Posso apostilar uma fotocópia da minha sentença de divórcio da Flórida?

Por que a apostila exige um documento original certificado

A apostila não autentica o conteúdo de um documento, autentica a origem: certifica que a assinatura e o selo de um funcionário específico são genuínos e estão registados junto do estado. Uma fotocópia não traz uma assinatura nem um selo originais, apenas uma reprodução deles, pelo que não há nada que o Florida Department of State possa verificar diretamente contra os seus registos. Por isso o estado exige um documento com assinatura e selo originais, ou seja, uma cópia certificada.

O que o estado aceita: cópias certificadas

Uma cópia certificada é diferente de uma fotocópia porque é emitida diretamente pela repartição correspondente, com a sua própria assinatura e selo sobre esse exemplar específico, não uma reprodução de uma assinatura anterior. Para o divórcio, isto significa: o Dissolution of Marriage Certificate emitido pelo Bureau of Vital Statistics, ou o Final Judgment of Dissolution of Marriage emitido como cópia certificada pelo clerk of court do condado onde o processo foi tratado. Qualquer um dos dois é apostilável, desde que seja a emissão original certificada.

Diferença entre uma fotocópia, uma cópia certificada e um PDF descarregado

Estes três formatos costumam confundir-se porque à primeira vista podem parecer o mesmo documento. Uma fotocópia é uma reprodução feita por qualquer pessoa a partir de uma cópia existente, não traz uma certificação nova. Um PDF descarregado ou impresso de um portal online, se não foi solicitado formalmente como cópia certificada junto da repartição emissora, também não conta como tal, ainda que contenha a mesma informação. Uma cópia certificada, pelo contrário, é um documento novo, emitido especificamente para esse processo, com assinatura e selo originais do funcionário correspondente.

O que fazer se só tiver uma fotocópia

Se a única coisa que tem é uma fotocópia antiga da sentença ou da certidão, o passo seguinte não é tentar apostilá-la, mas sim solicitar uma cópia certificada nova. Pode usar a fotocópia como referência para confirmar o condado, a data aproximada e os nomes exatos que constam do processo, informação que facilita o pedido, mas a cópia certificada deve ser pedida diretamente junto do Bureau of Vital Statistics ou do clerk of court correspondente. O nosso guia sobre como apostilar uma sentença de divórcio da Flórida cobre esse processo completo.

Erros frequentes

Estes são os erros mais comuns relacionados com fotocópias e cópias não certificadas neste tipo de processo.

• Enviar uma fotocópia presumindo que a apostila "certifica" o documento; a apostila não transforma uma fotocópia num original.
• Confundir um PDF descarregado de um portal online com uma cópia certificada oficial.
• Notarizar uma fotocópia pensando que isso a torna apostilável; uma fotocópia notarizada continua a não ser a cópia certificada original que o estado exige para este tipo de documento.
• Esperar até ao último momento para descobrir que o documento em mãos não é apostilável.

Como distinguir uma cópia certificada de uma simples fotocópia

Antes de enviar qualquer documento para apostila, convém revê-lo com cuidado para confirmar que é realmente uma cópia certificada e não uma reprodução.

• Procure um selo ou carimbo oficial da repartição emissora sobre o próprio documento, não apenas uma marca de água ou um selo impresso.
• Verifique se traz uma assinatura, geralmente a tinta ou com uma certificação digital verificável, do funcionário correspondente sobre essa cópia específica.
• Confirme que o documento inclui uma legenda ou declaração de certificação, indicando que se trata de uma cópia fiel do processo oficial.
• Se tiver dúvidas sobre se o seu documento cumpre estes pontos, o mais seguro é solicitar uma cópia certificada nova diretamente junto da repartição correspondente antes de a enviar para apostila.