Obtive a apostila do estado errado: pode corrigir-se?

A apostila segue o documento, não a pessoa

Uma apostila certifica a assinatura, o selo ou o cargo do funcionário que emitiu ou certificou o documento. Por isso, a autoridade competente para a emitir é sempre a do local onde ocorreu esse ato — emissão, certificação ou notarização —, independentemente de onde viva hoje o requerente. Uma certidão de nascimento, casamento ou óbito emitida por Nova Iorque segue a autoridade de Nova Iorque, ainda que a pessoa viva há vinte anos na Flórida. Uma notarização feita perante um notário da Califórnia segue a autoridade da Califórnia, mesmo que o documento vá ser usado noutro país enquanto o requerente vive num terceiro estado. O estado de residência atual do requerente, na maioria dos casos, simplesmente não é um fator.

O caso especial dos documentos federais

Alguns documentos não seguem a autoridade de nenhum estado: os antecedentes criminais do FBI, por exemplo, exigem apostila federal, tratada exclusivamente junto do Departamento de Estado dos EUA. Nenhum estado, nem sequer a Flórida, tem competência para apostilar um documento federal. Confundir esta categoria com um documento estadual é outra variante frequente do mesmo erro: presume-se que qualquer apostila da Flórida serve, quando na realidade o documento nunca deveria ter passado por um gabinete estadual. Veja a diferença completa entre os dois tipos no nosso guia sobre apostila estadual vs. federal.

Pode "corrigir-se" uma apostila do estado errado?

Em termos gerais, não existe um processo de correção para uma apostila emitida por uma autoridade que não tinha competência sobre esse documento. A apostila certifica que a assinatura ou o selo são autênticos segundo os registos de quem a emitiu; se essa autoridade nunca teve o documento correto no seu sistema — porque o ato que autentica ocorreu noutro estado — a apostila não pode simplesmente "arranjar-se" nem ser transferida para a autoridade competente. O habitual é que o documento tenha de passar de novo pelo processo de apostila, desta vez junto do estado ou da autoridade federal correta. Não existe um atalho geral para evitar este passo; evite-o desde o início confirmando a autoridade correta antes de solicitar a apostila.

Como confirmar a autoridade correta antes de começar

Reveja o próprio documento antes de decidir onde solicitar a apostila: o gabinete, o registo civil, a agência estadual ou o notário que nele figura costuma indicar com clareza a jurisdição competente. Se tiver dúvidas sobre se um documento é estadual ou federal, ou sobre a que estado corresponde, confirme antes de pagar pelo processo; é mais económico verificá-lo primeiro do que repetir todo o processo depois. Se a rejeição já ocorreu, peça o motivo por escrito, tal como recomenda o nosso guia completo sobre o que fazer se um consulado rejeitar o seu documento apostilado, para confirmar que a autoridade errada foi efetivamente a causa antes de voltar a tratar do documento.

Exemplos que ajudam a identificar a autoridade correta

• Certidão de nascimento, casamento ou óbito. Segue o estado que a emitiu. Se nasceu no Texas e hoje vive na Flórida, a certidão apostila-se no Texas, não na Flórida.
• Procuração assinada perante um notário. Segue o estado onde ocorreu a notarização, não o estado de residência de quem assina nem o país onde a procuração vai ser usada.
• Diploma ou certificado de notas. Geralmente segue o estado onde a instituição educativa está autorizada a certificar o documento, de acordo com o seu próprio procedimento interno.
• Antecedentes criminais do FBI. É um documento federal; exige sempre apostila federal junto do Departamento de Estado dos EUA, independentemente do estado de residência do requerente.
• Documento corporativo emitido pela Secretaria de Estado de um estado. Segue o estado onde a empresa está constituída ou registada, não o estado onde opera ou onde vive o seu representante.

Estes exemplos ilustram o mesmo princípio geral: a pergunta correta não é "onde vivo?", mas sim "que gabinete assinou, notarizou ou certificou este documento?". Quando esse ponto não está claro, vale a pena confirmá-lo antes de solicitar qualquer apostila.