Discrepância de nome em documentos de nascimento, casamento ou apostilados: o que fazer primeiro

Porque é que a coincidência exata de nomes importa tanto

Uma autoridade recetora que analisa um processo — um consulado, uma universidade, um registo civil estrangeiro — precisa de conseguir confirmar que o passaporte, o documento apostilado e o pedido correspondem todos à mesma pessoa. Na prática, o nome é o principal ponto de comparação entre esses documentos. Quando o nome não coincide exatamente, a autoridade recetora não pode presumir que se trata da mesma pessoa sem prova adicional que o confirme, mesmo que para o requerente a ligação seja óbvia. Esta discrepância pode surgir sozinha ou juntamente com outros problemas do processo, pelo que convém rever o resto do documento com o mesmo cuidado.

Causas comuns de discrepância

• Nome de solteira face a nome de casada. A certidão de nascimento mostra um apelido, e o passaporte ou um documento posterior mostra o apelido adotado após o casamento.
• Diferenças de transliteração. Quando um nome passa de um alfabeto ou idioma para outro, podem surgir variações legítimas de ortografia entre um documento e outro.
• Ordem ou convenção de apelidos diferente. Alguns países usam convenções de nome e apelido diferentes das dos EUA, o que pode gerar aparentes inconsistências entre documentos que na realidade se referem à mesma pessoa.
• Um erro tipográfico no documento original. Por vezes a discrepância não vem de uma mudança de nome legítima, mas de um erro da repartição que emitiu o documento.

Os dois caminhos para o resolver

Se a discrepância refletir uma mudança de nome legítima, como um casamento, o que geralmente se precisa é de um documento adicional que ligue ambos os nomes, por exemplo uma certidão de casamento ou um documento de mudança de nome, também apostilado se a autoridade recetora o exigir. Se, pelo contrário, a discrepância se dever a um erro no documento original — um nome mal escrito pela repartição que o emitiu —, o caminho correto costuma ser solicitar uma cópia corrigida ou reemitida junto dessa mesma repartição de registo, e não simplesmente voltar a apostilar a versão com o erro. Em ambos os casos, a apostila que já tem continua válida enquanto autenticação de assinatura; o problema está no conteúdo do documento base, não na apostila. Que documento específico aceita cada autoridade recetora como prova de ligação entre nomes varia consoante o país e o processo, pelo que deve confirmá-lo diretamente com ela antes de reunir a documentação.

Antes de voltar a apresentar o processo

Reúna todos os documentos que mostram o historial do nome — certidão de nascimento, certidão de casamento, mudanças de nome anteriores, passaporte atual — e compare-os entre si antes de decidir o que reemitir. Se o aviso de rejeição não explicou com precisão qual era a inconsistência, peça o esclarecimento por escrito; é o mesmo primeiro passo que recomendamos no nosso guia completo sobre o que fazer se um consulado rejeitar o seu documento apostilado. Se o documento com o nome inconsistente também tiver um problema de validade, consulte também o meu documento apostilado é muito antigo: preciso de uma nova apostila ou de um novo documento?, já que ambos os problemas podem coincidir no mesmo processo.