Нужный орган определяется не страной назначения и не тем, где вы живёте. Он определяется тем, откуда происходит подпись или официальная печать на документе, — и именно это различие отделяет апостиль штата от федерального апостиля.
Спросите себя, кто выдал или заверил документ, а не кому он нужен и где живёт этот человек. В США у каждого из 50 штатов, округа Колумбия и территорий есть собственный орган, выдающий апостиль, — чаще всего это Secretary of State или аналогичное ведомство, — и этот орган апостилирует только документы, выданные, зарегистрированные или нотариально удостоверенные в пределах своей юрисдикции. Федеральное правительство в лице Office of Authentications Государственного департамента США апостилирует исключительно документы, исходящие от федерального ведомства, федерального суда или федерального должностного лица при исполнении своих обязанностей.
Иначе говоря, вопрос не в том, «в каком штате я живу» и не в том, «в какую страну я еду». Вопрос в том, «откуда взялась подпись или печать, которую нужно удостоверить». Свидетельство о рождении, свидетельство о браке, решение суда штата или нотариальный акт почти всегда идут по маршруту штата. Документ, подписанный федеральным должностным лицом (например, справка об отсутствии судимости ФБР), идёт по федеральному маршруту независимо от того, в каком штате проживает заявитель.
Пример: проживание во Флориде не превращает свидетельство о рождении, выданное в Нью-Йорке, в документ Флориды. Этот документ должен апостилировать орган Нью-Йорка, потому что именно Нью-Йорк зарегистрировал рождение и может удостоверить подпись выдавшего его должностного лица.
Маршрут штата применяется, когда подпись или запись, которую нужно удостоверить, принадлежит штату или его должностному лицу, включая нотариусов, получивших комиссию от этого штата. К документам, которые обычно идут этим путём, относятся:
Точные требования различаются от штата к штату: где-то нотариально удостоверенная копия должна содержать определённую формулировку, где-то требуется рельефная печать округа, прежде чем Secretary of State выдаст апостиль. Перед тем как заверять копию или подпись у нотариуса, стоит уточнить, какой формат в итоге примет ведомство штата, которое будет выдавать апостиль: неправильно оформленное нотариальное удостоверение часто приходится переделывать заново, а иногда — заказывать совершенно новый документ.
Федеральный маршрут применяется, когда подпись, которую нужно удостоверить, принадлежит федеральному ведомству, федеральному суду или федеральному должностному лицу. Наиболее распространённые примеры:
Государственный департамент США предупреждает, что не следует нотариально удостоверять оригинал федерального документа в попытке ускорить процесс: нотариальное удостоверение федеральной подписи не превращает её в подпись штата и может сделать документ непригодным для правильного, федерального, маршрута или вынудить заказывать замену. Если федеральному документу требуется дополнительное заверение перед апостилем, его нужно получать в том же федеральном ведомстве, которое выдало документ, а не у частного нотариуса.
Большинство документов не вызывают сомнений, но некоторые случаи всё же порождают вопросы. Чтобы разобраться, стоит по порядку ответить на три вопроса:
Если после этих трёх вопросов сомнения остаются — например, с некоторыми военными, консульскими документами или документами ведомств, действующих и на уровне штата, и на федеральном уровне, — самый надёжный шаг — уточнить напрямую у выдавшего органа, прежде чем нотариально удостоверять что-либо или отправлять документ на апостиль.
Испания, Франция или Мексика могут быть страной, куда направляется документ, но ни одна из них не решает, должен ли американский апостиль быть апостилем штата или федеральным: это зависит исключительно от того, кто выдал документ внутри США. Сначала устанавливается происхождение подписи, и лишь затем проверяется, принимает ли страна назначения апостиль по Гаагской конвенции или, не будучи её участницей, требует вместо этого консульскую легализацию.
Эта путаница возникает часто, потому что многие начинают с вопроса «что требует Испания для этой процедуры?» вместо «кто выдал этот документ в США?». Оба вопроса важны, но в определённом порядке: происхождение документа определяет, какой орган США его апостилирует; страна назначения определяет, достаточно ли этого апостиля самого по себе или нужны ещё легализация, перевод либо другое дополнительное требование.
Несколько повторяющихся ситуаций заслуживают отдельного внимания:
Отправка документа в неподходящее ведомство почти всегда заканчивается отказом или возвратом, а не недействительным апостилем: орган штата просто не может проверить федеральную подпись по своим записям, и наоборот. Обычный итог — документ возвращается без апостиля, и вы теряете время на пересылку или обработку, а иногда и уже уплаченную пошлину. Если у документа был жёсткий срок, потерянное время может вынудить заказывать новый документ или переносить сроки в стране назначения. Поэтому стоит заранее уточнить правильный маршрут, прежде чем отправлять оригинал, особенно если комплект сочетает документы штата и федеральные документы.
Остались вопросы? Напишите нам о своём конкретном случае, и мы вместе его разберём.
Информационный материал. Integramerica не является юридической фирмой и не оказывает юридические услуги. Требования и окончательное решение о принятии документа зависят от принимающего органа. Официальные требования последний раз проверялись: август 2026 г.
Пришлите нам тип документа, штат или ведомство, которое его выдало, и страну назначения. Мы проверим маршрут документа прежде, чем вы понесёте лишние расходы.
