Как организовать проект апостиля с несколькими документами, чтобы они не истекали в разное время

Почему один и тот же пакет документов может истекать по частям

Каждый документ проекта может поступать от разного органа: штата, округа, федерального ведомства. У каждого свой темп обработки, который меняется в зависимости от офиса и текущей загруженности, поэтому не стоит предполагать, что все документы продвигаются с одинаковой скоростью. Если добавить к этому, что страна назначения может требовать разный максимальный срок давности для разных типов документов, легко получить ситуацию, когда самый быстрый в получении документ истекает, пока ждёт готовности остальных. Если ваш проект объединяет документы из нескольких штатов и от федерального правительства, вам также может быть полезно наше руководство о документах из нескольких штатов и федерального правительства: может ли одна компания заняться апостилем всего?, где мы объясняем, как координируем такой полный пакет документов.

Шаг 1: составьте полный список, прежде чем заказывать первый документ

Прежде чем заказывать какой-либо документ, составьте полный список: что это за документ, кто его выдаёт, из какого штата или ведомства, и для какого принимающего органа он предназначен. Именно возможность увидеть весь проект целиком, до начала работы, позволяет спланировать правильный порядок вместо того, чтобы решать проблему с каждым документом отдельно по мере её возникновения.

Шаг 2: уточните максимальный срок давности, который принимает место назначения, для каждого документа

Приемлемый срок действия апостилированного документа определяет принимающий орган в месте назначения, и он меняется в зависимости от страны и типа документа; общего правила, применимого ко всем случаям, не существует. Уточните в письменном виде, для каждого документа из вашего списка, какой максимальный срок давности принимает именно этот орган, прежде чем заказывать документ, а не после. Этот шаг, больше чем любой другой, предотвращает необходимость повторять весь трамит из-за документа, который истёк, пока ожидались остальные.

Шаг 3: определите, какие документы должны продвигаться первыми

Имея подтверждённый максимальный срок давности для каждого документа, сравните эту цифру со временем, которое обычно требуется для его получения и апостилирования. Сроки обработки меняются в зависимости от штата или ведомства и текущей загруженности, поэтому стоит уточнить действующие сроки, прежде чем планировать конкретную дату. В целом стоит начинать с документов, обработка которых обычно занимает больше времени или которые имеют самый короткий максимальный срок действия в месте назначения, чтобы они не стали узким местом всего проекта.

Шаг 4: используйте то, что многие документы не зависят друг от друга

Свидетельство о рождении из одного штата, справка о судимости от ФБР и диплом из другого штата обычно можно заказывать параллельно, поскольку каждый трамит зависит от отдельного органа, а не от готовности другого документа. Заказ параллельно, вместо ожидания завершения одного документа перед началом следующего, обычно сокращает общее время проекта, если каждый документ заказан правильно с самого начала.

Шаг 5: ведите простой список отслеживания

Простого списка с одной строкой на документ и столбцами для органа выдачи, даты заказа, текущего статуса трамита и максимального принимаемого срока давности достаточно, чтобы избежать неожиданностей. Периодически проверяйте его, чтобы убедиться, что ни один уже апостилированный документ не приближается к своему предельному сроку действия, пока остальные ещё в процессе. В проектах с более чем двумя-тремя документами именно этот список определяет разницу между сдачей всего набора действительным и необходимостью повторять трамит из-за предотвратимого истечения срока.

Частые ошибки, которые приводят к перекрёстным истечениям срока

• Заказ документов в том порядке, в котором о них вспоминают, а не в том порядке, в котором они должны продвигаться исходя из максимального срока давности и времени обработки.
• Предположение, что все страны принимают один и тот же максимальный срок давности для одного и того же типа документа.
• Ожидание готовности всех документов перед началом заверенного перевода, хотя его тоже можно координировать параллельно.
• Уточнение максимального принимаемого срока давности у места назначения только после того, как документ уже был заказан.
• Отсутствие централизованного учёта, когда проект включает более двух-трёх документов.

Если вы предпочитаете, чтобы мы взяли на себя всю последовательность действий, пришлите нам список ваших документов через нашу страницу координации апостиля из нескольких штатов и федерального уровня: мы определим орган и рекомендуемый порядок для каждого документа, прежде чем вы что-либо закажете.