Meine Apostille kam vom falschen Bundesstaat – kann man das korrigieren?

Die Apostille folgt dem Dokument, nicht der Person

Eine Apostille bestätigt die Unterschrift, den Stempel oder die Amtsbezeichnung des Beamten, der das Dokument ausgestellt oder zertifiziert hat. Deshalb ist die zuständige Behörde für ihre Ausstellung immer die des Ortes, an dem diese Handlung – Ausstellung, Zertifizierung oder notarielle Beurkundung – stattgefunden hat, unabhängig davon, wo der Antragsteller heute lebt. Eine von New York ausgestellte Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde folgt der Zuständigkeit von New York, selbst wenn die Person seit zwanzig Jahren in Florida lebt. Eine vor einem Notar in Kalifornien vorgenommene notarielle Beurkundung folgt der Zuständigkeit Kaliforniens, selbst wenn das Dokument in einem anderen Land verwendet wird, während der Antragsteller in einem dritten Bundesstaat lebt. Der aktuelle Wohnsitz des Antragstellers ist in den meisten Fällen schlicht kein Faktor.

Der Sonderfall föderaler Dokumente

Manche Dokumente folgen der Zuständigkeit keines Bundesstaats: Das FBI-Führungszeugnis beispielsweise benötigt eine föderale Apostille, die ausschließlich beim U.S. Department of State beantragt wird. Kein Bundesstaat, nicht einmal Florida, ist für die Apostille eines föderalen Dokuments zuständig. Diese Kategorie mit einem bundesstaatlichen Dokument zu verwechseln, ist eine weitere häufige Variante desselben Fehlers: Man geht davon aus, dass jede Apostille aus Florida genügt, obwohl das Dokument von vornherein nie über eine staatliche Behörde hätte laufen dürfen. Den vollständigen Unterschied zwischen beiden Arten finden Sie in unserem Leitfaden Bundesstaatliche vs. föderale Apostille.

Kann eine Apostille vom falschen Bundesstaat „korrigiert“ werden?

Grundsätzlich gibt es kein Korrekturverfahren für eine Apostille, die von einer Behörde ohne Zuständigkeit für dieses Dokument ausgestellt wurde. Die Apostille bestätigt, dass die Unterschrift oder der Stempel gemäß den Unterlagen der ausstellenden Stelle echt sind; hatte diese Behörde das richtige Dokument nie in ihrem System – weil die zu beglaubigende Handlung in einem anderen Bundesstaat stattfand –, kann die Apostille nicht einfach „repariert“ oder an die zuständige Behörde übertragen werden. Üblicherweise muss das Dokument erneut das Apostille-Verfahren durchlaufen, diesmal beim richtigen Bundesstaat oder bei der föderalen Behörde. Es gibt keine allgemeine Abkürzung, um diesen Schritt zu vermeiden; vermeiden Sie ihn von vornherein, indem Sie die richtige Behörde bestätigen, bevor Sie die Apostille beantragen.

Wie Sie die richtige Behörde vor Beginn bestätigen

Prüfen Sie das Dokument selbst, bevor Sie entscheiden, wo Sie die Apostille beantragen: Das Amt, das Standesamt, die staatliche Behörde oder der Notar, die darauf genannt sind, geben in der Regel klar die zuständige Jurisdiktion an. Sind Sie unsicher, ob ein Dokument bundesstaatlich oder föderal ist, oder welcher Bundesstaat zuständig ist, klären Sie dies, bevor Sie für das Verfahren bezahlen; es ist günstiger, dies vorher zu prüfen, als das gesamte Verfahren anschließend zu wiederholen. Ist die Ablehnung bereits erfolgt, fragen Sie schriftlich nach dem Grund, wie es unser vollständiger Leitfaden Was tun, wenn ein Konsulat Ihr apostilliertes Dokument ablehnt empfiehlt, um zu bestätigen, dass die falsche Behörde tatsächlich die Ursache war, bevor Sie das Dokument erneut bearbeiten lassen.

Beispiele, die helfen, die richtige Behörde zu identifizieren

• Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde. Folgt dem Bundesstaat, der sie ausgestellt hat. Wurden Sie in Texas geboren und leben heute in Florida, wird die Urkunde in Texas apostilliert, nicht in Florida.
• Eine vor einem Notar unterschriebene Vollmacht. Folgt dem Bundesstaat, in dem die notarielle Beurkundung stattfand, nicht dem Wohnsitz der unterzeichnenden Person oder dem Land, in dem die Vollmacht verwendet wird.
• Ein Diplom oder Zeugnis. Folgt in der Regel dem Bundesstaat, in dem die Bildungseinrichtung befugt ist, das Dokument gemäß ihrem eigenen internen Verfahren zu zertifizieren.
• Ein FBI-Führungszeugnis. Dies ist ein föderales Dokument; es benötigt immer eine föderale Apostille beim U.S. Department of State, unabhängig vom Wohnsitz des Antragstellers.
• Ein von der Secretary of State eines Bundesstaats ausgestelltes Unternehmensdokument. Folgt dem Bundesstaat, in dem das Unternehmen gegründet oder registriert ist, nicht dem Bundesstaat, in dem es tätig ist oder in dem sein Vertreter wohnt.

Diese Beispiele veranschaulichen denselben allgemeinen Grundsatz: Die richtige Frage lautet nicht „Wo wohne ich?“, sondern „Welches Amt hat dieses Dokument unterschrieben, notariell beurkundet oder zertifiziert?“. Ist dieser Punkt unklar, lohnt es sich, ihn zu klären, bevor Sie irgendeine Apostille beantragen.