Мне поставили апостиль не в том штате: можно ли это исправить?

Апостиль следует за документом, а не за человеком

Апостиль удостоверяет подпись, печать или должность лица, выдавшего или заверившего документ. Именно поэтому компетентный орган для его выдачи — это всегда орган того места, где произошло это действие: выдача, сертификация или нотариальное заверение, — независимо от того, где сегодня проживает заявитель. Свидетельство о рождении, браке или смерти, выданное штатом Нью-Йорк, подчиняется юрисдикции Нью-Йорка, даже если человек уже двадцать лет живёт во Флориде. Нотариальное заверение, сделанное нотариусом Калифорнии, подчиняется юрисдикции Калифорнии, даже если документ будет использоваться в другой стране, а заявитель живёт в третьем штате. Штат текущего проживания заявителя в большинстве случаев просто не имеет значения.

Особый случай федеральных документов

Некоторые документы не подчиняются юрисдикции ни одного штата: например, справка о несудимости ФБР требует федерального апостиля, оформляемого исключительно через Государственный департамент США. Ни один штат, даже Флорида, не вправе апостилировать федеральный документ. Спутать эту категорию с документом штата — ещё один частый вариант той же ошибки: предполагается, что подойдёт любой апостиль Флориды, тогда как документ вообще не должен был проходить через ведомство штата. Полное различие между этими двумя типами смотрите в нашем руководстве «Апостиль штата или федеральный апостиль».

Можно ли «исправить» апостиль, поставленный не в том штате?

Как правило, процедуры исправления апостиля, выданного органом, не обладавшим компетенцией в отношении данного документа, не существует. Апостиль удостоверяет, что подпись или печать подлинны согласно записям того, кто его выдал; если у этого органа никогда не было нужного документа в его системе — потому что удостоверяемое действие произошло в другом штате, — апостиль нельзя просто «исправить» или передать компетентному органу. Обычно документ нужно заново пройти через процедуру апостилирования, на этот раз в правильном штате или федеральном органе. Общего способа избежать этого шага не существует; лучше избежать его с самого начала, уточнив правильный орган до заказа апостиля.

Как заранее уточнить правильный орган

Прежде чем решать, где заказывать апостиль, изучите сам документ: ведомство, ЗАГС, государственное учреждение или нотариус, указанные в нём, обычно ясно указывают на компетентную юрисдикцию. Если у вас есть сомнения, является ли документ документом штата или федеральным, или какой штат применим, уточните это до оплаты процедуры; проверить это заранее дешевле, чем повторять весь процесс позже. Если отказ уже произошёл, запросите причину в письменном виде, как рекомендует наше полное руководство «Что делать, если консульство отклонило ваш апостилированный документ», чтобы подтвердить, что причиной действительно был неверный орган, прежде чем заново оформлять документ.

Примеры, которые помогают определить правильный орган

• Свидетельство о рождении, браке или смерти. Подчиняется штату, который его выдал. Если вы родились в Техасе, а сейчас живёте во Флориде, свидетельство апостилируется в Техасе, а не во Флориде.
• Доверенность, подписанная у нотариуса. Подчиняется штату, где произошло нотариальное заверение, а не штату проживания подписавшего или стране, где доверенность будет использоваться.
• Диплом или академическая справка. Обычно подчиняется штату, где учебное заведение уполномочено сертифицировать документ, согласно собственной внутренней процедуре.
• Справка о несудимости ФБР. Это федеральный документ; всегда требует федерального апостиля через Государственный департамент США, независимо от штата проживания заявителя.
• Корпоративный документ, выданный Секретарём штата. Подчиняется штату, где компания зарегистрирована или учреждена, а не штату, где она работает или где живёт её представитель.

Эти примеры иллюстрируют один и тот же общий принцип: правильный вопрос — не «где я живу?», а «какое ведомство подписало, заверило или сертифицировало этот документ?». Когда это неясно, стоит уточнить это, прежде чем заказывать любой апостиль.