Wie man ein Auslandskonto für eine US-LLC eröffnet: Welche Unternehmensdokumente könnten eine Apostille benötigen?

Warum eine ausländische Bank beglaubigte Unternehmensdokumente verlangt

Eine Bank, die ein Konto für eine ausländische Gesellschaft eröffnet, in diesem Fall eine in den USA gegründete LLC, muss im Rahmen ihrer eigenen Compliance- und Kundensorgfaltsverfahren prüfen, dass das Unternehmen in seinem Herkunftsland rechtlich existiert und dass die zur Unterschrift erscheinende Person befugt ist, in seinem Namen zu handeln. Ein apostilliertes Dokument, ausgestellt von einer US-amerikanischen Behörde und für die internationale Verwendung beglaubigt, gibt der Bank eine überprüfbare Möglichkeit, diesen ersten Punkt zu bestätigen. Es deckt nicht den Rest des Compliance-Prozesses ab, der die Identifikation der Unterzeichner, die Prüfung der wirtschaftlich Berechtigten und, je nach Bank und Rechtsordnung, weitere eigene Anforderungen umfasst.

Die typische Akte einer LLC für ein Auslandskonto

Auch wenn jede Bank ihre eigene Liste festlegt, umfasst die Akte, die üblicherweise von einer US-LLC für die Eröffnung eines Auslandskontos verlangt wird, unter anderem: das Certificate of Status oder Certificate of Good Standing des Bundesstaats, in dem die LLC gegründet wurde, eine beglaubigte Kopie der Articles of Organization, das vom IRS ausgestellte EIN Letter, einen internen Beschluss oder eine Zustimmung der Mitglieder, die die Kontoeröffnung genehmigt und die Zeichnungsberechtigten benennt, sowie die Identifikation dieser Zeichnungsberechtigten und der wirtschaftlich Berechtigten des Unternehmens.

Welche Dokumente üblicherweise eine Apostille benötigen

Von dieser Akte benötigt am häufigsten das Certificate of Status oder Certificate of Good Standing eine Apostille, ausgestellt vom Handelsregister des Gründungsstaats. Verlangt die Bank zusätzlich die Articles of Organization, kann eine beglaubigte Kopie dieses Dokuments eine eigene, unabhängige Apostille benötigen, beantragt bei derselben staatlichen Behörde, die das Zertifikat ausgestellt hat. Verlangt die Bank zusätzlich einen internen Beschluss oder eine Vollmacht, kann dieses Dokument apostilliert werden, jedoch nur, wenn es vor einem Notar unterschrieben wurde, und die Apostille wird in dem Bundesstaat beantragt, in dem diese Notarisierung stattfand, nicht im Gründungsstaat der LLC.

Welche Dokumente einen anderen Weg gehen

Das EIN Letter (IRS-Formular CP 575 oder ein entsprechendes Schreiben) wird von einer Bundesbehörde ausgestellt und folgt eigenen Beglaubigungsregeln, die sich von denen eines staatlichen Zertifikats unterscheiden. Das Operating Agreement der LLC ist, wenn es nicht notariell beglaubigt ist, in der Regel nicht für eine Unterschriftsapostille geeignet, auch wenn manche Banken eine auf andere Weise beglaubigte Kopie akzeptieren. Nehmen Sie nicht an, die gesamte Akte werde zusammen oder am selben Ort apostilliert: Jedes Dokument hat seine eigene Herkunft und damit seinen eigenen Beglaubigungsweg.

Certificate of Status oder beglaubigte Articles: nicht immer dasselbe, was die Bank meint

Das Certificate of Status wird häufig mit einer beglaubigten Kopie der Articles of Organization verwechselt; es handelt sich um unterschiedliche Dokumente, die unterschiedliche Dinge belegen und, wenn beide verlangt werden, unabhängige Apostillen benötigen. Hat Ihre Bank eines dieser beiden Dokumente verlangt und sind Sie sich nicht sicher, welches, lesen Sie unseren Leitfaden Certificate of Status vs. beglaubigte Articles: Was verlangt eine ausländische Bank?, der den Unterschied im Detail erklärt, bevor Sie das falsche Dokument beantragen.

Der Bundesstaat, der das Dokument ausgestellt hat, nicht der Bundesstaat, in dem die LLC tätig ist

Ein Punkt, der häufig zu Verwirrung führt: Das Certificate of Status wird bei der Behörde des Bundesstaats apostilliert, der die LLC gegründet hat, nicht bei dem Bundesstaat, in dem das Unternehmen tätig ist oder seinen physischen Sitz hat. Eine in Florida gegründete, aber von einem anderen Bundesstaat aus betriebene LLC apostilliert ihr Zertifikat bei der Division of Corporations von Florida. Eine in Delaware gegründete LLC apostilliert ihr Certificate of Good Standing bei der Behörde von Delaware, selbst wenn ihr Geschäftsführer in Florida lebt. Benötigen Sie einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden speziell für das Verfahren in Florida, lesen Sie Certificate of Status aus Florida apostillieren.

Apostille oder konsularische Legalisation, je nach Land der Bank

Ist das Land, in dem die empfangende Bank ansässig ist, zusammen mit den Vereinigten Staaten Vertragspartei des Haager Apostille-Übereinkommens, erfolgt die internationale Beglaubigung in der Regel durch eine Apostille, ohne zusätzliche konsularische Legalisation. Ist das Land nicht Vertragspartei des Übereinkommens, kann stattdessen eine mehrstufige Beglaubigungs- und Legalisationskette erforderlich sein. Klären Sie den konkreten Status des Ziellandes, bevor Sie ein Verfahren beginnen, da nicht jedes Land gleich behandelt wird.

Wir erfinden keine Anforderungen einer bestimmten Bank: Jede Institution legt ihre eigene Dokumentenliste und ihre eigenen Compliance-Regeln fest. Wir helfen Ihnen gerne zu bestimmen, welche Dokumente Ihrer LLC apostillefähig sind und in welchem Bundesstaat sie zu bearbeiten sind, doch die genaue Liste sollte stets direkt mit der empfangenden Bank geklärt werden.

Häufige Fehler bei der Vorbereitung der Akte

• Annehmen, alle LLC-Dokumente würden im selben Bundesstaat apostilliert.
• Eine Fotokopie der Articles of Organization statt einer beglaubigten Kopie oder des Originals einsenden.
• Versuchen, ein Operating Agreement zu apostillieren, das nie notariell beglaubigt wurde.
• Eine Apostille für das EIN Letter beantragen, als handle es sich um ein staatliches Dokument.
• Annehmen, die Apostille bestätige die Herkunft der Gelder oder die wirtschaftliche Berechtigung am Unternehmen.

Ein praktisches Beispiel: eine Florida-LLC eröffnet ein Konto bei einer Bank in Uruguay

Angenommen, eine in Florida gegründete LLC möchte ein Firmenkonto bei einer uruguayischen Bank eröffnen, um Zahlungen regionaler Kunden zu erhalten. Die Bank verlangt wahrscheinlich ein aktuelles Certificate of Status, eine beglaubigte Kopie der Articles of Organization, das EIN Letter des IRS, einen internen Beschluss, der die Kontoeröffnung genehmigt und die Zeichnungsberechtigten benennt, Passkopien dieser Zeichnungsberechtigten sowie eine Erklärung der wirtschaftlich Berechtigten. Das Certificate of Status und die beglaubigte Kopie der Articles benötigen in der Regel eine Apostille aus Florida. Der interne Beschluss wird, falls notariell beglaubigt, in dem Bundesstaat apostilliert, in dem er vor einem Notar unterschrieben wurde, was Florida oder ein anderer Bundesstaat sein kann, je nachdem, wo sich der Unterzeichner zu diesem Zeitpunkt befand. Das EIN Letter folgt einer anderen Regel, die die Bank gesondert angeben muss.

Planen Sie mit Spielraum vor der Frist der Bank

Die Bearbeitungszeiten für ein Certificate of Status und für eine Apostille variieren je nach Arbeitsbelastung der jeweiligen staatlichen Stelle, weshalb es sich empfiehlt, kein festes Datum zuzusagen, ohne es vorher zu bestätigen. Setzt die Bank eine Frist für den Abschluss der Kontoeröffnung, ist es vorzuziehen, das Verfahren für die Unternehmensdokumente Wochen im Voraus zu beginnen und die aktuellen Bearbeitungszeiten direkt bei der zuständigen Apostille-Behörde des Bundesstaats zu bestätigen, bevor Sie sich gegenüber der Bank auf dieses Datum festlegen.

Wenn Ihre LLC in oder nahe Jupiter, Florida ansässig ist

Ist Ihr in Florida gegründetes Unternehmen im Süden Floridas ansässig und müssen Sie Unternehmensdokumente persönlich apostillieren lassen oder das Verfahren lokal koordinieren, finden Sie auf unserer Seite Apostille-Service in Jupiter, Florida, wie wir mit Kunden aus der Region zusammenarbeiten.

Wann es sich lohnt, die gesamte Akte mit einem spezialisierten Service zu koordinieren

Verlangt die Bank mehrere Dokumente mit unterschiedlicher Herkunft, manche vom Bundesstaat ausgestellt, andere in einem anderen Bundesstaat notariell beglaubigt, verringert die Koordination der richtigen Reihenfolge (etwa zuerst notarisieren, dann apostillieren, oder klären, welche Dokumente eine beglaubigte Übersetzung benötigen) das Risiko von Fehlern, die eine Wiederholung des gesamten Verfahrens erzwingen. Wir helfen Ihnen gerne, festzulegen, welches Dokument welchen Weg nimmt, bevor unnötige Kosten entstehen.