Por que rejeitaram a minha apostila? 10 problemas a verificar antes de recomeçar

Os dez problemas mais comuns

1. Autoridade de apostila errada. Um registo de antecedentes do FBI requer apostila federal junto do Departamento de Estado dos EUA, não de um estado; uma certidão estadual segue a autoridade do estado que a emitiu, não o estado onde a pessoa reside hoje. Se obteve a apostila no estado errado, veja o nosso guia específico: obtive a apostila do estado errado, pode ser corrigida?
2. Documento base defeituoso. Uma fotocópia simples, sem certificação, não tem o mesmo valor que uma cópia certificada emitida pelo cartório ou registo correspondente. Verifique também se tem assinatura legível, selo e data completos.
3. Problemas de tradução. Tradutor não reconhecido pela autoridade recetora, páginas a mais ou a menos traduzidas, ou falta de tradução da própria apostila e dos seus selos quando o destino o exige.
4. Documento expirado ou demasiado antigo. Algumas autoridades exigem uma data de emissão recente do documento base, não apenas que o facto registado seja antigo. Veja o detalhe em o meu documento apostilado está muito antigo: preciso de uma nova apostila ou de um novo documento?
5. Discrepância de nomes. Um nome que não coincide exatamente entre o documento, o passaporte e o requerimento, por exemplo devido a apelido de casada ou a uma transliteração diferente, é uma causa de rejeição frequente. Veja discrepância de nome em documentos apostilados: o que fazer primeiro.
6. Falta um documento adicional exigido. Alguns processos requerem, além do documento apostilado, um formulário, uma tradução certificada em separado ou um documento de apoio que o requerente não tinha incluído.
7. Apostila fisicamente danificada ou destacada. Agrafos removidos, páginas soltas ou a apostila separada do documento podem levar a autoridade recetora a questionar a integridade do processo, mesmo que o conteúdo seja genuíno.
8. Assumiram-se os requisitos do país errado. Verificar o checklist de um país diferente, ou de um processo semelhante mas não idêntico, pode levar a preparar um processo que não cumpre o que o destino declarado realmente exige.
9. Formato que a autoridade recetora não aceita. Alguns processos exigem uma versão "longa" do documento, um exemplar recente ou uma ordem específica das páginas que o processo apresentado não seguia.
10. Apostila correta, mas o documento base tem um problema de fundo. A apostila pode ser perfeitamente válida e, ainda assim, o documento subjacente não cumprir o conteúdo, o formato ou o requisito substantivo que a autoridade estrangeira pede. Este caso é explicado em detalhe em pode uma apostila estar correta mas a autoridade estrangeira ainda assim rejeitar o documento?

Como usar este checklist

Comece sempre pelo aviso de rejeição por escrito. Se a autoridade recetora não explicou o motivo com precisão, peça o esclarecimento antes de avançar; é exatamente o primeiro passo descrito no nosso guia completo sobre o que fazer se um consulado rejeitar o seu documento apostilado. Com o motivo em mãos, percorra as dez categorias deste checklist uma a uma e confronte-as com o seu processo, não com um guia genérico de outro país ou processo. Em muitos casos, a causa raiz corresponde a um ou dois pontos concretos, não a todo o processo, por isso reemita ou corrija apenas o estritamente necessário. Se preferir que revejamos o processo consigo antes de decidir o que reemitir, pode escrever-nos ou, se estiver no sul da Flórida, marcar uma consulta presencial no nosso escritório em Jupiter, Flórida; também atendemos por correio a partir de qualquer estado ou país.

Quando precisa mesmo de uma apostila nova, e quando não precisa

Precisa de uma apostila nova quando o problema está na própria apostila: foi emitida por uma autoridade sem competência sobre esse documento, ou o documento base mudou (por exemplo, uma fotocópia foi substituída por uma cópia certificada) e esse novo exemplar tem de ser apostilado do zero. Não precisa de uma apostila nova quando o problema está exclusivamente na tradução, num documento adicional em falta ou num requisito de formato da autoridade recetora: nesses casos, o documento já apostilado costuma continuar válido e só é necessário corrigir a peça específica que falhou. Confundir estas duas situações é a razão mais comum pela qual alguém paga para repetir todo o processo sem necessidade, ou, ao contrário, reenvia o mesmo processo sem corrigir a causa real.