Ich habe Dokumente aus mehreren Bundesstaaten und von Bundesbehörden – kann eine einzige Apostille-Firma alles übernehmen?

Ein Vorgang, mehrere unterschiedliche Behörden

Kombiniert ein Vorgang Dokumente aus mehreren Bundesstaaten und von der Bundesregierung, hat jedes Element seine eigene ausstellende Behörde und, für die Apostille, seine eigene beglaubigende Behörde. Eine Geburtsurkunde wird bei dem Bundesstaat apostilliert, in dem die Geburt stattfand, nicht bei dem Bundesstaat, in dem Sie heute leben. Ein FBI-Führungszeugnis wird beim U.S. Department of State apostilliert, nicht bei einer Secretary of State eines Bundesstaats. Kommt noch ein Diplom aus einem anderen Bundesstaat oder eine in einem dritten notariell beglaubigte Vollmacht hinzu, kann der gesamte Vorgang drei, vier oder mehr unterschiedliche Behörden umfassen, jede mit ihrem eigenen Verfahren.

Möchten Sie zunächst die Logik hinter dieser Aufteilung verstehen, lesen Sie unseren Leitfaden zur bundesstaatlichen vs. föderalen Apostille: Die richtige Behörde hängt davon ab, wer das Dokument ausgestellt oder beglaubigt hat, nicht vom Zielland oder dem Bundesstaat, in dem Sie zufällig leben.

Ja, eine Firma kann den gesamten Vorgang koordinieren

Seit 2004 koordiniert Integramerica Dokumente aus allen 50 US-Bundesstaaten sowie berechtigte Bundesdokumente. Das bedeutet nicht, dass wir eine einzige generische Apostille auf den gesamten Satz anwenden – so funktioniert das System nicht –, sondern dass wir die vollständige Koordination übernehmen: Wir ermitteln die richtige Behörde für jedes Dokument, starten und verfolgen jedes Verfahren parallel und geben Ihnen einen festen Ansprechpartner, statt dass Sie jede Behörde eines Bundesstaats und jede Bundesbehörde selbst recherchieren und kontaktieren müssen.

Genau das bieten wir mit unserem Service zur Koordination von Apostillen für mehrere Bundesstaaten und Bundesbehörden: ein Team für den gesamten Vorgang, unabhängig davon, wie viele verschiedene Behörden Ihre Dokumente ausgestellt haben.

Wie es in der Praxis funktioniert

• Senden Sie uns Ihre vollständige Liste. Jedes Dokument, egal woher: Bundesstaat, Bezirk oder Bundesbehörde. Geben Sie das Zielland und eventuelle Fristen an.
• Wir ordnen jedem Dokument seine Behörde zu. Wir bestätigen die zuständige Behörde und jeden vorherigen Schritt für jedes Dokument auf Ihrer Liste und markieren, welche zuerst begonnen werden sollten.
• Wir koordinieren das gesamte Projekt parallel. Wir bearbeiten das Verfahren jedes Dokuments gleichzeitig, so sequenziert, dass der gesamte Satz gemeinsam bereit und gültig ist, mit einem durchgehenden Ansprechpartner.

Typische Fälle, die mehrere Dokumente kombinieren

Zwei der Fälle, in denen dies am häufigsten vorkommt, sind die doppelte Staatsbürgerschaft und die Erbschaft oder der Nachlass im Ausland. Ein Vorgang zur doppelten Staatsbürgerschaft kombiniert oft Personenstandsurkunden aus verschiedenen Bundesstaaten und manchmal ein föderales Führungszeugnis innerhalb desselben konsularischen Verfahrens; mehr dazu in unserem Leitfaden zu Dokumenten für die doppelte Staatsbürgerschaft. Ein Erbschaftsfall im Ausland kann eine Sterbeurkunde, Nachlassdokumente eines Bezirksgerichts und, in manchen Fällen, Unternehmensdokumente kombinieren, falls der Nachlass ein Unternehmen umfasst; siehe unseren Leitfaden zur Apostille für Erbschaft und Nachlass im Ausland. In beiden Fällen ist die Koordination mehrerer Dokumente und mehrerer Behörden die Regel, nicht die Ausnahme, und sie lässt sich nicht mit einem einzigen generischen Verfahren lösen.

Wir koordinieren Dokumente aus allen 50 Bundesstaaten sowie berechtigte Bundesdokumente, empfangen Kunden jedoch nach Terminvereinbarung in Jupiter, Florida. Möchten Sie Ihren Vorgang lieber persönlich besprechen, informieren Sie sich über unseren lokalen Service in Jupiter, Florida.

Eine Apostille pro Dokument, immer

Die Koordination eines gesamten Vorgangs bedeutet nicht, ihn auf ein einziges Verfahren zu reduzieren. Es gibt keine Apostille, die Dokumente aus verschiedenen Bundesstaaten oder verschiedenen Behörden abdeckt: Jedes Dokument wird einzeln bei seiner eigenen zuständigen Behörde apostilliert. Was sich ändert, wenn wir den gesamten Satz koordinieren, ist, dass Sie nicht mehr jede Behörde selbst recherchieren, jeden Antrag einreichen und jedes Verfahren selbst verfolgen müssen; wir verwalten mehrere Verfahren parallel, sequenziert, mit einem Ansprechpartner für das gesamte Projekt.

Was wir von Ihnen zum Start benötigen

Um Ihren gesamten Vorgang zu bewerten, senden Sie uns die Liste aller benötigten Dokumente mit Angabe, woher jedes stammt (Bundesstaat, Bezirk oder Bundesbehörde), das Zielland und eventuelle bekannte Fristen. Mit diesen Informationen ermitteln wir die Behörde für jedes Dokument und schlagen einen Sequenzierungsplan vor, bevor wir irgendetwas beantragen. Hat Ihr Projekt mehrere Dokumente mit unterschiedlichen Gültigkeitsfenstern, könnte auch unser Leitfaden wie Sie ein Apostille-Projekt mit mehreren Dokumenten organisieren, ohne dass sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten verfallen für Sie nützlich sein.