Posso apostillare una fotocopia della mia sentenza di divorzio della Florida?

Perché l'apostille richiede un documento originale certificato

L'apostille non autentica il contenuto di un documento, ne autentica l'origine: certifica che la firma e il sigillo di un determinato funzionario sono genuini e depositati presso lo stato. Una fotocopia non reca una firma né un sigillo originali, solo una loro riproduzione, quindi non c'è nulla che il Florida Department of State possa verificare direttamente rispetto ai propri registri. Per questo lo stato richiede un documento con firma e sigillo originali, cioè una copia certificata.

Cosa accetta davvero lo stato: le copie certificate

Una copia certificata si distingue da una fotocopia perché viene rilasciata direttamente dall'ufficio competente, con la propria firma e il proprio sigillo su quello specifico esemplare, non una riproduzione di una firma precedente. Per il divorzio, questo significa: il Dissolution of Marriage Certificate rilasciato dal Bureau of Vital Statistics, oppure il Final Judgment of Dissolution of Marriage rilasciato come copia certificata dal clerk of court della contea in cui è stato trattato il caso. Entrambi sono apostillabili, purché si tratti dell'emissione originale certificata.

Differenza tra una fotocopia, una copia certificata e un PDF scaricato

Questi tre formati vengono spesso confusi perché a prima vista possono sembrare lo stesso documento. Una fotocopia è una riproduzione fatta da chiunque a partire da una copia esistente, non reca alcuna nuova certificazione. Un PDF scaricato o stampato da un portale online, se non è stato richiesto formalmente come copia certificata all'ufficio emittente, non conta come tale nemmeno se contiene le stesse informazioni. Una copia certificata, invece, è un documento nuovo, rilasciato specificamente per quella pratica, con firma e sigillo originali del funzionario competente.

Cosa fare se ha solo una fotocopia

Se l'unica cosa che ha è una vecchia fotocopia della sentenza o del certificato, il passo successivo non è cercare di apostillarla, ma richiedere una nuova copia certificata. Può usare la fotocopia come riferimento per confermare la contea, la data approssimativa e i nomi esatti che compaiono nel caso, informazioni che facilitano la richiesta, ma la copia certificata va richiesta direttamente al Bureau of Vital Statistics o al clerk of court competente. La nostra guida su come apostillare una sentenza di divorzio della Florida tratta questo processo completo.

Errori frequenti

Questi sono gli errori più comuni legati a fotocopie e copie non certificate in questo tipo di pratica.

• Inviare una fotocopia presumendo che l'apostille la "certifichi"; l'apostille non trasforma una fotocopia in un originale.
• Confondere un PDF scaricato da un portale online con una copia certificata ufficiale.
• Autenticare una fotocopia con un notaio pensando che questo la renda apostillabile; una fotocopia autenticata dal notaio resta comunque diversa dalla copia certificata originale che lo stato richiede per questo tipo di documento.
• Aspettare fino all'ultimo momento per scoprire che il documento in mano non è apostillabile.

Come distinguere una copia certificata da una semplice fotocopia

Prima di inviare qualsiasi documento per l'apostille, conviene esaminarlo con attenzione per confermare che si tratti davvero di una copia certificata e non di una riproduzione.

• Cerchi un sigillo o timbro ufficiale dell'ufficio emittente direttamente sul documento stesso, non solo una filigrana o un'immagine stampata.
• Verifichi che rechi una firma, di solito a inchiostro o con una certificazione digitale verificabile, del funzionario competente su quella copia specifica.
• Confermi che il documento includa una dicitura o dichiarazione di certificazione, che indichi che si tratta di una copia conforme del fascicolo ufficiale.
• Se ha dubbi sul fatto che il Suo documento soddisfi questi punti, la cosa più sicura è richiedere una nuova copia certificata direttamente all'ufficio competente prima di inviarla per l'apostille.