Apostille statale o federale: come capire quale serve

L'autorità competente non si sceglie in base al Paese di destinazione né al luogo in cui si vive. Si determina in base all'origine della firma o del sigillo pubblico che compare sul documento, ed è proprio questa distinzione a separare un'apostille statale da un'apostille federale.

La regola che risolve la maggior parte dei casi

Si chieda chi ha emesso o certificato il documento, non chi ne ha bisogno né dove vive quella persona. Negli Stati Uniti, ciascuno dei 50 Stati, il Distretto di Columbia e i territori ha una propria autorità competente per l'apostille, quasi sempre il Segretario di Stato o un ufficio equivalente, e tale autorità apostilla esclusivamente documenti emessi, registrati o autenticati nella propria giurisdizione. Il governo federale, tramite l'Office of Authentications del U.S. Department of State, apostilla esclusivamente documenti provenienti da un'agenzia federale, un tribunale federale o un funzionario federale nell'esercizio delle proprie funzioni.

In altre parole: la domanda non è «in quale Stato vivo?» né «in quale Paese lo invierò?». La domanda è «da dove viene la firma o il sigillo che deve essere autenticato?». Un certificato di nascita, un certificato di matrimonio, una sentenza di un tribunale statale o un atto notarile seguono quasi sempre la procedura statale. Un documento firmato da un funzionario federale (come un certificato penale dell'FBI) segue la procedura federale, indipendentemente dallo Stato in cui si trova chi lo richiede.

Esempio: vivere in Florida non trasforma in un documento della Florida un certificato di nascita emesso a New York. Quel certificato deve essere apostillato dall'autorità di New York, perché è stato New York a registrare la nascita ed è solo New York a poter certificare la firma del funzionario che lo ha rilasciato.

Documenti che di norma seguono la procedura statale

La procedura statale si applica quando la firma o il registro da autenticare appartiene a uno Stato o a un suo funzionario, compresi i notai abilitati da quello Stato. Tra i documenti che di solito seguono questa procedura figurano:

• Certificati di nascita, matrimonio, divorzio e morte rilasciati dall'ufficio di stato civile (vital records) di uno Stato.
• Documenti autenticati da un notaio: procure, dichiarazioni giurate (affidavit), autorizzazioni di viaggio per minori e lettere di consenso.
• Sentenze, ordinanze e copie certificate rilasciate da tribunali statali o di contea.
• Diplomi, titoli di studio e certificati con i voti, quando la firma da autenticare è quella di un funzionario statale o di un notaio, e non di un'agenzia federale.
• Documenti societari presentati a uno Stato: atti costitutivi, certificati di regolarità (certificates of good standing) e copie certificate del registro delle imprese statale.

I dettagli esatti cambiano da uno Stato all'altro: alcuni richiedono che la copia autenticata contenga una formula specifica; altri richiedono il sigillo a rilievo della contea prima che il Segretario di Stato emetta l'apostille. Prima di far autenticare una copia o una firma conviene verificare quale formato accetta l'ufficio statale che dovrà poi rilasciare l'apostille: ripetere un'autenticazione fatta male costa tempo e, in alcuni casi, obbliga a richiedere un documento nuovo.

Documenti che di norma seguono la procedura federale

La procedura federale si applica quando la firma da autenticare appartiene a un'agenzia, un tribunale o un funzionario del governo federale degli Stati Uniti. I casi più comuni sono:

• Certificati penali dell'FBI (FBI Identity History Summary), quando recano la firma federale riconosciuta ai fini dell'autenticazione.
• Documenti rilasciati da agenzie federali, ad esempio alcuni documenti dell'IRS o di altri enti federali, quando la firma che vi compare è quella di un funzionario federale.
• Documenti rilasciati da tribunali federali.
• Documenti firmati da funzionari federali nell'esercizio delle proprie funzioni.

Il Department of State avverte di non far autenticare da un notaio un documento federale originale nel tentativo di velocizzare la pratica: autenticare una firma federale non la trasforma in una firma statale e può rendere il documento inutilizzabile per la procedura corretta, obbligando a richiederne un altro. Se un documento federale necessita di una certificazione aggiuntiva prima dell'apostille, tale certificazione va richiesta alla stessa agenzia federale che lo ha emesso, non a un notaio privato.

Come risalire all'origine di una firma quando non è evidente

La maggior parte dei documenti è chiara, ma alcuni casi generano dubbi. Per risolverli conviene rispondere a tre domande, in ordine:

1. Chi ha firmato o sigillato il documento in origine? Non chi glielo ha consegnato, ma quale autorità (un ufficio di stato civile statale, un tribunale, un notaio, un'agenzia federale) lo ha effettivamente prodotto.
2. In quale veste ha firmato quella persona? Un giudice statale firma come funzionario dello Stato; un agente dell'FBI firma come funzionario federale. È la qualifica di chi firma, non l'argomento del documento, a determinare la procedura.
3. L'autorità a cui intende presentarlo può effettivamente verificare quella firma? Un Segretario di Stato può confermare solo le firme di funzionari e notai abilitati nel proprio Stato. Il Department of State federale può confermare solo firme di agenzie e tribunali federali.

Se dopo queste tre domande resta un dubbio, ad esempio con alcuni documenti militari, consolari o di agenzie con presenza sia statale sia federale, la scelta più sicura è rivolgersi direttamente all'ufficio emittente prima di far autenticare o inviare qualsiasi documento per l'apostille.

La destinazione non coincide con l'autorità competente per l'apostille

Spagna, Francia o Messico possono essere il Paese di destinazione, ma nessuno di questi decide se l'apostille statunitense debba essere statale o federale: tale decisione dipende esclusivamente da chi ha emesso il documento all'interno degli Stati Uniti. Si identifica prima l'origine della firma; solo dopo si verifica se il Paese destinatario accetta l'apostille ai sensi della Convenzione dell'Aia oppure se, non essendo parte della Convenzione, richiede invece la legalizzazione consolare.

Questo errore è frequente perché molte persone iniziano la ricerca chiedendosi «cosa richiede la Spagna per questa pratica?» invece di «chi ha emesso questo documento negli Stati Uniti?». Entrambe le domande sono necessarie, ma in un ordine preciso: l'origine del documento determina quale autorità statunitense lo apostilla; il Paese di destinazione determina se quell'apostille è sufficiente da sola oppure se serve anche legalizzazione, traduzione o un altro requisito aggiuntivo.

Casi che generano confusione

Alcuni scenari frequenti meritano un'attenzione particolare:

• Un notaio che certifica un documento relativo a una questione federale. Se un notaio statale certifica una firma su una procura che menziona, ad esempio, una pratica di immigrazione federale, la firma da autenticare resta comunque quella del notaio statale: l'argomento del documento non cambia la procedura.
• Documenti di persone che hanno vissuto in più Stati. Se il fascicolo include un certificato di nascita di uno Stato e una sentenza di divorzio di un altro, ciascun documento va apostillato dallo Stato che lo ha emesso, non dallo Stato di residenza attuale.
• Copie certificate rispetto a copie autenticate da un notaio. Una copia certificata dall'ufficio di stato civile di uno Stato segue la procedura di quell'ufficio; una semplice copia autenticata da un notaio non è sempre accettata come sostituto della copia certificata ufficiale.
• Documenti societari con firme miste. Un'azienda costituita in uno Stato, ma con documenti aggiuntivi autenticati in un altro, può necessitare di più di un'apostille all'interno dello stesso fascicolo.

Cosa succede se il documento viene inviato all'autorità sbagliata

Inviare un documento all'ufficio sbagliato termina quasi sempre con un rifiuto o una restituzione, non con un'apostille non valida: l'autorità statale semplicemente non può verificare una firma federale nel proprio archivio, e viceversa. L'esito abituale è che il documento torni indietro senza apostille, con la perdita del tempo di invio e, in alcuni casi, di una tariffa di elaborazione. Quando il documento aveva una scadenza ravvicinata, questo tempo perso può costringere a richiedere un documento nuovo o a rinviare una pratica nel Paese di destinazione. Per questo conviene confermare la procedura corretta prima di inviare l'originale, soprattutto se il fascicolo combina documenti statali e federali.

Checklist prima dell'invio

1. Ottenga per iscritto il requisito richiesto dall'autorità destinataria nel Paese di destinazione.
2. Identifichi il documento esatto, non solo la pratica a cui appartiene.
3. Verifichi chi firma il documento, la sua qualifica, e se dipende da uno Stato o da un'agenzia federale.
4. Confermi se l'autorità destinataria richiede l'originale o accetta una copia certificata.
5. Verifichi se è necessaria una traduzione certificata e se il documento ha un limite di validità.
6. Se il fascicolo include documenti di più di uno Stato o di origine mista (statale e federale), li separi e li tratti come pratiche indipendenti.

Fonti ufficiali

• U.S. Department of State: Preparing a document for an apostille
• U.S. Department of State: Criminal records checks
• HCCH: Paesi e autorità della Convenzione sull'apostille