apostila, essa certificação deve ser solicitada à mesma agência federal que o emitiu, não a um notário privado.
A maioria dos documentos é clara, mas alguns casos geram dúvidas. Para os resolver, convém responder a três perguntas por ordem:
Se, depois destas três perguntas, ainda houver dúvida, por exemplo, com certos documentos militares, consulares ou de agências com presença estadual e federal ao mesmo tempo, o mais seguro é consultar diretamente o gabinete emissor antes de notarizar ou enviar qualquer coisa para apostilar.
Espanha, França ou o México podem ser o país de destino, mas nenhum deles decide se a apostila americana deve ser estadual ou federal: essa decisão depende exclusivamente de quem emitiu o documento dentro dos Estados Unidos. Primeiro identifica-se a origem da assinatura; só depois se verifica se o país recetor aceita apostila ao abrigo da Convenção da Haia ou se, por não ser parte da convenção, exige legalização consular em vez disso.
Este erro é frequente porque muitas pessoas começam a investigação a perguntar «o que exige a Espanha para este processo?» em vez de «quem emitiu este documento nos Estados Unidos?». As duas perguntas são necessárias, mas por ordem diferente: a origem do documento determina que autoridade americana o apostila; o país de destino determina se essa apostila é suficiente por si só ou se, além disso, é preciso legalização, tradução ou outro requisito adicional.
Alguns cenários frequentes merecem atenção especial:
Enviar um documento ao gabinete que não corresponde quase sempre termina em rejeição ou devolução, não numa apostila inválida: a autoridade estadual simplesmente não consegue verificar uma assinatura federal na sua base de dados, e vice-versa. O resultado habitual é o documento voltar sem apostila, com perda do tempo de envio e, nalguns casos, de uma taxa de processamento. Quando o documento tinha um prazo apertado, esse tempo perdido pode obrigar a solicitar um novo documento ou a reagendar um processo no país de destino. Por isso, convém confirmar a via correta antes de enviar o original, especialmente se o processo combinar documentos estaduais e federais.
Tem mais dúvidas? Escreva-nos com o seu caso específico e analisamo-lo consigo.
Conteúdo informativo. A Integramerica não é um escritório de advocacia e não presta aconselhamento jurídico. Os requisitos e a aceitação final dependem da autoridade recetora. Requisitos oficiais revistos pela última vez: agosto de 2026.
Envie-nos o tipo de documento, o estado ou agência que o emitiu e o país de destino. Revemos a via documental antes de incorrer em despesas desnecessárias.
