Como apostilar antecedentes do FBI para o visto não lucrativo de Espanha

Que documento deve pedir

O documento correto chama-se Identity History Summary, vulgarmente conhecido como "FBI background check" ou relatório de antecedentes do FBI. Pede-se mediante impressões digitais, seja através de um canalizador autorizado (channeler) que envia o pedido eletronicamente, seja por correio postal diretamente à Divisão de Serviços de Informação de Justiça Criminal do FBI. Se usar um channeler, escolha apenas um que conste da lista oficial de FBI-approved Channelers; usar um intermediário não autorizado pode invalidar o pedido ou gerar atrasos. As instruções consulares consultadas indicam, de forma consistente, que os certificados locais ou estaduais, como os emitidos por um sheriff, um departamento de polícia municipal ou o repositório de antecedentes de um estado, não substituem o relatório federal para este requisito específico. Quando o consulado exige especificamente o FBI Identity History Summary, um certificado estadual ou local não o substitui.

Antes de enviar as suas impressões digitais, verifique que o nome, a data de nascimento e os demais dados pessoais coincidem exatamente com os do seu passaporte e com o resto do seu processo consular. Uma discrepância menor, como um apelido omitido ou uma data mal transcrita, pode obrigá-lo a repetir todo o processo.

A apostila correta é federal

O FBI é uma agência federal do governo dos Estados Unidos, não uma dependência estadual. Por isso a apostila do seu relatório não se tramita perante a Secretaria de Estado (Secretary of State) da Flórida, do Texas, de Nova Iorque ou de qualquer outro estado; a apostila federal obtém-se através da Office of Authentications do U.S. Department of State, em Washington D.C. Esta é, provavelmente, a confusão mais frequente neste processo: muitas pessoas já estão familiarizadas com apostilar certidões de nascimento ou casamento (documentos estaduais) e presumem, por hábito, que o mesmo procedimento se aplica ao relatório do FBI.

A apostila deve autenticar a assinatura federal que consta do relatório original do FBI, não uma assinatura notarial acrescentada depois por conveniência. Não transforme o relatório do FBI num documento notarial privado para tentar obter uma apostila estadual. Quando o requisito é apostilar o relatório federal do FBI, a autenticação correspondente é federal e tramita-se perante o U.S. Department of State.

Ordem recomendada

1. Confirme o consulado espanhol que corresponde ao seu domicílio e reveja o seu checklist em vigor, porque os requisitos podem variar ligeiramente de um distrito consular para outro.
2. Peça o relatório do FBI com antecedência suficiente, seja por channeler ou por correio, sabendo que os tempos de processamento variam e convém confirmar a estimativa em vigor no momento do pedido.
3. Reveja cuidadosamente o seu nome, data de nascimento e demais dados identificativos do relatório antes de iniciar a apostila; um erro aqui transfere-se para a apostila e para a tradução.
4. Obtenha a apostila federal perante a Office of Authentications do Department of State.
5. Prepare a tradução para português do conjunto completo, relatório mais apostila, conforme o formato e o tipo de tradutor que o seu consulado exigir.
6. Não retire agrafos, não separe a apostila do documento nem tente fotocopiar e voltar a unir as páginas: o conjunto deve chegar íntegro, tal como foi emitido.

Exemplo: se a sua marcação consular for dentro de quatro meses, trabalhar para trás significa reservar tempo para as impressões digitais, o processamento do FBI, o envio por correio de e para Washington D.C. para a apostila e, por fim, a tradução. Deixar estes passos para o último mês aumenta significativamente o risco de chegar à marcação com documentação incompleta ou fora de validade.

Validade e calendário

Alguns consulados espanhóis nos Estados Unidos, como o de Houston, exigem que o relatório do FBI não tenha mais de seis meses de emitido no momento de apresentar o pedido. Confirme a validade exigida pelo seu consulado, porque tem de cumprir o requisito em vigor na data de apresentação, e esse prazo conta-se em relação à data da marcação ou da entrega do processo, não à data em que lhe seja mais conveniente iniciar o trâmite. Por isso convém planear para trás a partir da marcação: identifique o prazo limite, subtraia o tempo que provavelmente levará cada passo, como impressões digitais, processamento do FBI, apostila, envio e tradução, e acrescente uma margem razoável para imprevistos, como uma devolução do correio ou uma discrepância de dados que obrigue a repetir um passo.

Os tempos de processamento do FBI, do correio e da apostila mudam consoante o volume de pedidos e não convém basear-se em números específicos encontrados em fóruns ou guias na internet, incluindo este. Confirme sempre a estimativa em vigor diretamente com a fonte correspondente no momento de iniciar o processo.

Se viveu noutros países

Além do relatório do FBI, o visto pode exigir certificados de antecedentes criminais de qualquer outro país onde tenha residido durante o período que o consulado especificar (frequentemente os anos recentes antes do pedido, embora o período exato seja determinado pelo consulado, não por este guia). Isto é habitual entre requerentes que viveram ou trabalharam no estrangeiro antes de se estabelecerem nos Estados Unidos.

Cada certificado estrangeiro segue as regras de legalização do seu próprio país de origem: alguns países emitem apostila por fazerem parte da Convenção de Haia, enquanto outros exigem legalização consular tradicional, com passos adicionais perante o ministério correspondente e a embaixada ou consulado de Espanha nesse país. Cada documento pode, além disso, requerer a sua própria tradução oficial para português, independente da tradução do relatório do FBI.

Exemplo: uma pessoa que tenha residido na Alemanha e posteriormente nos Estados Unidos poderá precisar tanto do relatório do FBI norte-americano como do certificado alemão correspondente. Cada documento deve cumprir separadamente os requisitos de autenticação ou apostila aplicáveis no seu país de emissão e os requisitos do consulado espanhol, cada um com a sua própria tradução. Misturar o processo de um país com o de outro é uma fonte comum de erros.

O que a apostila não garante

Convém ser claro sobre os limites deste passo: a apostila certifica a origem de uma assinatura e a qualidade oficial de quem a assinou. Não certifica que o conteúdo do relatório seja favorável, não acelera a decisão consular e, sobretudo, não garante a aprovação do visto. Um processo documental correto é uma condição necessária, mas a elegibilidade, os meios económicos, o seguro de saúde e os demais requisitos do visto não lucrativo são avaliados pelo consulado segundo os seus próprios critérios.

Ter isto claro desde o início ajuda a concentrar o esforço onde é devido: em preparar o documento correto, da forma correta, e não em tratar a apostila como um passo que por si só resolve o pedido de visto.

Erros que causam atrasos

• Enviar um background check estadual ou local em vez do relatório federal do FBI.
• Pedir uma apostila estadual (da Flórida, do Texas, etc.) para um documento que é federal.
• Notarizar o relatório original antes de o apostilar, como se fosse um documento privado.
• Retirar o agrafo, separar folhas ou alterar de qualquer forma um conjunto já apostilado.
• Usar uma tradução que não cumpre os requisitos do consulado correspondente.
• Guiar-se pelo checklist de outro distrito consular em vez do que corresponde ao seu domicílio.
• Deixar o pedido do relatório do FBI para o último mês antes da marcação, sem margem para imprevistos.