Wie man eine Vollmacht zum Verkauf einer Immobilie im Ausland apostilliert

Warum fast immer eine Spezialvollmacht nötig ist, keine Generalvollmacht

Der Verkauf einer Immobilie ist ein spezifischer Rechtsakt, und die meisten ausländischen Notarstellen, Grundbuchämter und Käufer verlangen eine Spezialvollmacht (oder beschränkte Vollmacht), die den Verkauf genau dieser Immobilie, identifiziert durch Adresse, Katasternummer oder Grundbuchblatt, ausdrücklich gestattet, anstelle einer weit gefassten Generalvollmacht. Eine Generalvollmacht kann beim Abschluss des Verkaufs abgelehnt werden, wenn das Grundbuchamt verlangt, dass die Befugnis zum Verkauf genau dieser Immobilie ausdrücklich genannt wird. Wie in unserem Leitfaden zur Apostille von Vollmachten erläutert, kann jedes Land und jede Notarstelle einen anderen Wortlaut verlangen, weshalb es sich lohnt, den genauen Text vor der Unterschrift zu klären.

Wer den Text der Vollmacht formulieren oder genehmigen sollte

Der inhaltliche Text der Vollmacht – welche Befugnisse zu erteilen sind, wie die Immobilie zu beschreiben ist, welche Angaben zur bevollmächtigten Person erforderlich sind – sollte vom Rechtsanwalt, der Notarstelle oder dem Grundbuchamt des Landes stammen, in dem sich die Immobilie befindet. Integramerica prüft den Weg über Notarisierung, Apostille und Übersetzung, formuliert jedoch nicht den rechtlichen Text der Vollmacht und bestimmt nicht, welche Befugnisse die verkaufende Person erteilen sollte; das hängt vom Recht des Landes ab, in dem sich die Immobilie befindet, sowie von den konkreten Anforderungen des Käufers, der Bank oder des am Verkauf beteiligten Registers.

Notarisierung: persönlich oder aus der Ferne, und welcher Bundesstaat zählt

Die Vollmacht muss vor einem Notar unterschrieben werden, entweder persönlich oder, in Bundesstaaten, die dies anbieten, per Remote Online Notarization (RON). Entscheidend dafür, in welchem Bundesstaat die Vollmacht apostilliert wird, ist nicht Ihr Wohnort, sondern der Bundesstaat, in dem der unterschreibende Notar zugelassen ist. Unterschreiben Sie in Florida, wird die Vollmacht in Florida apostilliert; unterschreiben Sie vor einem Notar eines anderen Bundesstaats, muss die Vollmacht in diesem anderen Bundesstaat apostilliert werden. Bevor Sie sich für RON anstelle einer persönlichen Notarisierung entscheiden, klären Sie mit dem Grundbuchamt oder der Notarstelle des Ziellandes, ob ein per Fernnotarisierung beglaubigtes Dokument akzeptiert wird; diese Akzeptanz hängt vom Zielland ab, nicht von Florida. Mehr zu dieser Entscheidung erfahren Sie in unseren Leitfäden zum Unterschreiben einer ausländischen Vollmacht vor einem Notar in Florida und zur Remote Online Notarization (RON) für Vollmachten zur Verwendung im Ausland.

Die Schritte zur Apostille der Verkaufsvollmacht

1. Holen Sie sich von der empfangenden Stelle (Notarstelle, Rechtsanwalt oder Grundbuchamt) den genauen Wortlaut und die erforderlichen Befugnisse.
2. Klären Sie, in welchem Bundesstaat Sie unterschreiben, und ob dieser Bundesstaat RON anbietet, falls Sie diese Option bevorzugen.
3. Unterschreiben Sie die Vollmacht vor dem zuständigen Notar, persönlich oder per RON.
4. Beantragen Sie die Apostille bei der Behörde desselben Bundesstaats (in Florida bei der Division of Corporations, im Rahmen des Apostille-Verfahrens des Florida Department of State).
5. Koordinieren Sie die beglaubigte Übersetzung in die Sprache des Ziellandes und klären Sie mit der empfangenden Stelle, ob diese vor oder nach der Apostille erfolgen soll.
6. Senden Sie das apostillierte (und gegebenenfalls übersetzte) Dokument, wobei die Apostille physisch mit der Vollmacht verbunden bleibt und das Paket nicht verändert wird.

Übersetzung und Versand des Dokuments

Arbeitet das Zielland nicht auf Englisch, verlangt die empfangende Notarstelle oder das Register fast immer eine beglaubigte Übersetzung der Vollmacht und in manchen Fällen auch der Apostille selbst. Integramerica koordiniert diese Übersetzung getrennt vom Apostille-Verfahren; klären Sie mit der empfangenden Stelle, ob sie das Dokument zuerst apostilliert und dann übersetzt haben möchte, oder ob eine andere Reihenfolge akzeptiert wird. Bewahren Sie die Apostille genau so am Originaldokument befestigt auf, wie sie von der ausstellenden Behörde ausgeliefert wurde: Werden die Seiten getrennt oder das Paket neu geheftet, kann die ausländische Notarstelle oder das Register die Unversehrtheit des Dokuments anzweifeln.

Häufige Fehler bei Verkaufsvollmachten für Immobilien

• Unterschreiben, bevor die Notarstelle oder das Register des Ziellandes den Text genehmigt hat.
• Eine Generalvollmacht verwenden, wenn das Register eine ausdrückliche Verkaufsbefugnis für eine identifizierte Immobilie verlangt.
• Die Apostille im Bundesstaat des Wohnorts der unterschreibenden Person statt im Bundesstaat der Notarisierung beantragen.
• Sich für RON entscheiden, ohne vorher zu klären, ob das Zielland dies akzeptiert.
• Eine Fotokopie statt des Originaldokuments mit der physischen Apostille einsenden.
• Übersetzen, bevor die richtige Reihenfolge und der von der empfangenden Stelle akzeptierte Übersetzer geklärt sind.