Was ist ein Unternehmensbeschluss, einfach erklärt?

Es handelt sich um ein internes Dokument, mit dem der Vorstand einer Kapitalgesellschaft, die Mitglieder oder Geschäftsführer einer LLC oder eine bevollmächtigte Amtsperson eine formelle Entscheidung festhalten, zum Beispiel die Eröffnung eines Bankkontos, die Benennung von Zeichnungsberechtigten oder die Genehmigung einer konkreten Transaktion.

In welchem Bundesstaat wird der Beschluss apostilliert?

In dem Bundesstaat, in dem er vor einem Notar unterschrieben wurde, nicht notwendigerweise in dem Bundesstaat, in dem das Unternehmen gegründet wurde oder tätig ist.

Was ist ein Incumbency Certificate, und wie unterscheidet es sich von einem Beschluss?

Ein Incumbency Certificate bestätigt, wer eine bestimmte Position im Unternehmen innehat, und enthält häufig ein Unterschriftsmuster. Ein Beschluss hingegen hält eine konkrete Entscheidung fest. Beide werden in der Regel notariell beglaubigt und auf dieselbe Weise apostilliert, im Bundesstaat der Notarisierung.

Kann ich den Beschluss selbst ohne Rechtsanwalt formulieren?

Integramerica formuliert nicht den rechtlichen Inhalt von Unternehmensbeschlüssen. Der konkrete Wortlaut sollte von Ihrem Rechtsanwalt oder von der Bank oder Behörde stammen, die ihn verlangt; wir können den Weg über Notarisierung und Apostille für ein bereits verfasstes Dokument prüfen.

Wie lange dauert die Apostille eines bereits notariell beglaubigten Beschlusses?

Es gibt keine feste, für alle Fälle geltende Frist, da dies von der jeweiligen Arbeitsbelastung der zuständigen Apostille-Stelle des Bundesstaats abhängt. Es empfiehlt sich, das Verfahren mit zeitlichem Spielraum zu beginnen und die aktuellen Bearbeitungszeiten direkt bei dieser Stelle zu bestätigen.

Internationales Bankgeschäft

Wie man einen Unternehmensbeschluss für die Verwendung im Ausland apostilliert

Q: Kann jeder Unternehmensbeschluss apostilliert werden?

Nein. Er ist nur apostillefähig, wenn er vor einem Notar unterschrieben wurde oder eine Amtsperson die Kopie beglaubigt hat. Ein interner Beschluss ohne jede Beglaubigung ist für sich genommen kein apostillefähiges Dokument.

Q: Bestätigt die Apostille, dass der Inhalt des Beschlusses nach staatlichem Recht gültig ist?

Nein. Die Apostille bestätigt, dass Unterschrift, Siegel oder Amtsstellung des Notars oder der Amtsperson, die das Dokument beglaubigt hat, echt sind. Sie bestätigt nicht, dass der Inhalt des Beschlusses dem Gesellschaftsrecht des Bundesstaats oder der Satzung des Unternehmens entspricht; dafür ist verantwortlich, wer das Dokument verfasst hat.

Praxisleitfaden · 7 Minuten Lesezeit · 10. August 2026

Unterschriebene Unternehmensdokumente auf einem Schreibtisch — Illustratives Bild; stellt kein offizielles Dokument dar.

Eine Bank, ein Handelsregister oder eine ausländische Gegenpartei kann neben dem Certificate of Status oder beglaubigten Articles auch einen Unternehmensbeschluss verlangen, der eine bestimmte Handlung genehmigt, etwa die Eröffnung eines Kontos, die Benennung von Zeichnungsberechtigten oder eine Transaktion. Anders als Dokumente, die von einem staatlichen Register ausgestellt werden, ist ein Beschluss ein internes Dokument des Unternehmens, und sein Weg zur Apostille hängt von einem anderen Faktor ab: wo er vor einem Notar unterschrieben wurde.

Kurzüberblick

Ein Unternehmensbeschluss ist nur apostillefähig, wenn er vor einem Notar unterschrieben wurde oder eine Amtsperson die Kopie beglaubigt hat; ein interner Beschluss ohne Beglaubigung ist es nicht. Die Apostille wird in dem Bundesstaat beantragt, in dem die Notarisierung stattfand, unabhängig davon, wo das Unternehmen gegründet wurde. Die Apostille authentifiziert die Unterschrift des Notars, nicht den rechtlichen Inhalt des Beschlusses. Der Wortlaut des Beschlusses sollte von Ihrem Rechtsanwalt oder der anfragenden Stelle stammen, nicht von Integramerica.

Was ist ein Unternehmensbeschluss?

Ein Unternehmensbeschluss ist ein internes Dokument, mit dem der Vorstand einer Kapitalgesellschaft, die Mitglieder oder Geschäftsführer einer LLC oder eine bevollmächtigte Amtsperson eine Entscheidung des Unternehmens formell festhalten. Im Zusammenhang mit internationalen Verfahren genehmigen die häufigsten Beschlüsse die Eröffnung eines Bankkontos, benennen die zeichnungsberechtigten Personen für dieses Konto oder genehmigen eine einmalige Transaktion, etwa den Verkauf eines Vermögenswerts oder die Unterzeichnung eines Vertrags im Ausland. Ein Incumbency Certificate erfüllt eine verwandte Funktion: Es bestätigt, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Position im Unternehmen innehat, und enthält meist ein Unterschriftsmuster.

Warum der Beschluss einen anderen Weg nimmt als das Certificate of Status

Das Certificate of Status und beglaubigte Articles werden vom staatlichen Register ausgestellt und deshalb bei der Apostille-Behörde desselben Bundesstaats apostilliert, der sie ausgestellt hat. Ein Unternehmensbeschluss hingegen wird von keinem Register ausgestellt: Das Unternehmen selbst verfasst und unterschreibt ihn. Damit er apostillefähig ist, muss er in der Regel zunächst vor einem Notar unterschrieben werden, der bestätigt, dass die unterschreibende Person vor ihm erschienen ist und das Dokument unterschrieben hat. Diese Notarisierung, nicht der Gründungsstaat des Unternehmens, bestimmt, wo die Apostille beantragt wird.

Schritt für Schritt: vom verfassten Beschluss zur Apostille

1. Verfassen. Der rechtliche Inhalt des Beschlusses sollte von Ihrem Rechtsanwalt, Ihrem Steuerberater oder der Bank bzw. Behörde stammen, die ihn verlangt. Integramerica formuliert nicht den rechtlichen Wortlaut eines Unternehmensbeschlusses.

2. Unterschrift vor einem Notar. Die bevollmächtigte Amtsperson, der Geschäftsführer oder das Mitglied unterschreibt den Beschluss vor einem Notar, der in dem Bundesstaat zugelassen ist, in dem sich die Person zu diesem Zeitpunkt befindet. Dieser Schritt macht das Dokument apostillefähig.

3. Prüfung der Notarzulassung. Die Apostille-Behörde des Bundesstaats bestätigt vor Ausstellung der Apostille, dass der Notar, der die Unterschrift beglaubigt hat, in diesem Bundesstaat zugelassen und aktiv ist.

4. Apostille. Sie wird bei der Apostille-Behörde des Bundesstaats beantragt, in dem die Notarisierung stattfand, was nicht zwingend mit dem Gründungsstaat des Unternehmens übereinstimmt.

5. Übersetzung, falls erforderlich. Verlangt die empfangende Stelle den Beschluss in einer anderen Sprache, erfolgt die beglaubigte Übersetzung in der Regel nach der Apostille, nicht davor, sofern die empfangende Stelle nichts anderes vorgibt.

Der Bundesstaat der Notarisierung, nicht der Gründungsstaat des Unternehmens

Das ist der Punkt, der am häufigsten missverstanden wird: Viele nehmen an, dass der Beschluss dort apostilliert werden muss, wo auch das Certificate of Status ihres Unternehmens apostilliert wird, weil dieses im Gründungsstaat des Unternehmens ausgestellt wird. Das stimmt nicht. Unterschreibt der Geschäftsführer einer in Delaware gegründeten LLC den Beschluss vor einem Notar in Florida, wird dieser Beschluss bei der Behörde von Florida apostilliert, nicht bei der von Delaware, selbst wenn das Certificate of Status desselben Unternehmens in Delaware apostilliert wird. Es kommt häufig vor, dass zwei Dokumente derselben Akte in zwei unterschiedlichen Bundesstaaten apostilliert werden, und das ist kein Fehler: Es spiegelt lediglich wider, woher jedes Dokument tatsächlich stammt.

Was die Apostille beweist und was nicht

Die Apostille bestätigt, dass Unterschrift, Siegel oder Amtsstellung des Notars, der das Dokument beglaubigt hat, echt sind. Sie bestätigt nicht, dass der Inhalt des Beschlusses dem Gesellschaftsrecht des Bundesstaats oder der internen Satzung des Unternehmens entspricht, oder dass die darin festgehaltene Entscheidung nach diesen Regeln gültig ist; diese Gültigkeit hängt davon ab, wie der Beschluss verfasst und genehmigt wurde – eine Aufgabe Ihres Rechtsanwalts, nicht der Apostille-Behörde oder von Integramerica.

Ein praktisches Beispiel

Angenommen, eine in Florida gegründete Kapitalgesellschaft benötigt einen Beschluss, der ihren Präsidenten ermächtigt, einen Vertriebsvertrag in Kolumbien zu unterschreiben. Der Präsident lebt und unterschreibt Dokumente üblicherweise in Georgia. Der Beschluss wird mit Unterstützung des Unternehmensanwalts verfasst, vor einem in Georgia zugelassenen Notar unterschrieben und bei der Apostille-Behörde von Georgia apostilliert, nicht von Florida, weil Georgia der Ort der Notarisierung ist. Muss dasselbe Unternehmen für dieselbe Transaktion auch sein Certificate of Status aus Florida apostillieren lassen, folgt dieses Dokument einem völlig separaten Verfahren bei der Division of Corporations von Florida.

Häufige Fehler

Versuch, einen Beschluss zu apostillieren, der nie notariell beglaubigt wurde.

Den Beschluss im Gründungsstaat des Unternehmens statt im Bundesstaat der Notarisierung der Unterschrift zur Apostille einreichen.

Annehmen, die Apostille bestätige den rechtlichen Inhalt des Beschlusses.

Einen Beschluss mit einem Certificate of Status verwechseln; sind Sie unsicher, welches die Bank tatsächlich verlangt, lesen Sie Certificate of Status vs. beglaubigte Articles: Was verlangt eine ausländische Bank?.

Wenn der Beschluss Teil einer umfangreicheren Akte ist

Ein Unternehmensbeschluss ist selten das einzige Dokument, das eine ausländische Bank verlangt. Meist wird er zusammen mit dem Certificate of Status oder Good Standing verlangt und in manchen Fällen mit zusätzlichen Unterlagen darüber, wer das Unternehmen kontrolliert oder besitzt. Einen Gesamtüberblick über die Akte finden Sie in unserem Leitfaden zum apostillierten Certificate of Good Standing für ausländische Banken, oder in der Apostille-Checkliste für eine Florida-LLC, die ein Bankkonto im Ausland eröffnet, wenn Sie die gesamte Akte für eine Kontoeröffnung zusammenstellen.