Kann ich eine Fotokopie meines Scheidungsurteils aus Florida apostillieren lassen?

Warum die Apostille ein beglaubigtes Originaldokument verlangt

Die Apostille authentifiziert nicht den Inhalt eines Dokuments, sondern dessen Herkunft: Sie bestätigt, dass Unterschrift und Siegel einer bestimmten Amtsperson echt und beim Bundesstaat hinterlegt sind. Eine Fotokopie trägt weder eine Originalunterschrift noch ein Originalsiegel, sondern nur deren Reproduktion, sodass das Florida Department of State nichts direkt mit seinen eigenen Unterlagen abgleichen kann. Deshalb verlangt der Bundesstaat ein Dokument mit Originalunterschrift und -siegel, also eine beglaubigte Kopie.

Was der Bundesstaat akzeptiert: beglaubigte Kopien

Eine beglaubigte Kopie unterscheidet sich von einer Fotokopie dadurch, dass sie direkt von der zuständigen Stelle ausgestellt wird, mit deren eigener Unterschrift und Siegel auf genau diesem Exemplar, nicht als Reproduktion einer früheren Unterschrift. Für eine Scheidung bedeutet dies: das Dissolution of Marriage Certificate, ausgestellt vom Bureau of Vital Statistics, oder das Final Judgment of Dissolution of Marriage als beglaubigte Kopie des Clerk of Court des Bezirks, in dem der Fall verhandelt wurde. Beide sind apostillefähig, solange es sich um die beglaubigte Originalausstellung handelt.

Unterschied zwischen Fotokopie, beglaubigter Kopie und heruntergeladenem PDF

Diese drei Formate werden häufig verwechselt, weil sie auf den ersten Blick wie dasselbe Dokument aussehen können. Eine Fotokopie ist eine Reproduktion, die jede beliebige Person von einer vorhandenen Kopie anfertigen kann; sie trägt keine neue Beglaubigung. Ein aus einem Online-Portal heruntergeladenes oder ausgedrucktes PDF zählt ebenfalls nicht als beglaubigte Kopie, sofern es nicht formell als solche bei der ausstellenden Stelle beantragt wurde, selbst wenn es dieselben Angaben enthält. Eine beglaubigte Kopie hingegen ist ein neues Dokument, das eigens für diesen Antrag ausgestellt wird, mit Originalunterschrift und -siegel der zuständigen Amtsperson.

Was zu tun ist, wenn nur eine Fotokopie vorliegt

Liegt nur eine alte Fotokopie des Urteils oder Zertifikats vor, besteht der nächste Schritt nicht darin, diese apostillieren zu lassen, sondern eine neue beglaubigte Kopie zu beantragen. Die Fotokopie kann als Referenz dienen, um Bezirk, ungefähres Datum und die im Fall genannten genauen Namen zu bestätigen – Angaben, die den Antrag erleichtern –, doch die beglaubigte Kopie selbst muss direkt beim Bureau of Vital Statistics oder beim zuständigen Clerk of Court beantragt werden. Unser Leitfaden zur Apostille eines Scheidungsurteils aus Florida behandelt diesen vollständigen Ablauf.

Häufige Fehler

Dies sind die häufigsten Fehler im Zusammenhang mit Fotokopien und nicht beglaubigten Kopien bei diesem Verfahren.

• Eine Fotokopie einsenden in der Annahme, die Apostille „beglaubige" das Dokument; eine Apostille macht aus einer Fotokopie kein Original.
• Ein aus einem Online-Portal heruntergeladenes PDF mit einer offiziellen beglaubigten Kopie verwechseln.
• Eine Fotokopie notariell beglaubigen lassen in der Annahme, dies mache sie apostillefähig; eine notariell beglaubigte Fotokopie ist weiterhin nicht die vom Bundesstaat für diese Art von Dokument verlangte beglaubigte Originalkopie.
• Bis zum letzten Moment warten und dann feststellen, dass das vorhandene Dokument nicht apostillefähig ist.

Wie Sie eine beglaubigte Kopie von einer einfachen Fotokopie unterscheiden

Bevor Sie ein Dokument zur Apostille einreichen, lohnt es sich, sorgfältig zu prüfen, ob es sich tatsächlich um eine beglaubigte Kopie und nicht um eine Reproduktion handelt.

• Achten Sie auf ein offizielles Siegel oder einen Stempel der ausstellenden Stelle direkt auf dem Dokument selbst, nicht nur auf ein Wasserzeichen oder eine gedruckte Grafik.
• Prüfen Sie, ob eine Unterschrift vorliegt, meist in Tinte oder als überprüfbare digitale Beglaubigung, der zuständigen Amtsperson auf genau diesem Exemplar.
• Bestätigen Sie, dass das Dokument einen Beglaubigungsvermerk enthält, der besagt, dass es sich um eine wahrheitsgetreue Kopie der amtlichen Akte handelt.
• Sind Sie unsicher, ob Ihr Dokument diese Punkte erfüllt, ist es am sichersten, vor der Einreichung zur Apostille eine neue beglaubigte Kopie direkt bei der zuständigen Stelle zu beantragen.