Perché hanno rifiutato la mia apostille? 10 problemi da verificare prima di ricominciare

I dieci problemi più comuni

1. Autorità di apostille sbagliata. Un certificato dell'FBI richiede l'apostille federale presso il Department of State degli Stati Uniti, non presso uno stato; un atto statale segue l'autorità dello stato che lo ha emesso, non lo stato in cui la persona risiede oggi. Se ha ottenuto l'apostille nello stato sbagliato, veda la nostra guida specifica: ho ottenuto l'apostille dello stato sbagliato, si può correggere?
2. Documento di base difettoso. Una semplice fotocopia, senza certificazione, non ha lo stesso valore di una copia certificata rilasciata dall'ufficio di registro competente. Verifichi anche che abbia firma leggibile, sigillo e data completi.
3. Problemi di traduzione. Traduttore non riconosciuto dall'autorità ricevente, pagine tradotte in eccesso o in difetto, o mancata traduzione della stessa apostille e dei suoi sigilli quando la destinazione lo richiede.
4. Documento scaduto o troppo vecchio. Alcune autorità richiedono una data di emissione recente del documento di base, non solo che il fatto registrato sia antico. Veda il dettaglio in il mio documento apostillato è troppo vecchio: mi serve una nuova apostille o un nuovo documento?
5. Discrepanza nei nomi. Un nome che non coincide esattamente tra il documento, il passaporto e la domanda, per esempio per cognome da coniugata o una traslitterazione diversa, è una causa di rifiuto frequente. Veda discrepanza nel nome sui documenti apostillati: cosa fare prima.
6. Manca un documento aggiuntivo richiesto. Alcune pratiche richiedono, oltre al documento apostillato, un modulo, una traduzione certificata a parte o un documento di supporto che il richiedente non aveva incluso.
7. Apostille fisicamente danneggiata o staccata. Graffette rimosse, pagine sciolte o l'apostille separata dal documento possono far dubitare l'autorità ricevente dell'integrità del fascicolo, anche se il contenuto è genuino.
8. Sono stati presunti i requisiti del Paese sbagliato. Verificare il checklist di un Paese diverso, o di una pratica simile ma non identica, può portare a preparare un fascicolo che non soddisfa ciò che realmente richiede la destinazione dichiarata.
9. Formato non accettato dall'autorità ricevente. Alcune pratiche richiedono una versione "estesa" del documento, una copia recente o un ordine specifico delle pagine che il fascicolo presentato non seguiva.
10. Apostille corretta, ma il documento di base ha un problema di fondo. L'apostille può essere perfettamente valida e nonostante ciò il documento sottostante non soddisfa il contenuto, il formato o il requisito sostanziale richiesto dall'autorità estera. Questo caso è spiegato in dettaglio in un'apostille può essere corretta ma l'autorità estera rifiuta comunque il documento?

Come usare questa checklist

Inizi sempre dall'avviso di rifiuto per iscritto. Se l'autorità ricevente non ha spiegato il motivo con precisione, richieda un chiarimento prima di procedere; è esattamente il primo passo descritto nella nostra guida completa su cosa fare se un consolato rifiuta il Suo documento apostillato. Con il motivo in mano, ripercorra le dieci categorie di questa checklist una per una e le confronti con il Suo fascicolo, non con una guida generica per un altro Paese o pratica. In molti casi la causa principale corrisponde a uno o due punti concreti, non all'intero processo, quindi riemetta o corregga solo lo stretto necessario. Se preferisce che esaminiamo il fascicolo insieme a Lei prima di decidere cosa riemettere, può scriverci o, se si trova nel sud della Florida, fissare un appuntamento di persona presso il nostro ufficio di Jupiter, Florida; assistiamo anche per posta da qualsiasi stato o Paese.

Quando serve davvero una nuova apostille e quando no

Le serve una nuova apostille quando il problema riguarda l'apostille stessa: è stata emessa da un'autorità senza competenza su quel documento, oppure il documento di base è cambiato (per esempio, una fotocopia è stata sostituita con una copia certificata) e quel nuovo esemplare deve essere apostillato da zero. Non Le serve una nuova apostille quando il problema è esclusivamente nella traduzione, in un documento aggiuntivo mancante o in un requisito di formato dell'autorità ricevente: in questi casi, il documento già apostillato di solito rimane valido e basta correggere il pezzo puntuale che è fallito. Confondere queste due situazioni è la ragione più comune per cui qualcuno paga per ripetere inutilmente l'intera pratica, oppure, al contrario, reinvia lo stesso fascicolo senza correggere la vera causa.