Kann Florida ein FBI-Führungszeugnis apostillieren? Der Zuständigkeitsfehler, den Sie vermeiden sollten

Warum Florida kein FBI-Dokument apostillieren kann

Jede Apostille-Behörde in den Vereinigten Staaten – ob die Secretary of State eines Bundesstaats oder das U.S. Department of State auf föderaler Ebene – kann nur Unterschriften und Siegel beglaubigen, die sie anhand ihrer eigenen Register überprüfen kann. Das Florida Department of State, das Dokumente aus Florida apostilliert, führt Register von Beamten und Notaren, die innerhalb des Bundesstaats tätig sind: Personenstandsregister, staatliche Gerichte, die Division of Corporations und Behörden wie FDLE. Es führt und kann kein Register der Unterschriften von Bundesbeamten des FBI führen, da diese Behörde weder Florida noch einem anderen Bundesstaat untersteht. Deshalb gibt Florida auch keine Zuständigkeit für ein von der Bundesregierung ausgestelltes Dokument, selbst wenn die antragstellende Person in Florida lebt, arbeitet oder sogar dort geboren wurde.

Das FBI-Führungszeugnis ist ein Bundesdokument, Punkt

Das FBI Identity History Summary wird von einer Bundesbehörde der Vereinigten Staaten ausgestellt und fasst Informationen zusammen, die Behörden im ganzen Land melden. Seine Beglaubigungsunterschrift ist eine föderale Unterschrift, und nur das U.S. Department of State kann sie über seine Office of Authentications überprüfen und die entsprechende Apostille anbringen. Diese Regel ändert sich nicht je nach Wohnsitzstaat der antragstellenden Person: Dieselbe Person, ob sie in Florida, Texas oder im Ausland lebt, muss ihr FBI-Führungszeugnis an dieselbe Bundesbehörde senden.

Woher die Verwechslung kommt

Die Verwechslung entsteht meist aus einer nachvollziehbaren, aber falschen Annahme: dass die Apostille-Zuständigkeit davon abhängt, wo die Person lebt, statt davon, wer das Dokument ausgestellt hat. Genau dieselbe Logik erklären wir in unserem Leitfaden zur bundesstaatlichen vs. föderalen Apostille: Die richtige Frage lautet nie „in welchem Bundesstaat lebe ich?“, sondern „welche Behörde hat die zu beglaubigende Unterschrift oder das Siegel erzeugt?“. Ein weiterer Faktor, der die Verwechslung nährt, ist, dass es innerhalb desselben Verfahrens für Führungszeugnisse ein Schwesterdokument gibt – das beglaubigte FDLE-Führungszeugnis –, das tatsächlich dem staatlichen Weg Floridas folgt, weil FDLE eine Behörde des Bundesstaats ist. Zu sehen, dass ein Führungszeugnis (FDLE) tatsächlich in Florida apostilliert wird, führt manche Personen zu der falschen Annahme, dass das andere Führungszeugnis (FBI) demselben Weg folgen müsse. Diese Unterscheidung erläutern wir ausführlicher in FDLE vs. FBI: Welches Führungszeugnis müssen Sie apostillieren lassen?.

Was passiert, wenn Sie diesen Fehler machen

Senden Sie ein FBI-Führungszeugnis zur Apostille an das Florida Department of State, wird der Bundesstaat das Dokument höchstwahrscheinlich ohne Apostille zurückschicken, weil er die Unterschrift eines Bundesbeamten nicht anhand seines eigenen Registers überprüfen kann. Dies führt nicht zu einer ungültigen oder betrügerischen Apostille; sie kann einfach nicht ausgestellt werden. Das praktische Ergebnis ist der Verlust der Zeit für den Hin- und Rückversand und, in manchen Fällen, einer bereits bezahlten Bearbeitungsgebühr. Hatte das Dokument eine knappe Frist im Ausland – den Abschluss eines Einwanderungs-, Beschäftigungs- oder Zulassungsverfahrens –, kann diese Verzögerung Sie zwingen, eine Fristverlängerung zu beantragen oder das gesamte Verfahren neu zu planen.

Das FBI-Führungszeugnis notariell beglaubigen zu lassen ist keine Abkürzung

Manche Menschen versuchen, nachdem sie erfahren haben, dass Florida das FBI-Führungszeugnis nicht apostillieren kann, es von einem Notar in Florida beglaubigen zu lassen, in der Annahme, dies mache daraus ein staatliches Dokument, das lokal apostilliert werden könne. Das funktioniert nicht: Eine notarielle Beglaubigung der Unterschrift eines Bundesbeamten ändert nichts an ihrer Herkunft und macht daraus keine staatliche Unterschrift. Im schlimmsten Fall kann diese zusätzliche notarielle Beglaubigung die Annahme des Dokuments bei der Bundesbehörde erschweren, die das Original genau so erwartet, wie es das FBI ausgestellt hat, und Sie zwingen, ein neues Führungszeugnis zu beantragen.

Wie Sie den Fehler korrigieren, wenn Sie ihn bereits gemacht haben

1. Bestätigen Sie beim Florida Department of State, ob das Dokument zurückgeschickt wurde oder noch bearbeitet wird; nehmen Sie den Status der Sendung nicht ohne Prüfung an.
2. Sobald Sie das FBI-Führungszeugnis wieder in der Hand haben, senden Sie es direkt an die Office of Authentications des U.S. Department of State, dem korrekten föderalen Verfahren folgend.
3. Wurde das Dokument beschädigt, ging es beim Versand verloren oder ist es aufgrund der verstrichenen Zeit abgelaufen, müssen Sie möglicherweise ein neues Führungszeugnis beim FBI beantragen, bevor Sie fortfahren.
4. Prüfen Sie Ihre Frist mit der empfangenden Behörde im Ausland und informieren Sie diese im Voraus, falls sich das Verfahren durch diese Korrektur verzögert.

Wie Sie diesen Fehler von vornherein vermeiden

Bevor Sie ein Führungszeugnis beantragen, ermitteln Sie genau, welches die empfangende Behörde verlangt: FDLE, FBI oder beides. Sobald Sie wissen, welches Sie benötigen, ermitteln Sie die ausstellende Behörde – Florida oder die Bundesregierung – und senden Sie das Dokument nur an die Apostille-Behörde, die zu dieser Stelle passt. Erfordert Ihr Verfahren beide Führungszeugnisse, behandeln Sie sie von Anfang an als zwei unabhängige Prozesse, jeweils mit eigener Behörde, eigener Bearbeitungszeit und eigenem Versand.

Sind Sie sich noch nicht sicher, welches Führungszeugnis Sie benötigen, oder haben Sie bereits beide Dokumente und möchten den richtigen Weg bestätigen, bevor Sie sie versenden, helfen wir Ihnen gerne, Ihren konkreten Fall zu prüfen.