Vous déménagez en Espagne ? Quels documents américains ont généralement besoin d'une apostille

Antécédents judiciaires : le document qui suscite le plus de doutes

Pour plusieurs catégories de visa espagnol, le consulat compétent pour votre adresse peut exiger un certificat d'antécédents judiciaires. Pour les résidents des États-Unis, ce document est généralement le FBI Identity History Summary, et non un rapport d'État ou local. Par exemple, le Consulat général d'Espagne à Houston exige expressément le FBI Identity History Summary avec apostille fédérale pour le visa non lucratif, et n'accepte pas un antécédent d'État en remplacement. S'agissant d'un document émis par une agence fédérale, l'apostille correspondante est traitée par l'Office of Authentications du U.S. Department of State, et non par la Secretary of State de Floride ni d'aucun autre État.

Toutes les catégories de visa n'exigent pas exactement le même antécédent ni dans les mêmes circonstances : confirmez toujours auprès de votre consulat si votre démarche précise exige le rapport du FBI, et à partir de quand sa validité est calculée.

Actes d'état civil : naissance et mariage

Si vous voyagez avec votre conjoint, partenaire ou enfants, ou si la démarche exige de prouver un lien familial, il est probable que vous ayez également besoin d'un acte de naissance ou de mariage apostillé. Contrairement au rapport du FBI, ces actes sont émis par le bureau d'état civil de l'État où la naissance ou le mariage a eu lieu, et sont apostillés par la Secretary of State de ce même État, et non par le gouvernement fédéral. Nous détaillons cette catégorie dans notre guide sur les actes de naissance et de mariage pour une demande de résidence en Espagne.

Diplômes et documents universitaires

Les personnes qui déménagent pour étudier, ou qui doivent justifier d'un diplôme universitaire dans le cadre d'un dossier d'immigration ou professionnel, présentent généralement des diplômes et relevés de notes. Ces documents, émis par des universités publiques ou privées, sont eux aussi généralement apostillés au niveau de l'État, par la Secretary of State de l'État où le document a été émis ou notarié.

Documents financiers et professionnels

De nombreux visas exigent de justifier de ressources financières suffisantes, ce qui peut inclure des relevés bancaires, des lettres d'emploi ou des justificatifs de revenus. Ces documents sont privés par nature : ils ne portent pas d'apostille par eux-mêmes à moins d'être d'abord notariés devant un notary public américain, et tous les consulats n'exigent même pas cette notarisation ou cette apostille. Avant de faire apostiller un relevé bancaire ou une lettre d'emploi « par précaution », confirmez auprès de votre consulat si la liste en vigueur l'exige réellement. Vous pouvez consulter la procédure complète dans notre guide sur l'apostille des relevés bancaires.

Si vous serez travailleur indépendant ou conserverez une entreprise aux États-Unis

Certains demandeurs du visa de télétravail international ou d'autres catégories liées à une activité professionnelle indépendante doivent justifier de l'existence et de l'activité d'une entreprise étrangère, au moyen de documents tels que des certificats de constitution ou des justificatifs d'activité commerciale. Chacun de ces documents suit sa propre filière d'authentification selon l'État où l'entité a été constituée, et tous ne nécessitent pas d'apostille ; confirmez auprès du consulat compétent lesquels exige précisément votre catégorie de visa.

La question qui détermine si l'apostille est étatique ou fédérale

Avec autant de documents différents en jeu, il convient de garder à l'esprit une seule règle : la filière d'apostille dépend de qui a émis ou certifié le document aux États-Unis, non du pays de destination ni de l'État où vous vivez actuellement. Un document signé par un fonctionnaire fédéral, comme le rapport du FBI, suit la filière fédérale auprès du Département d'État américain. Un document émis par un bureau d'état civil d'un État, une université ou un notaire suit la filière de cet État. Nous expliquons cette règle avec d'autres exemples dans notre guide sur l'apostille étatique et fédérale.

Erreurs courantes lors de la préparation des documents pour un déménagement en Espagne

• Supposer que toutes les catégories de visa espagnol exigent exactement le même antécédent judiciaire ou le même paquet de documents.
• Envoyer un antécédent d'État ou local alors que le consulat exige spécifiquement le rapport du FBI.
• Faire apostiller des documents financiers ou professionnels avant de confirmer si le consulat les exige réellement.
• Confondre la filière étatique des actes d'état civil et des diplômes avec la filière fédérale du rapport du FBI.
• Laisser toutes les démarches pour le dernier mois avant le départ, sans marge pour les imprévus.

Si vous déménagez en Espagne depuis la Floride, notamment depuis le sud de la Floride, notre page de service d'apostille à Jupiter, Floride pourrait aussi vous intéresser : nous y coordonnons des rendez-vous en personne pour examiner les documents avant de les envoyer à l'autorité compétente.