Come aprire un conto bancario estero per una LLC statunitense: quali documenti societari potrebbero richiedere l'apostille

Perché una banca estera chiede documenti societari autenticati

Una banca che apre un conto per un'entità estera, in questo caso una LLC costituita negli Stati Uniti, deve verificare, nell'ambito delle proprie procedure di conformità e due diligence del cliente, che l'azienda esista legalmente nel proprio Paese d'origine e che la persona che si presenta a firmare abbia l'autorità di agire per suo conto. Un documento apostillato, rilasciato da un'autorità pubblica statunitense e autenticato per uso internazionale, offre alla banca un modo verificabile di confermare quel primo punto. Non esaurisce il resto del processo di conformità, che include l'identificazione dei firmatari, la verifica dei beneficiari finali e, a seconda della banca e della giurisdizione, altri requisiti propri.

Il fascicolo tipico di una LLC per un conto estero

Sebbene ogni banca definisca il proprio elenco, il fascicolo di solito richiesto a una LLC statunitense per aprire un conto all'estero include, tra gli altri elementi: il Certificate of Status o Certificate of Good Standing dello stato in cui si è formata la LLC, una certified copy degli Articles of Organization, l'EIN Letter rilasciato dall'IRS, una delibera interna o un consenso dei membri che autorizzi l'apertura del conto e designi i firmatari, e l'identificazione di quei firmatari e dei beneficiari finali dell'azienda.

Quali documenti richiedono di solito l'apostille

Di quel fascicolo, il documento che più frequentemente richiede l'apostille è il Certificate of Status o Certificate of Good Standing, rilasciato dal registro societario dello stato di costituzione. Quando la banca chiede anche gli Articles of Organization, una certified copy di quel documento può richiedere la propria apostille indipendente, tramitata presso la stessa autorità statale che ha rilasciato il certificato. Se richiede inoltre una delibera interna o una procura notarile, quel documento può essere apostillato, ma solo se è stato firmato davanti a un notaio, e l'apostille si tramita nello stato in cui è avvenuta quella notarizzazione, non nello stato di costituzione della LLC.

Quali documenti non seguono lo stesso percorso

L'EIN Letter (modulo CP 575 dell'IRS o lettera equivalente) è rilasciato da un'agenzia federale e segue proprie regole di autenticazione, diverse da quelle di un certificato statale. L'operating agreement della LLC, quando non è notarizzato, generalmente non è ammissibile per l'apostille di firma, anche se alcune banche accettano una copia certificata con altri mezzi. Non presuma che l'intero fascicolo si apostilli insieme o nello stesso luogo: ogni documento ha una propria origine e, di conseguenza, un proprio percorso di autenticazione.

Certificate of Status o Articles certificati: non sempre è la stessa cosa che chiede la banca

È comune confondere il Certificate of Status con una certified copy degli Articles of Organization; sono documenti diversi che provano cose diverse e che, quando entrambi sono richiesti, necessitano di apostille indipendenti. Se la Sua banca ha chiesto uno di questi due documenti e non è sicuro di quale, consulti la nostra guida Certificate of Status vs. Articoli certificati: quale chiede una banca estera?, che spiega la differenza in dettaglio prima che richieda il documento sbagliato.

Lo stato che ha rilasciato il documento, non lo stato in cui opera la LLC

Un punto che genera spesso confusione: il Certificate of Status si apostilla presso l'autorità dello stato che ha costituito la LLC, non lo stato in cui l'azienda opera o ha la propria sede fisica. Una LLC costituita in Florida ma che opera da un altro stato apostilla il proprio certificato presso la Division of Corporations della Florida. Una LLC costituita nel Delaware, anche se il suo manager vive in Florida, apostilla il proprio Certificate of Good Standing presso l'autorità del Delaware. Se Le serve una guida passo dopo passo incentrata specificamente sulla pratica della Florida, può consultare Come apostillare un Certificate of Status della Florida.

Apostille o legalizzazione consolare, a seconda del Paese della banca

Se il Paese in cui si trova la banca ricevente partecipa alla Convenzione dell'Aia sull'Apostille insieme agli Stati Uniti, l'autenticazione internazionale si completa normalmente tramite apostille, senza ulteriore legalizzazione consolare. Se il Paese non partecipa alla Convenzione, potrebbe applicarsi invece una catena di autenticazione e legalizzazione consolare con passaggi aggiuntivi. Confermi la situazione specifica del Paese di destinazione prima di avviare qualsiasi pratica, poiché non tutti i Paesi vengono trattati allo stesso modo.

Non inventiamo i requisiti di nessuna banca in particolare: ogni istituto definisce il proprio elenco di documenti e le proprie regole di conformità. Possiamo aiutarLa a individuare quali documenti della Sua LLC sono già apostillabili e in quale stato vanno tramitati, ma l'elenco esatto va sempre confermato direttamente con la banca ricevente.

Errori frequenti nel preparare il fascicolo

• Presumere che tutti i documenti della LLC si apostillino nello stesso stato.
• Inviare una fotocopia degli Articles of Organization invece di una certified copy o dell'originale.
• Cercare di apostillare un operating agreement che non è mai stato notarizzato.
• Chiedere l'apostille dell'EIN Letter come se fosse un documento statale.
• Presumere che l'apostille certifichi l'origine dei fondi o la titolarità effettiva dell'azienda.

Esempio pratico: una LLC della Florida che apre un conto presso una banca dell'Uruguay

Supponga che una LLC costituita in Florida voglia aprire un conto societario presso una banca uruguaiana per ricevere pagamenti da clienti regionali. La banca probabilmente chiederà un Certificate of Status recente, una certified copy degli Articles of Organization, l'EIN Letter dell'IRS, una delibera interna che autorizzi l'apertura del conto e designi i firmatari, copia del passaporto di quei firmatari e una dichiarazione dei beneficiari finali. Il Certificate of Status e la certified copy degli Articles di solito richiedono l'apostille della Florida. La delibera interna, se notarizzata, si apostilla nello stato in cui è stata firmata davanti al notaio, che può essere la Florida o un altro stato a seconda di dove si trovava il firmatario in quel momento. L'EIN Letter segue una regola diversa che la banca deve indicare separatamente.

Pianifichi con margine prima della scadenza della banca

I tempi di rilascio di un Certificate of Status e di un'apostille variano in base al carico di lavoro dell'ufficio statale in un dato momento, quindi non conviene promettere una data fissa senza prima confermarla. Quando la banca fissa una scadenza per completare l'apertura del conto, è preferibile avviare la pratica dei documenti societari con settimane di anticipo e verificare i tempi attuali direttamente con l'autorità di apostille dello stato competente prima di impegnarsi con quella data nei confronti della banca.

Se la Sua LLC ha sede o presenza a Jupiter, Florida

Se la Sua azienda costituita in Florida ha sede nel sud della Florida e deve apostillare documenti societari di persona o coordinare la pratica localmente, può consultare la nostra pagina apostille a Jupiter, Florida per sapere come lavoriamo con i clienti della zona.

Quando conviene coordinare l'intero fascicolo con un servizio specializzato

Quando la banca richiede diversi documenti con origini diverse, alcuni rilasciati dallo stato e altri notarizzati in uno stato diverso, coordinare la sequenza corretta (ad esempio, notarizzare prima di apostillare, o confermare quali documenti richiedono traduzione certificata) riduce il rischio di errori che costringono a ripetere l'intera pratica. Possiamo aiutarLa a mappare quale documento corrisponde a quale percorso prima che sostenga spese inutili.